Sistema de registro horario de la jornada laboral

Negociación colectiva o acuerdo de empresa para el registro de la jornada

La Audiencia Nacional había señalado, que «el registro de la jornada se puede instrumentar de múltiples maneras»; ya que «constituye una herramienta de modernización de las relaciones laborales»; y que para conocer la existencia de horas extraordinarias o no será necesario la existencia de un control; ya que sin un control o cómputo previo de las horas no se podrá saber si se efectúan horas extras o no.

La confirmación de esta doctrina hubiese implicado la necesidad de implantación en las empresas de mecanismos para el registro diario de la jornada realizada para toda la plantilla tanto de las horas ordinarias como extraordinarias. No obstante, la actual reglamentación no establece fórmula alguna de registro por lo que en atención a la doctrina del TS hemos de entender válido cualquier registro que «resulte fiable y se gestione de modo objetivo».

A TENER EN CUENTA: Hasta el pronunciamiento del TS, las empresas que no tuviesen implantados medios técnicos de control de entrada y salida de los trabajadores debían elaborar un registro de la jornada diaria que cada trabajador, totalizando la jornada efectuada en función del periodo para el abono de las retribuciones (mensual por lo general); entregando a cada trabajador una copia de dicho resumen de horas junto con su nómina. En estos casos, como mantienen las sentencias TSJ Madrid n.º 102/2010, de 15 de febrero de 2010, ECLI:ES:TSJM:2010:2146, TSJ Andalucía n.º 649/2012, de 8 de marzo de 2012, entre muchas, si la empresa quería acreditar la jornada efectiva realizada por el operario bastará con que aporte el registro diario de la misma, correspondiendo entonces al trabajador la carga de desvirtuar el mismo mediante la prueba correspondiente.

CUESTIÓN

¿Qué sistema de registro será necesario implementar?

El tipo de sistema de registro responderá a la libre elección de la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada.

Podrá realizarse mediante sistemas manuales, analógicos o digitales.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, podría negociarse la forma de organizar y documentar este registro de jornada.

La organización y documentación del registro de jornada, ha de realizarse mediante:

RESOLUCIONES RELEVANTES

SAN n.º 116/2020, de 9 de diciembre de 2020, ECLI: ES:AN:2020:3596

Analizando la impugnación del Acuerdo Sectorial de las Cajas de Ahorro sobre registro de jornada, la AN valida el hecho de que sea el trabajador el que registre mediante su declaración las horas trabajadas diariamente. La necesidad de registro horario objetivo y fiable no se desvirtúan por el mero hecho de que sea el trabajador quien declare diariamente y mediante una aplicación informática -y excepcionalmente mediante hojas escritas- el tiempo diario efectivamente trabajado.

STJUE n.º C-55/18, de 14 de mayo de 2019

«Los artículos 3, 5 y 6 de la Directiva 2003/88/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 4 de noviembre de 2003, relativa a determinados aspectos de la ordenación del tiempo de trabajo, interpretados a la luz del artículo 31, apartado 2, de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea y de los artículos 4, apartado 1, 11, apartado 3, y 16, apartado 3, de la Directiva 89/391/CEE del Consejo, de 12 de junio de 1989, relativa a la aplicación de medidas para promover la mejora de la seguridad y de la salud de los trabajadores en el trabajo, deben interpretarse en el sentido de que se oponen a una normativa de un Estado miembro que, según la interpretación de esa normativa adoptada por la jurisprudencia nacional, no impone a los empresarios la obligación de establecer un sistema que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador».

Contenido del registro de jornada

Siguiendo el Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada

a) Lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. Como nada se ha dicho al respecto, el registro del apartado 9 debe interpretarse de manera conjunta y sistemática con el propio artículo 34 del ET.

• No se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.
• Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada podrá organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.
• El registro diario de jornada se configura “sin perjuicio de la flexibilidad que se establece en este artículo” (art. 34.2 y 3 del  ET).
• Sería conveniente que el registro utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo.

La negociación colectiva o los acuerdos de empresa referidos a la organización y documentación del registro deben ser el instrumento idóneo para precisar cómo considerar todos los aspectos relacionados con el registro de interrupciones, pausas o flexibilidad de tiempo de trabajo.

b) El registro de la jornada deberá ser diario.

• No siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos, pues éstos se formulan "ex ante" y determinarán la previsión de trabajo para dicho periodo, pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que sólo se conocerán "ex post" como consecuencia de la llevanza del registro de jornada.

Sólo mediante un registro diario se podrá determinar la jornada de trabajo efectivamente llevada a cabo, así como, en su caso, la realización de horas por encima de la jornada ordinaria de trabajo, legal o pactada, que serán las que tengan la condición de extraordinarias.

c) Necesidad de otros registros y especialidades.

Ya nadie discute la necesidad de un registro de jornada diario, con carácter obligatorio para todas las empresas independientemente de su actividad o tamaño, ya sea a través de medios mecánicos o manuales, reflejándose día a día y de forma individual la jornada diaria realizada por cada trabajador. No obstante, el registro previsto en el artículo 34.9 ET no enerva los registros ya establecidos en la normativa vigente que se mantienen funcionales y de acuerdo con sus propias previsiones o régimen jurídico.

• El registro diario de los contratos a tiempo parcial del artículo 12.4.c) ET.
• El registro de horas extraordinarias del 35.5 ET.
• Los registros de horas de trabajo y descanso contenidos en los arts. 10 bis, 18 bis y DA 7ª del Real Decreto 1561/1995 sobre trabajadores móviles, trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario.
• Los registros de jornada en los desplazamientos transnacionales (art. 6 Ley 45/1999, de 29 de noviembre).

A pesar de la aplicación del artículo 34.9 del ET han de realizarse otros registros ya establecidos en la normativa vigente.

JURISPRUDENCIA

STS n.º 824/2019, de 4 de diciembre de 2019, ECLI: ES:TS:2019:4273

No es obligatorio registrar los excesos de jornada si se han compensado con descansos.

Localización y conservación del registro

En cuanto a la localización y conservación de los registros horarios, el citado Criterio, ha fijado:

• Los registros deberán «permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social»:
  • Ha de poderse acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
  • Los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.
• En el caso de que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías. Este archivo, estará igualmente a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
• La comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo, lo que evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros; todo ello sin perjuicio de que dichos registros puedan solicitarse, además, para su presentación en comparecencia en las oficinas de Inspección o remisión a este organismo por las vías que legalmente corresponda.
• La permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, ni debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.

En el marco del art. 39.4 del ET «La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social».

Organización y documentación del registro

Será la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, tal y como establece el recién introducido art. 34.9 del ET.

El registro ha de ser documentado, por lo que en aquellos casos en que el registro se realice por medios electrónicos o informáticos, tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, mediante ordenador o smartphone, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable. Si el registro se llevara mediante medios manuales tales como la firma del trabajador en soporte papel, la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de estos. De no disponerse de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías, así como, de considerarse oportuno en base a las incongruencias observadas entre el registro de jornada, y la jornada u horario declarado, tomar el original del registro de jornada como medida cautelar regulada el artículo 13.4 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Registro horario y protección de datos

Los registros horarios suponen la necesidad del tratamiento de datos personales porque permiten identificar a una persona trabajadora en concreto. 

Siguiendo la guía de la AEPD «La protección de datos en las relaciones laborales» podemos estandarizar que en función de cuál sea la configuración concreta del registro horario, la empresa deberá cumplir con exigencias diferentes en materia de protección de datos:

• Cada empresa organizará y documentará el registro de jornada según sus necesidades siguiendo las previsiones legales.
• Principio de minimización: el registro de jornada deberá cumplir con el principio de minimización de datos, de modo que los datos tratados sean adecuados y pertinente en relación con los fines.
• Principio de limitación de la finalidad: debe aplicarse estrictamente el principio de limitación de la finalidad de forma que los datos sólo deben poder utilizarse para la finalidad. Permitiendo la utilización para fines disciplinarios ("la empresa, tras analizar los datos de registro de jornada, podrá conocer si alguna de las personas trabajadoras ha incumplido su horario y, por este motivo, no es necesario que la persona trabajadora haya sido informada específicamente sobre los resultados de dicho control"), la AEPD aclara que el registro horario no podría ser utilizado, por ejemplo, "para comprobar la ubicación de una persona trabajadora".
• Evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD): en atención al número de trabajadores y al concreto formato empleado podría ser necesario realizar una evaluación de impacto (art. 35.3 del RGPD).
• Derechos arco: la persona trabajadora tendrá derecho a ser informada y, en su caso, a ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición al tratamiento y supresión, con independencia de que el registro sea más o menos sofisticado. No obstante, deberá evitarse el acceso de personas no autorizadas, inclusive las propias personas trabajadoras si ese acceso permite comprobar datos de otros compañeros.
• Debe estar incluido en el Registro de las Actividades del Tratamiento (arts. 30 del RGPD y 31 de la LOPDGDD).
• El registro no puede ser de acceso público ni estar situado en un lugar visible para cualesquiera personas trabajadoras, clientes o proveedores.
• Responsable del tratamiento: la empresa empleadora actuará como responsable del tratamiento respecto de las personas trabajadoras, sin perjuicio de que los proveedores externos de los sistemas de registro se conviertan en encargados del tratamiento con las obligaciones que respectivamente incumben a unos y otros.
• RLT: respetando el citado art. 34.9 del ET los representantes de las personas trabajadoras tendrán acceso al registro horario incluyendo los datos personales necesarios para cumplir su labor de comprobar la adecuación de los registros a la legalidad vigente en materia de jornada, remuneración, cotización y horas extraordinarias. Igualmente, el registro se organizará y documentará por lo establecido mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empleador previa consulta con los representantes legales de las personas trabajadoras en la empresa
• Confidencialidad: la información del registro se limita a personas trabajadoras interesadas, sus representantes y las entidades o autoridades que necesiten tales datos a efectos de una investigación, como la Inspección del Trabajo y Seguridad Social o los jueces.

Este aspecto se ha visto ampliado con la  publicación, por parte de la AEPD, de la «Guía tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos».

CUESTIÓN

¿Es posible fichar con la huella dactilar a efectos de registro horario? 

La reciente «Guía tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos» establece que los sistemas biométricos se consideran un tratamiento de datos de alto riesgo, tanto para identificación como para autenticación, ya que pueden implicar la recogida de categorías especiales de datos. A pesar de que la norma en ningún memento establece la ilegalidad del fichaje por huella, la consideración como categoría especial de estos datos —como veremos— es una medida muy invasiva respecto a los derechos y libertades de las personas trabajadoras de forma que, lo «idóneo», sería recurrir a métodos menos invasivos. (Guía de la AEPD sobre la utilización de datos biométricos: ¿es legal fichar con la huella dactilar en el trabajo?. Revista Iberley. 2023).

RESOLUCIÓN RELEVANTE

STJUE, n.º C-342/12, de 30 de mayo de 2013

Las reglas de protección de datos no pueden impedir la transmisión de la información pertinente a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cuando así lo reclame en el ejercicio de sus funciones (art. 18 de la Ley 23/2015, de 21 de julio).

 «1) El artículo 2, letra a), de la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, debe interpretarse en el sentido de que un registro del tiempo de trabajo, como el controvertido en el litigio principal, que incluye la indicación de las horas en que cada trabajador inicia y finaliza la jornada, así como de las pausas o períodos de descanso correspondientes, queda comprendido en el concepto de «datos personales» a efectos de dicha disposición.

2) Los artículos 6, apartado 1, letras b) y c), y 7, letras c) y e), de la Directiva 95/46 deben interpretarse en el sentido de que no se oponen a una normativa nacional, como la controvertida en el litigio principal, que impone al empleador la obligación de poner a disposición de la autoridad nacional competente para la supervisión de las condiciones de trabajo el registro del tiempo de trabajo, de forma que se permita su consulta inmediata, siempre que esta obligación sea necesaria para el ejercicio por esta autoridad de la misión de supervisión que le incumbe en relación con la normativa sobre condiciones de trabajo y, especialmente, de la relativa al tiempo de trabajo».