El ticket restaurante (gastos manutención IRPF)

El ticket restaurante como supuesto de dieta

Por último, dentro de los gastos por manutención, tenemos que hablar, como no podía ser de otra manera, de los tickets restaurante o cheques-comida.

Esta es una vía de retribución a los empleados a través del cual se sufraga el gasto en comida durante la jornada laboral.

Hay que tener en cuenta —ya debería chirriarnos— el hecho de que en estas dos líneas definitorias de lo que es el vale-comida no se haya hecho mención alguna a los desplazamientos del trabajador. Esta no mención es así porque esta vía de resarcimiento al trabajador se devenga por pacto entre empleado y empleador sin que sea el condicionante un desplazamiento obligatorio por motivo del desarrollo de la relación laboral.

Nos explicamos, no es lo mismo que al trabajador se le sufraguen los gastos de comida porque trabaja a turno partido y en un polígono alejado donde la única opción es comer en el restaurante del polígono, que se le sufraguen dichos gastos porque se le manda a Francia a tener una reunión con sus proveedores franceses y se le abona el gasto por comidas en el que incurra mientras está desplazado allí.

En el primero de los casos lo que se estaría devengando sería una renta en especie por el importe utilizado del vale-comida mientras que en el segundo se trataría de una dieta por gastos de manutención en el extranjero que estará exenta con los límites y requisitos del artículo 9 del RIRPF.

Ahora bien, la duda que se plantea no es sobre la consideración o calificación jurídica del gasto devengado sino sobre si es posible la utilización del vale-comida para el pago de las dietas devengadas en el desplazamiento del trabajador.

Requisitos generales para la utilización de los tickets restaurante por el trabajador

Deberán de cumplirse dos requisitos para poder considerar la utilización de los tickets restaurante como un supuesto de renta exenta a efectos del IRPF del trabajador:

• Que la prestación del servicio tenga lugar durante días hábiles para el empleado o trabajador.
• Que la prestación del servicio no tenga lugar durante los días que el empleado o trabajador devengue dietas por manutención exceptuadas de gravamen.

Además, cuando se efectúe a través de un mecanismo indirecto, es decir, a través de un vale-comida, se deberán cumplir, además de los requisitos generales expuesto para los mecanismos de retribución directa, los siguientes:

• Los vales-comida deberán estar numerados, expedidos de forma nominativa y en ellos deberá figurar la empresa emisora y, cuando se entreguen en soporte papel, además, su importe nominal.
• Serán intransmisibles y la cuantía no consumida en un día no podrá acumularse a otro día.
• No podrá obtenerse, ni de la empresa ni de tercero, el reembolso de su importe.
• Solo podrán utilizarse en establecimientos de hostelería.
• La empresa que los entregue deberá llevar y conservar relación de los entregados a cada uno de sus empleados o trabajadores, con expresión de:
  • En el caso de vales-comida o documentos similares, número de documento, día de entrega e importe nominal.
  • En el caso de tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago, número de documento y cuantía entregada cada uno de los días con indicación de estos últimos.

RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA

Consulta Vinculante de la Dirección General de Tributos (V1923-21), de 21 de junio de 2021

Criterio 1: acumulación de cuantías en días posteriores al de su uso. Obligaciones de control específicas sobre el uso de vales-comida.

«Ahora bien, respecto a la prohibición de la acumulación de cuantías cabe entender que la responsabilidad de su cumplimiento es exigible al trabajador, por cuanto en última instancia depende de la voluntad del empleado acumular en un día las cuantías no consumidas en otros días, y el citado artículo 45.2.2.º del RIRPF no impone a las empresas ninguna obligación específica de control sobre el cumplimiento de este requisito.

Por tanto, si el empleado incumpliera la prohibición de acumulación de cuantías prevista en la letra b) del artículo 45.2.2.º del RIRPF, deberá incluir en la declaración del IRPF que proceda las retribuciones en especie correspondientes a los importes acumulados. En este caso la empresa no vendrá obligada a practicar el ingreso a cuenta que hubiera correspondido, siempre y cuando cumpla las restantes condiciones establecidas en el antes reproducido artículo 45».

Imposibilidad de utilización de los tickets restaurante como dieta por gasto de manutención

Debemos fijarnos de manera específica en el requisito segundo ahora expuesto que impide que puedan utilizarse los vales-comida en los mismos días en que se devenguen dietas por gastos de manutención.

Este requisito de incompatibilidad es indispensable ya que, en caso de permitir la utilización de estos, estaríamos llevando a cabo una doble exención respecto de un mismo gasto:

1. El vale-comida se considera como renta exenta, de cumplir los requisitos ahora mencionados, con el límite de 11 euros diarios.
2. Además, independientemente de que se lleve a cabo el gasto o su forma de abono, se devengarán para el trabajador dietas por gastos de manutención exentas con el límite que corresponda en función del artículo 9 del RIRPF.

Esto supondría que tanto empresa como trabajador se viesen doblemente beneficiados por un mismo gasto. La empresa, por su parte, obtendría dos veces un gasto deducible: 

1. El gasto generado por la entrega del vale-comida como rendimiento en especie.
2. El gasto generado por las dietas de manutención que el trabajador devenga de manera automática con motivo del desplazamiento.

En conclusión, no es posible llevar a cabo la retribución de manera indirecta al trabajador a través de vales-comida cuando se produzcan desplazamientos fuera del municipio de residencia o donde radique el centro habitual de trabajo ya que en ese momento se devengarán dietas por gastos de manutención lo que determina la incompatibilidad entre una y otra forma de retribución.

No obstante, sí es posible llevar a cabo la retribución a los trabajadores a través de este tipo de mecanismos cuando no se desplacen por municipio distinto ya que, si no existe dicho desplazamiento, no se devengan dietas por gastos de manutención.

Eso sí, habrá que tenerse en cuenta que el uso de los vales-comida llevará pareja su tributación como rendimiento en especie por el trabajador.

RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA

Consulta Vinculante de la Dirección General de Tributos (V1923-21), de 21 de junio de 2021

Criterio 2: consideración de los vales-comida como retribución en especie exenta de tributación.

«En relación con las obligaciones y responsabilidades del empleador respecto de la entrega a los empleados de vales-comida o tarjetas-restaurante, es criterio de este Centro Directivo considerar que tales obligaciones y responsabilidades tienen el mismo alcance para ambas fórmulas de prestación indirecta del servicio (V2798-07 y V2799-07).

Conforme con lo expuesto, cumpliendo tarjetas-restaurante objeto de consulta los requisitos del artículo 45 del RIRPF nos encontraríamos ante una fórmula indirecta de prestación del servicio de comedor de empresa, por lo que se trataría de un rendimiento del trabajo en especie exento, con el límite de 11 euros diarios de acuerdo con el artículo 45 del Reglamento transcrito anteriormente.

Con carácter general, el cumplimiento de los requisitos a que se refiere el artículo 45.2.2.º del RIRPF es exigible a las empresas que entreguen los vales-comida, las tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago, de tal forma que si se incumplen los citados requisitos, la utilización de estos instrumentos por los empleados dará lugar a una retribución en especie del trabajo. Es decir, corresponde a la empresa, por su condición de pagadora de los rendimientos, la obligación de que los vales-comida o las tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago entregados al trabajador se adecuen a los requisitos establecidos en este artículo 45.2.2º, puesto que de lo contrario existiría retribución en especie y por tanto obligación de realizar el correspondiente ingreso a cuenta de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 102 del mismo Reglamento».