Teletrabajo y rendimientos del trabajo (IRPF)

El teletrabajo como forma de trabajo a distancia

Habitualmente, los términos «teletrabajo» y «trabajo a distancia» se utilizan como sinónimos. Sin embargo, en realidad, y a pesar de su proximidad conceptual, se trata de dos figuras diferentes. El teletrabajo es una modalidad de trabajo a distancia, tal y como señala la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (en adelante, LTD). Siguiendo su artículo 2, ambos conceptos se definen del siguiente modo:

• El trabajo a distancia consiste en la forma de organizar del trabajo o de realizar la actividad laboral conforme a la cual la misma se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular. Se considera que es regular el trabajo a distancia que se preste, en un período de referencia de tres meses, un mínimo del 30 % de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo.
• Por su parte, el teletrabajo es aquel trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación.

A TENER EN CUENTA. El ámbito de aplicación de la Ley 10/2021, de 9 de julio, se circunscribe a las relaciones de trabajo en las que concurran las condiciones del artículo 1.1 del ET que se desarrollen a distancia con carácter regular. 

El trabajo a distancia y sus implicaciones para las partes

El trabajo a distancia tiene un carácter voluntario, tanto para el trabajador como para la empresa, y requerirá la firma de un acuerdo de trabajo a distancia. Dicho acuerdo tendrá que realizarse por escrito, con el contenido mínimo que especifica el artículo 7 de la LTD, y podrá estar incorporado al contrato de trabajo inicial o bien realizarse en un momento posterior; pero en todo caso deberá formalizarse antes de que se inicie el trabajo a distancia. Por otra parte, no es inamovible y sus condiciones podrán ser objeto de modificación (incluido el porcentaje de presencialidad) por acuerdo entre la empresa y el trabajador, formalizándose la modificación con carácter previo a su aplicación. 

El capítulo III de la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, regula un marco de obligaciones y derechos para las partes, con el objetivo de garantizar el equilibrio entre ellas y de satisfacer los principios que inspiran esta modalidad de trabajo:

• Por lo que se refiere a la carrera profesional, se reconoce el derecho a la formación de los trabajadores a distancia, de modo que la empresa tendrá que adoptar las medidas necesarias para asegurar su participación efectiva en las acciones formativas, en términos equivalentes a los de los trabajadores presenciales, y que garantizarles la formación necesaria para el adecuado desarrollo de su actividad. También se reconoce que los trabajadores a distancia tendrán derecho, en los mismos términos que los presenciales, a la promoción profesional.
• Tendrán derecho a la dotación y mantenimiento adecuado por parte de la empresa de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad, conforme al inventario incorporado en el acuerdo y en los términos establecidos, en su caso, en el convenio o acuerdo colectivo de aplicación. En el caso de personas con discapacidad trabajadoras, la empresa asegurará que esos medios, equipos y herramientas, incluidos los digitales, sean universalmente accesibles. Igualmente, tendrá que garantizarse la atención precisa en el caso de dificultades técnicas (especialmente en el supuesto de teletrabajo).
• El desarrollo del trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa y no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral. Los convenios o acuerdos colectivos podrán establecer el mecanismo para la determinación y compensación o abono de estos gastos.
• La persona que desarrolla trabajo a distancia podrá flexibilizar el horario de prestación de servicios establecido, en los términos que recoja el acuerdo de trabajo a distancia y la negociación colectiva, y respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso.
• El sistema de registro horario, conforme a lo establecido en la negociación colectiva, deberá reflejar fielmente el tiempo que el trabajador a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada.
• En materia de prevención de riesgos laborales, quienes trabajen a distancia tendrán derecho a una adecuada protección en materia de seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, y su normativa de desarrollo. La evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva del trabajo a distancia deberán tener en cuenta los riesgos característicos de esta modalidad de trabajo, poniendo especial atención en los factores psicosociales, ergonómicos y organizativos y de accesibilidad del entorno laboral efectivo. Solo debe alcanzar a la zona habilitada para la prestación de servicios, no extendiéndose al resto de zonas de la vivienda o del lugar elegido para el desarrollo del trabajo a distancia. Por lo demás, la empresa tendrá que obtener toda la información acerca de los riesgos a los que está expuesta la persona que trabaja a distancia mediante una metodología que ofrezca confianza respecto de sus resultados, y que prever las medidas de protección que resulten más adecuadas en cada caso.
• El empleo de los medios telemáticos y el control de la prestación laboral mediante dispositivos automáticos tendrá que garantizar adecuadamente el derecho a la intimidad y a la protección de datos, de acuerdo con los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad de los medios utilizados. La empresa no podrá exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora, ni su uso en el desarrollo del trabajo a distancia; además, deberá establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando los estándares mínimos de protección de su intimidad. Los convenios o acuerdos colectivos podrán especificar los términos dentro de los cuales las personas trabajadoras pueden hacer uso por motivos personales de los equipos informáticos puestos a su disposición por parte de la empresa para el desarrollo del trabajo a distancia, teniendo en cuenta los usos sociales de dichos medios y las particularidades del trabajo a distancia.
• Las personas que trabajan a distancia, particularmente en teletrabajo, gozan de derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo en los términos que prevé el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre. El deber empresarial de garantizar la desconexión conlleva una limitación del uso de los medios tecnológicos de comunicación empresarial y de trabajo durante los períodos de descanso, así como el respeto a la duración máxima de la jornada y a cualesquiera límites y precauciones en materia de jornada que dispongan la normativa legal o convencional aplicables. La empresa, previa audiencia de la representación legal de las personas trabajadoras, elaborará una política interna en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática. Los convenios o acuerdos colectivos de trabajo podrán establecer los medios y medidas adecuadas para garantizar el ejercicio efectivo del derecho a la desconexión en el trabajo a distancia y la organización adecuada de la jornada de forma que sea compatible con la garantía de tiempos de descanso.
• Finalmente, tendrán derecho a ejercitar sus derechos de naturaleza colectiva, con el mismo contenido y alcance que el resto de los trabajadores del centro al que estén adscritos; a cuyo efecto la negociación colectiva podrá establecer las condiciones para garantizar el ejercicio de sus derechos colectivos de las personas trabajadoras a distancia, en atención a las singularidades de su prestación. La empresa deberá suministrar a la representación legal de las personas trabajadoras los elementos precisos para el desarrollo de su actividad representativa. Deberá garantizarse que no existen obstáculos para la comunicación entre las personas trabajadoras a distancia y sus representantes legales, así como con el resto de las personas trabajadoras; y que los trabajadores a distancia pueden participar de manera efectiva en las actividades organizadas o convocadas por su representación legal o por el resto de trabajadores en defensa de sus intereses laborales.

Como contrapartida de los distintos derechos que se contemplan para el trabajador a distancia (y sus correlativas obligaciones para el empleador), se reconoce expresamente que, en el desarrollo del trabajo a distancia, este deberá cumplir:

• Las instrucciones que haya establecido la empresa en el marco de la legislación sobre protección de datos, previa participación de la representación legal de las personas trabajadoras. 
• Las instrucciones sobre seguridad de la información específicamente fijadas por la empresa, previa información a su representación legal, en el ámbito del trabajo a distancia. 
• Las condiciones e instrucciones de uso y conservación que, en relación con los equipos o útiles informáticos, establezca la empresa, dentro de los términos que, en su caso, se fijen en la negociación colectiva.

La empresa, por su parte, podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento de las obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos. En su adopción y aplicación tendrá que guardar la consideración debida a su dignidad y que tener en cuenta, en su caso, sus circunstancias personales (por ejemplo, la concurrencia de una discapacidad).

CUESTIÓN

¿El paso del trabajo presencial al trabajo a distancia es reversible?

Sí, la decisión de trabajar a distancia desde una modalidad de trabajo presencial será reversible para la empresa y para el trabajador. Esa reversibilidad podrá ejercerse en los términos establecidos en la negociación colectiva o, en su defecto, en los fijados en el acuerdo de trabajo a distancia (artículo 5.3 de la LTD).

RESOLUCIÓN RELEVANTE

Sentencia del Tribunal Supremo n.º 565/2023, de 19 de septiembre, ECLI:ES:TS:2023:3765

Obligación del empresario de facilitar los medios para desarrollar la actividad laboral en teletrabajo y consideración, a efectos laborales, de los supuestos de cortes de luz o internet

«(...) es indudable que el tratamiento de las condiciones laborales del personal que presta servicios mediante el teletrabajo no pueden ser de peor condición que las del trabajo presencial de forma que si en el caso presente, los cortes de suministro de luz o de red que puedan producirse en los centros de trabajo de la demandada no conlleva que sus trabajadores presenciales deban recuperar el tiempo de trabajo afectado por dichas incidencias o no se les reduce el salario, tampoco ello puede afectar a quienes prestan servicios mediante el teletrabajo, tal y como ha entendido la sentencia recurrida. Y a ello no se opone el que en el caso del trabajo presencial se pudiera ocupar ese tiempo de interrupción de la actividad en formación ya que, al margen de que ello no está declarado probado, resulta que el art. 9 del RDL 28/2020, como no podía ser de otra forma, también contempla el derecho a la formación del personal que trabaja a distancia con lo cual, de seguir el criterio de la parte recurrente, lo que coherente es seguir ese mismo criterio y no obligar a recuperar el tiempo de inactividad o descontarlo del salario.

Además, la normativa en materia de teletrabajo siempre ha establecido que el empresario debe adoptar en todo momento las medidas oportunas si ello es técnica y razonablemente posible, facilitando los medios oportunos para atender la actividad laboral (art. 5 del RDL 8/2020, art. 11 del RD 28/2020) de forma que si esos medios no pueden solventar aquellas incidencias que, ajenas a la voluntad del trabajador, le impidan seguir trabajando, no puede el empleador repercutir sobre él la imposibilidad de trabajar cuando, además, aunque ciertamente según la duración de la desconexión, existen vías por las que corregir esas desconexiones (sistema de alimentación ininterrumpida (SAI) o conexiones alternativas), lo que podría enmarcarnos en el ámbito del art. 30 del ET».

Algunas particularidades en la tributación en IRPF del trabajador a distancia

En caso de trabajo a distancia, la empresa está obligada, por tanto, a dotar y mantener los medios, equipos y herramientas necesarias para el desarrollo de la actividad laboral. El artículo 17.1 de la LIRPF especifica que se considerarán rendimientos íntegros del trabajo «todas las contraprestaciones o utilidades, cualquiera que sea su denominación o naturaleza, dinerarias o en especie, que deriven, directa o indirectamente, del trabajo personal o de la relación laboral o estatutaria y no tengan el carácter de rendimientos de actividades económicas». Por lo tanto, la pregunta parece obvia: ¿todos esos medios (ordenador, tableta, etc.) que se facilitan al trabajador a distancia o teletrabajador para que desarrolle su actividad constituyen una renta en especie a efectos de su IRPF?

El artículo 42.1 de la LIRPF establece que constituyen rentas en especie la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aun cuando no supongan un gasto real para quien las conceda. Por ese motivo, en términos generales, no existirá retribución en especie cuando la empresa ponga a disposición del trabajador las máquinas, útiles y herramientas de su propiedad o titularidad para que pueda realizar sus tareas, si se utilizan en exclusiva con fines laborales. 

Sin embargo, sí podría existir un rendimiento del trabajo en especie en los casos en que dichos medios se utilicen por el trabajador para sus fines particulares, por permitirlo la empresa. Algo que sucedería, por ejemplo, cuando además de utilizar el ordenador portátil facilitado por la empresa para el desarrollo de su actividad laboral, esta permita que el empleado lo use fuera de su horario de trabajo para fines personales (de modo que, por ejemplo, se emplee para navegar por internet, ver vídeos, ayudar a los hijos con los deberes, etc.). Ese rendimiento en especie tendrá que valorarse según las reglas que establece el artículo 43 de la LIRPF, estará sometido a ingreso a cuenta y supondrá un mayor rendimiento del trabajo a declarar en el IRPF. 

En el caso de que la empresa entregue importes en metálico al trabajador para que haga frente a los gastos adicionales derivados del teletrabajo (por ejemplo, la cuota de internet), esas cantidades tendrán la consideración de rendimientos del trabajo dinerarios. No en vano, el artículo 42.1 de la LIRPF, en su segundo párrafo, indica que «cuando el pagador de las rentas entregue al contribuyente importes en metálico para que éste adquiera los bienes, derechos o servicios, la renta tendrá la consideración de dineraria».

CUESTIONES

1. Una persona que presta sus servicios para una empresa en la modalidad de teletrabajo cuenta con un ordenador y un monitor facilitados por la empresa para el desempeño de sus tareas laborales. Sin embargo, es la propia persona trabajadora la que abona los gastos de conexión a internet. A la hora de presentar la declaración de la renta, ¿puede deducirse los gastos de internet para determinar sus rendimientos netos del trabajo?

No, de acuerdo con el artículo 19 de la LIRPF, esos gastos no tendrían la consideración de deducibles para la determinación del rendimiento neto del trabajo. 

Así lo ha reconocido también la Dirección General de Tributos en distintas consultas vinculantes, como la (V1635-21), de 28 de mayo de 2021, o la (V1130-21), de 27 de abril de 2021.

2. Los vales-comida que se entreguen a trabajadores a distancia, ¿pueden quedar exentos del IRPF si cumplen los oportunos requisitos?

Sí, el artículo 42.3.a) de la LIRPF, tras la reforma operada por el Real Decreto-ley 35/2020, de 22 de diciembre, declara exentas las siguientes rentas del trabajo en especie:

«Las entregas a empleados de productos a precios rebajados que se realicen en cantinas o comedores de empresa o economatos de carácter social. Tendrán la consideración de entrega de productos a precios rebajados que se realicen en comedores de empresa las fórmulas indirectas de prestación del servicio cuya cuantía no supere la cantidad que reglamentariamente se determine, con independencia de que el servicio se preste en el propio local del establecimiento de hostelería o fuera de éste, previa recogida por el empleado o mediante su entrega en su centro de trabajo o en el lugar elegido por aquel para desarrollar su trabajo en los días en que este se realice a distancia o mediante teletrabajo».

Evidentemente, y como bien recuerda la consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (V1035-21), de 21 de abril de 2021, para que proceda la exención tendrán que cumplirse los requisitos exigidos al efecto en dicho precepto y en el artículo 45 del RIRPF.

RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA

Consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (V0150-22), de 31 de enero de 2022

Asunto: inexistencia de renta en especie en la cesión de recursos tecnológicos a los empleados para que realicen su trabajo, cuando además se prohíbe expresamente su uso privativo por parte de los trabajadores.

«En términos generales y antes de pasar al análisis del caso consultado, debe indicarse que no existe retribución en especie cuando la empresa pone a disposición del trabajador las máquinas, útiles y herramientas de propiedad o titularidad de la empresa necesarias para que este realice su trabajo.

La inexistencia de rendimiento de trabajo debe afirmarse no sólo en el caso de que la puesta a disposición del trabajador de los referidos medios (máquinas, útiles y herramientas) se produzca en los locales de la empresa, sino también cuando el trabajador presta sus servicios fuera de dichos locales, como ocurre cuando desarrolla su trabajo en su propio domicilio en los supuestos de teletrabajo, o en el domicilio de los clientes de la empresa.

Por otro lado, y también en términos generales, debe tenerse en cuenta que podrá constituir un rendimiento de trabajo en especie, de acuerdo con el antes reproducido artículo 42.1 de la Ley del Impuesto, la utilización, consumo u obtención para fines particulares del trabajador de aquellos medios: máquinas, útiles y herramientas

Sentado lo anterior y pasando al análisis del caso concreto planteado, debe indicarse que dada la naturaleza de la herramienta cedida por la empresa a sus trabajadores —teléfonos móviles y sus elementos accesorios, así como otros elementos de similares y análogas características— y su indubitable conexión con el desempeño de la actividad laboral teniendo en cuenta las circunstancias que concurren en su utilización descritas en los hechos, debe concluirse que de dicha cesión no deriva la existencia de rendimiento del trabajo en especie alguno».