Representación del interesado en el procedimiento administrativo

Actuación por medio de representante en el procedimiento administrativo

En materia de representación, tal y como indica el preámbulo de la LPAC, la referida norma incluye nuevos medios para acreditarla en el ámbito exclusivo de las Administraciones públicas, respondiendo así a la renovación digital que engloba la sociedad, como son el apoderamiento apud acta, presencial o electrónico, o la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración pública u organismo competente. Igualmente, establece la obligación de cada Administración pública de contar con un registro electrónico de apoderamientos, pudiendo las Administraciones territoriales adherirse al del Estado, en aplicación del principio de eficiencia, reconocido en el artículo 7 de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.

Así, el artículo 5 de la LPAC dispone lo siguiente acerca de la representación:

«1. Los interesados con capacidad de obrar podrán actuar por medio de representante, entendiéndose con éste las actuaciones administrativas, salvo manifestación expresa en contra del interesado.

2. Las personas físicas con capacidad de obrar y las personas jurídicas, siempre que ello esté previsto en sus Estatutos, podrán actuar en representación de otras ante las Administraciones Públicas.

3. Para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona, deberá acreditarse la representación. Para los actos y gestiones de mero trámite se presumirá aquella representación.

4. La representación podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia.

A estos efectos, se entenderá acreditada la representación realizada mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica, o a través de la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública competente.

5. El órgano competente para la tramitación del procedimiento deberá incorporar al expediente administrativo acreditación de la condición de representante y de los poderes que tiene reconocidos en dicho momento. El documento electrónico que acredite el resultado de la consulta al registro electrónico de apoderamientos correspondiente tendrá la condición de acreditación a estos efectos.

6. La falta o insuficiente acreditación de la representación no impedirá que se tenga por realizado el acto de que se trate, siempre que se aporte aquélla o se subsane el defecto dentro del plazo de diez días que deberá conceder al efecto el órgano administrativo, o de un plazo superior cuando las circunstancias del caso así lo requieran.

7. Las Administraciones Públicas podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados. Dicha habilitación deberá especificar las condiciones y obligaciones a las que se comprometen los que así adquieran la condición de representantes, y determinará la presunción de validez de la representación salvo que la normativa de aplicación prevea otra cosa. Las Administraciones Públicas podrán requerir, en cualquier momento, la acreditación de dicha representación. No obstante, siempre podrá comparecer el interesado por sí mismo en el procedimiento».

La actuación mediante representante no tiene carácter preceptivo. Es una decisión voluntaria del interesado; de ahí la necesidad de que ambos, representante y representado, tengan plena capacidad de obrar.

En resumen, mediante representación la persona designada a tal efecto estará autorizada para:

• Formular solicitudes.
• Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
• Interponer recursos.
• Renunciar a derechos y desistir de acciones.
• Realizar cualquier otro tipo de trámite.

Registros electrónicos de apoderamiento

Por lo que se refiere a los registros electrónicos de apoderamiento, la redacción del artículo 6 de la LPAC establece una serie de reglas, muy estrictas y de carácter exhaustivo, que permitan acceder a los interesados al registro electrónico y regulan el uso adecuado del mismo.

De esta forma se exige que tanto la Administración General del Estado, como las comunidades autónomas y entes locales, dispongan de un registro electrónico general de apoderamientos donde se inscribirán al menos los otorgados apud acta, presencial o electrónicamente, sin perjuicio de la existencia de otros registros particulares en cada organismo, donde se inscriban los poderes otorgados para la realización de trámites específicos en ese propio organismo. 

Los diferentes registros electrónicos deben permitir una conexión entre ellos, así como una transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se incorporen a los mismos. Igualmente, deben facilitar la comprobación de la representación de quienes actúan en nombre de terceros, de manera que estos registros podrán hacer consulta a otros similares, como pueden ser el mercantil, el de la propiedad o el notarial.

Si nos encontramos ante un poder apud acta, este se otorgará mediante comparecencia electrónica en la correspondiente sede, mediante firma electrónica o comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Hay que destacar que, en cualquier poder electrónico que se realice, deberán reflejarse, al menos, los siguientes datos:

• Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número de identificación fiscal o documento equivalente del poderdante.
• Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número de identificación fiscal o documento equivalente del apoderado.
• Fecha de inscripción.
• Período de tiempo por el cual se otorga el poder. Por regla general, los poderes tendrán validez máxima de 5 años a contar desde la inscripción del poder. Dentro del plazo otorgado para el poder, el poderdante podrá revocarlo o prorrogarlo, la cual no podrá exceder a su vez de cinco años desde su inscripción.
• Tipo de poder según las facultades que otorgue.

Las solicitudes de inscripción del poder, de revocación, de prórroga o de denuncia del mismo, podrán dirigirse a cualquier registro, debiendo quedar inscrita esta circunstancia en el registro de la Administración u organismo ante la que tenga efectos el poder y surtiendo efectos desde la fecha en la que se produzca dicha inscripción.

Existe una tipología de poderes a las que hace mención el apartado 4 del artículo 6 de la LPAC:

• Poder general para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa y ante cualquier administración.
• Poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa ante una administración u organismo concreto.
• Poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante únicamente para la realización de determinados trámites especificados en el poder.

Este artículo 6.4, en lo que respecta al tipo de poderes, preveía que, «a tales efectos, por Orden del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas se aprobarían, con carácter básico, los modelos de poderes inscribibles en el registro distinguiendo si permitían la actuación ante todas las Administraciones, ante la Administración General del Estado o ante las Entidades Locales». No obstante, la sentencia del Tribunal Constitucional n.º 55/2018, de 24 de mayo, ECLI:ES:TC:2018:55, anuló este párrafo por inconstitucional:

«En el presente caso, el artículo 6.4, párrafo segundo, de la Ley 39/2015 no está, técnicamente, habilitando una legislación básica o común de bajo rango normativo; está, simplemente, confiando tareas de gestión o administración a un órgano del Estado. La forma de la decisión (orden) y la autoridad competente para adoptarla (Ministerio de Hacienda y Administraciones públicas) son ya indicativas de que su contenido (aprobación de modelos de poder) no es un régimen jurídico de la administración o una disciplina de procedimiento administrativo. Lo confirma la doctrina constitucional: este Tribunal ha señalado reiteradamente que la aprobación de formularios o escritos administrativos normalizados no puede calificarse propiamente de "legislación"; es una cuestión "meramente procedimental" perteneciente a la autoorganización de cada administración pública (entre muchas, SSTC 70/1997, de 10 de abril, FJ 4; 242/1999, de 21 de diciembre, FJ 11; y 36/2012, de 15 de marzo, FJ 10, 179/2013, de 21 de octubre, FJ 8, 87/2016, de 28 de abril, FJ 7)».

Cada comunidad autónoma aprobará los modelos de poderes inscribibles en el registro cuando se circunscriba a actuaciones ante su respectiva Administración.