¿La empresa puede llevar a cabo unilateralmente la compensación de cantidades indebidamente abonadas?

Como analizamos en nuestro tema sobre el finiquito, este documento pone fin a la relación laboral existente entre el trabajador y el empresario y con su firma el trabajador declara que la empresa no le adeuda cantidad alguna. No obstante, en esta entrada de la revista Iberley trataremos una cuestión objeto de múltiples dudas: ¿qué sucede cuando surgen los denominados finiquitos negativos? ¿pueden descontarse las cantidades abonadas por error al trabajador?

En supuestos como finiquitos en los que el trabajador había disfrutado vacaciones no generadas, abandono de la empresa con anticipos salariales pendientes de devolución, o errores por parte de la empresa en el abono de alguna partida salarial o de las deducciones en el IRPF, con carácter general, ante la ausencia de una regulación concreta por parte de la normativa laboral, debe recurrirse a los arts. 1.156, 1.195 y siguientes y 1.202 del Código Civil, de forma que, como veremos, cuando no medie aceptación por el trabajador, no cabrá invocar simplemente la existencia de un error para resarcirse por vía de compensación de lo pretendidamente adeudado por el trabajador.

Analizamos la normativa reguladora y supuestos de interés.

Normativa

Ante la ausencia de una regulación concreta por parte de la normativa laboral, debemos partir de la compensación de deudas  establecida en el Código Civil. El artículo 1195 del Código Civil establece: 

«Tendrá lugar la compensación cuando dos personas, por derecho propio, sean recíprocamente acreedoras y deudoras la una de la otra».

El art. 1196 del Código Civil, en cuanto a los requisitos para la compensación, dispone: «Para que proceda la compensación, es preciso: 

«Para que proceda la compensación, es preciso:

1.º Que cada uno de los obligados lo esté principalmente, y sea a la vez acreedor principal del otro.

2.º Que ambas deudas consistan en una cantidad de dinero, o, siendo fungibles las cosas debidas, sean de la misma especie y también de la misma calidad, si ésta se hubiese designado.

3.º Que las dos deudas estén vencidas.

4.º Que sean líquidas y exigibles.

5.º Que sobre ninguna de ellas haya retención o contienda promovida por terceras personas y notificada oportunamente al deudor».

El art. 85.3 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social, dispone : 

«3. Únicamente podrá formular reconvención cuando la hubiese anunciado en la conciliación previa al proceso o en la contestación a la reclamación previa en materia de prestaciones de Seguridad Social o resolución que agote la vía administrativa, y hubiese expresado en esencia los hechos en que se funda y la petición en que se concreta. No se admitirá la reconvención, si el órgano judicial no es competente, si la acción que se ejercita ha de ventilarse en modalidad procesal distinta y la acción no fuera acumulable, y cuando no exista conexión entre sus pretensiones y las que sean objeto de la demanda principal.

No será necesaria reconvención para alegar compensación de deudas, siempre que sean vencidas y exigibles y no se formule pretensión de condena reconvencional, y en general cuando el demandado esgrima una pretensión que tienda exclusivamente a ser absuelto de la pretensión o pretensiones objeto de la demanda principal, siendo suficiente que se alegue en la contestación a la demanda. Si la obligación precisa de determinación judicial por no ser líquida con antelación al juicio, será necesario expresar concretamente los hechos que fundamenten la excepción y la forma de liquidación de la deuda, así como haber anunciado la misma en la conciliación o mediación previas, o en la reclamación en materia de prestaciones de Seguridad Social o resolución que agoten la vía administrativa. Formulada la reconvención, se dará traslado a las demás partes para su contestación en los términos establecidos para la demanda. El mismo trámite de traslado se acordará para dar respuesta a las excepciones procesales, caso de ser alegadas».

Jurisprudencia y algunos casos tratados por los tribunales

1. Para la compensación es necesario que concurran los requisitos que establece el art. 1196 CC

STS, rec. 6814/2022, de 10 de marzo de 2023

«Por tanto, si para que se produzca la compensación de créditos en el seno de una relación laboral es necesario que concurran los requisitos que establece el art. 1196 CC , que son idénticos a los que exige la compensación procesal del art. 85.3 LRJS , por lo que no es suficiente para considerar que el trabajador tiene una deuda con el empresario, que el empleador proceda a su descuento en la nómina, sino que la cantidad a compensar sea una deuda vencida, líquida y exigible (...)».

2. Deducción en el finiquito de las vacaciones disfrutadas pero no generadas

STSJ de Canarias, rec. 297/2021, de 20 de julio de 2021, ECLI:ES:TSJICAN:2021:1853

El art. 38 del Estatuto de los Trabajadores establece un mínimo de 30 días naturales de vacaciones anuales, pero no fija un máximo, permitiendo que este periodo pueda ser mejorado por convenio colectivo o contrato individual. Por tanto, no existe base legal para disminuir o compensar el tiempo de vacaciones disfrutadas por concesión de la empresa antes de finalizar el año, cuando el contrato se extingue antes de dicho término anual.

Los días de vacaciones disfrutados en exceso por un trabajador no pueden ser reclamados en el finiquito si su concesión fue voluntaria por parte del empresario. Esta decisión implica que el empresario no puede recortar el sueldo del trabajador por los días de vacaciones ya disfrutados cuando estos días adicionales fueron concedidos voluntariamente, además de los legalmente garantizados.

STSJ Aragón, rec. 860/2007, de 31 de octubre de 2007, ECLI:ES:TSJAR:2007:1080 

«(...) conforme al tenor literal del art. 38 del ET , la duración del período de vacaciones anuales retribuidas, en ningún caso será inferior a treinta días naturales, de modo que el periodo de vacaciones anuales tiene límite mínimo, pero no máximo; por lo que no hay base legal alguna para disminuir o compensar el tiempo de vacaciones disfrutadas, por concesión de la empresa, antes de finalizar la anualidad a que corresponden, cuando el contrato se extingue antes de dicho término anual, pues esta posibilidad de extinción existe siempre que se conceden vacaciones antes de finalizar la anualidad, como ocurre frecuentemente cuando se ha tomado vacaciones anuales en verano y el contrato finaliza antes de terminar dicho año. En estos casos, el exceso del periodo disfrutado de vacaciones, en relación con la parte de la anualidad transcurrida hasta el cese contractual, no es un crédito del empresario frente al trabajador, compensable en la liquidación final, ya que el periodo vacacional anual no tiene límite máximo legal, y su disfrute anticipado es una disposición o concesión voluntaria del empresario, sea por acto individual, o por pacto incluido en Convenio colectivo».

STSJ de Madrid, rec. 720/2016, de 13 de julio de 2017, ECLI:ES:TSJM:2017:8725

Se debate si es aplicable el convenio colectivo de oficinas y despachos de la CAM o el del sector de contact center y si la empresa puede descontar del finiquito los días de vacaciones disfrutados en exceso.

Conforme al tenor literal del art. 38 del ET, la duración del período de vacaciones anuales retribuidas, en ningún caso será inferior a treinta días naturales, de modo que el periodo de vacaciones anuales tiene límite mínimo, pero no máximo, por lo que no hay base legal alguna para disminuir o compensar el tiempo de vacaciones disfrutadas, por concesión de la empresa, antes de finalizar la anualidad a que corresponden, cuando el contrato se extingue antes de dicho término anual. En estos casos el exceso del periodo disfrutado de vacaciones, no es un crédito del empresario frente al trabajador, compensable en la liquidación final, ya que el periodo vacacional anual no tiene límite máximo legal, y su disfrute anticipado es una disposición o concesión voluntaria del empresario, sea por acto individual, o por pacto incluido en Convenio colectivo. De conformidad con estos criterios y sin que por otro lado exista previsión normativa especifica que prevea la compensación en estos supuestos el motivo debe estimarse , y en consecuencia procede la estimación de la reclamación de cantidad debiéndose proceder al abono de la suma de 687,18 euros con los intereses del artículo 29.3 del Estatuto de los Trabajadores.

3. Descuento de la liquidación del trabajador por incumplimiento del pacto de permanencia

STS, rec. 3108/2018, de 19 de enero 2021, ECLI:ES:TS:2021:178

La empresa demandada descontó de la liquidación del trabajador, por incumplimiento del pacto de permanencia, la indemnización consistente en el 100% del coste del curso de formación abonado por la empresa, formulando el trabajador demanda en el que cuestionaba la validez del citado pacto, y, tras exponer un resumen de la doctrina, concluye que no puede operar la compensación de deudas porque de trata de una cantidad clara y fundadamente controvertida, por lo que no concurren los requisitos exigidos. En dicha sentencia se expone:

«CUARTO.- 1. La sentencia del TS de 14 de diciembre de 1.996, recurso 786/1996 , admitió las detracciones en nómina efectuadas por una empresa a sus trabajadores, siempre y cuando se trate de deudas en las que concurran los requisitos establecidos en el artículo 1.196 del Código Civil: "no puede operar la compensación si no consta claramente que el trabajador sea deudor y que su deuda esté vencida, sea líquida y exigible».

4. Supresión de la paga extraordinaria de diciembre en empresa del sector público. Efectuado su abono, se produce el ulterior descuento en las mensualidades siguientes

STS, rec. 107/2013, de 12 de noviembre de 2014, ECLI:ES:TS:2014:5421

El art. 21.4 del ET limita su duración a dos años y establece el derecho del empleador a percibir una indemnización de daños y perjuicios. El pacto de permanencia enjuiciado tenía una duración de cuatro años desde el inicio del máster y de más de tres años desde su finalización. Y concretaba la cantidad que el trabajador debía abonar al empleador en un porcentaje en función del año en que abandonara la empresa. Se trata de una deuda clara y fundadamente controvertida, que no se limita a un mero error evidente de la empresa, lo que obliga a concluir que no concurren los requisitos exigidos por el art. 1196 del Código Civil para que opere la compensación legal de deudos.

STS, rec. 610/2011, de 25 enero 2012, ECLI:ES:TS:2012:740, STS, rec. 1997/2004, de 21 octubre 2005 y STS, rec. 49/2009, de 14 diciembre 2009

Parece adecuada la conducta empresarial de poner en conocimiento de los trabajadores la existencia del error y, en consecuencia, evidenciar su voluntad de exigir el cumplimiento de la obligación de reintegro, como hizo por escrito. A partir de ese momento los trabajadores conocían su posición de deudores y podían cumplir la obligación. El que la empresa anunciara el momento en que la haría exigible (una cuarta parte de la cuantía de la misma en cada una de las mensualidades subsiguientes) no puede entenderse sino como un aplazamiento favorable a los deudores al diferir el momento de la satisfacción a vencimientos parciales. Nada se indica sobre la existencia de solicitudes de un aplazamiento más amplio y dilatado en el tiempo ni de algún intento de negociar de otro modo la devolución por considerar excesivamente oneroso el sistema de devolución.

Por consiguiente, siendo la deuda líquida y exigible parece indudable la posibilidad de la compensación a efectuar el momento en que la empresa deviene, a su vez, deudora de una obligación dineraria con el pago del salario mensual, cuando el descuento, como en este caso, no se presenta como excesivo y no permite intuir que su porcentaje genere una carga insoportable ni que la empresa se haya negado a solventar de modo más flexible la devolución.

5. Descuentos en nómina para corregir un error en la retención del IRPF

STS, rec. 104/2009, de 22 de junio de 2010, recurso 

Sostiene que, aunque el trabajador no haya satisfecho las cargas fiscales que le corresponden, «esto por sí solo, no autorizaría a aquélla [la empresa] a verificar deducción alguna en las nóminas de los trabajadores, mientras éstos no hubieran prestado su anuencia o una resolución judicial firme autorizara a la empresa a hacerlo».

Resolución Vinculante de Dirección General de Tributos, V3031-11, de 23 de diciembre de 2011

La Dirección General de Tributos en Consulta Vinculante (V3031-11) establece:

«(...) por lo que respecta a la posible repercusión a los trabajadores de los importes correspondientes a las retenciones no practicadas en su momento procede indicar que, conforme a lo dispuesto en el citado artículo 99, el incumplimiento de las obligaciones establecidas a los retenedores y obligados a ingresar a cuenta no permite en el ámbito estrictamente tributario (dada la inexistencia de norma legal o reglamentaria establecida al efecto) efectuar deducción alguna de los ingresos de los trabajadores ni reclamar cantidades a los mismos que se deban a retenciones no practicadas en su momento, circunstancia que evidentemente no excluye otras posibles vías de resarcimiento del retenedor respecto al "retenido"».

El art. 101 de la LIRPF, no permite en el ámbito estrictamente tributario efectuar deducción alguna de los ingresos de los trabajadores ni reclamar cantidades a los mismos que se deban a retenciones no practicadas en su momento. Para poder hacerlo tendrá que contar con el consentimiento de los trabajadores o bien tener una sentencia que lo autorice.

STS, rec. 610/2011, de 25 de enero de 2012, ECLI:ES:TS:2005:380

Explica que la compensación no opera cuando «(...) no concurre la necesaria incontrovertibilidad de la deuda - con lo cual ha de calificarse de improcedente la detracción directa y unilateral operada por la empresa. Quedan a salvo las acciones que a la empleadora puedan asistir ante los órganos de la jurisdicción social, en reclamación de la cantidad correspondiente a la indemnización que se alega percibida indebidamente por error».

6. Descuento por la empresa del coste de los cursos de formación (master) efectuados

STSJ de Cataluña de n.º 5343/2023, de 27 de septiembre del 2023, ECLI:ES:TSJCAT:2023:9170

Tratándose el importe descontado por la empresa como coste de los cursos de formación efectuados, de un concepto clara y fundadamente controvertido, tanto en su devengo como en su cuantía, no puede operar la compensación de deudas.

7. Reclamación de la deducción de un plus de jefe de equipo de un vigilante de seguridad que inicialmente realizó funciones que le hacían acreedor del mismo pero luego dejó de hacerlas y se le suprimió

STS, rec. 3108/2018, de 21 de octubre de 2005, ECLI:ES:TS:2021:178

Argumenta que hay «(...) que analizar el caso concreto para poder determinar si existe una verdadera controversia sobre la existencia de la deuda y sobre su exigibilidad, de forma que si no consta la aceptación del deudor o concurren esos factores, no cabrá invocar simplemente la existencia de un error para resarcirse por vía de compensación de lo pretendidamente adeudado por el trabajador».

En el caso analizado nos encontramos con una compensación operada por la empresa sobre el plus o complemento de jefe de equipo, «(...) sobre el que existe una clara controversia, desde el momento en que la demandante pretende la existencia de una condición más beneficiosa que, de acogerse, determinaría su sostenimiento. No existe entonces por parte de la empresa un mero error aritmético o de hecho, sino que su apreciación comporta el ejercicio de un elemento valorativo de calificación jurídica, incompatible, como se ha visto con la compensación operada por la empresa».

STS, rec.  1997/2004, de 21 de octubre de 2005, ECLI:ES:TS:2005:6411 

Sobre la existencia de derecho adquirido al cobro del plus de jefe de equipo de un vigilante de seguridad que inicialmente realizó funciones que le hacían acreedor del mismo pero luego dejó de hacerlas y se le suprimió. Según el TS, para que la empresa pueda detraer de las nóminas lo que pagó erróneamente por ese concepto, debería haber sido una deuda no controvertida, líquida sin necesidad de llevar a cabo interpretaciones jurídicas sobre su propia existencia, lo que no ocurre en este caso, lo que hace la detracción directa o unilateral llevada a cabo por la empresa improcedente.

Conclusión

Para que la empresa pueda detraer de las nóminas lo que pagó erróneamente por algún concepto, debe tratarse de una deuda no controvertida y líquida sin necesidad de llevar a cabo interpretaciones jurídicas sobre su propia existencia. En caso contrario, la detracción directa o unilateral llevada a cabo por la empresa resultará improcedente.

A la luz de la doctrina citada hemos de entender que la legalidad de la compensación efectuada por la empresa depende en cada caso del cumplimiento de los requisitos que el art. 1195 del Código Civil. De esta forma, para realizar cualquier descuento en el finiquito debemos tener presente:

• Empresa y trabajadores están obligados y son cada uno deudor y acreedor del otro. 
• Las deudas deber ser cantidades de dinero en cuya cuantía no existe controversia. 
• Si el trabajador no reconoce la deuda, esto implica que la deuda «no sea una deuda vencida y líquida», por lo que no puede operar la compensación al faltar el requisito de la incontrovertibilidad de la deuda y la detracción unilateral operada por la empresa será calificada de improcedente.

Lo anterior, ¿implica la imposibilidad de recuperar las cantidades indebidamente abonadas por la empresa?

No. 

• La compensación puede operar en determinados supuestos, pero se impone para ello que concurran los requisitos exigidos por el art. 1196 del Código Civil transcrito al principio.
• La empleadora podrá reclamar judicialmente la cantidad correspondiente. Para ello deberá iniciar un proceso distinto en el que las partes puedan sostener con todas las garantías procesales sus posiciones y alegar las excepciones que estimen oportunas. 

A TENER EN CUENTA. Cuando el trabajador que adeuda una cantidad económica a la empresa no satisfaga el pago en vía extrajudicial, el siguiente formulario de demanda facilitará a la compañía la iniciación de la acción de reclamación de cantidad que en derecho le asiste. En este caso, poco habitual, se seguirán los cauces del procedimiento ordinario, regulado en los arts. 80 y ss. de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social: Demanda por parte de la empresa en reclamación de cantidad al trabajador.