Anexo 13 Disposiciones comunes relativas al FEDER, al FSE, al Fondo de Cohesión, al FEADER y al FEMP y disposiciones generales relativas al FEDER, al FSE, al Fondo de Cohesión y al FEMP

1. ENTORNO DE CONTROL INTERNO

i) Existencia de una estructura organizativa que cubra las funciones de las autoridades de gestión y de certificación, y la asignación de funciones dentro de cada de dichas autoridades, garantizando que se respete, cuando proceda, el principio de separación de las funciones.

ii) Un marco que garantice, en caso de delegación de tareas a órganos intermedios, la definición de sus responsabilidades y obligaciones respectivas, la verificación de sus capacidades para realizar tareas delegadas y la existencia de procedimientos de notificación.

iii) Procedimientos de notificación y seguimiento en relación con las irregularidades y la recuperación de los importes abonados indebidamente.

iv) Un plan de asignación de los recursos humanos apropiados con las capacidades técnicas necesarias a los distintos niveles y para las distintas funciones dentro de la organización.

2. GESTIÓN DE RIESGOS

Teniendo en cuenta el principio de proporcionalidad, un marco que garantice que se realizan ejercicios de gestión de riesgo adecuados cuando sea necesario, y en particular en caso de modificaciones importantes de las actividades.

3. ACTIVIDADES DE GESTIÓN Y CONTROL

A. Autoridad de gestión

i) Procedimientos relativos a la solicitud de subvenciones, evaluación de las solicitudes, selección para la financiación, incluidas las instrucciones y orientaciones que garanticen que las operaciones contribuyen al logro de los objetivos específicos y a los resultados de la prioridad correspondiente, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 125, apartado 3, letra a), inciso i).

ii) Procedimientos para verificaciones de gestión, incluidas las verificaciones administrativas en relación con cada solicitud de reembolso por parte de los beneficiarios y verificaciones de las operaciones sobre el terreno.

iii) Procedimientos para la tramitación de solicitudes de reembolso por parte de los beneficiarios y de autorización de los pagos.

iv) Procedimientos relativos a un sistema de recogida, registro y almacenamiento de datos de manera informatizada sobre cada operación, incluidos, cuando proceda, los datos sobre cada uno de los participantes y el desglose de los datos sobre indicadores por sexo cuando se requiera, y para garantizar que la seguridad de los sistemas esté en consonancia con las normas aceptadas internacionalmente.

v) Procedimientos establecidos por la autoridad de gestión para garantizar que los beneficiarios mantengan un sistema separado de contabilidad o un código de contabilidad suficiente para todas las transacciones relacionadas con una operación.

vi) Procedimientos para poner en marcha medidas efectivas y proporcionadas contra el fraude.

vii) Procedimientos para garantizar una pista de auditoría y un sistema de archivado suficientes.

viii) Procedimientos para establecer la declaración de fiabilidad mencionada en el artículo 59, apartado 5, letra a), del Reglamento Financiero y el resumen anual de los informes de auditoría finales y de los controles realizados, incluidas las deficiencias detectadas, mencionado en su artículo 59, apartado 5, letra b).

ix) Procedimientos para garantizar que se entrega al beneficiario un documento en el que se indican las condiciones de respaldo de cada operación.

B. Autoridad de certificación

i) Procedimientos de certificación de las solicitudes de pago intermedio a la Comisión.

ii) Procedimientos para la elaboración de cuentas y la certificación de su veracidad, integridad y exactitud y de que el gasto cumple la legislación aplicable, teniendo en cuenta el resultado de todas las auditorías.

iii) Procedimientos para garantizar una pista de auditoría adecuada mediante la conservación, en formato informatizado, de registros de contabilidad que incluyan los importes recuperables, los recuperados y los retirados para cada operación.

iv) Procedimientos, en su caso, para garantizar que la autoridad de certificación recibe información adecuada de la autoridad de gestión sobre las verificaciones realizadas y los resultados de las auditorías realizadas por la autoridad de auditoría o bajo su responsabilidad.

4. CONTROL

A. Autoridad de gestión

i) Procedimientos de respaldo a los trabajos del comité de seguimiento.

ii) Procedimientos para elaborar el informe anual y el informe final de ejecución y enviarlos a la Comisión.

B. Autoridad de certificación

Procedimientos sobre el cumplimiento de las responsabilidades de la autoridad de certificación por lo que respecta al seguimiento de los resultados de las verificaciones de gestión y de los resultados de las auditorías realizadas por la autoridad de auditoría o bajo su responsabilidad antes de presentar solicitudes de pago a la Comisión.