Protocolos para controlar el uso de medios tecnológicos en la empresa

Protocolos de empresa para el uso de los dispositivos digitales puestos a disposición de las personas trabajadoras

La importancia de una correcta regulación interna del uso de los medios informáticos en el ámbito laboral ha alcanzado con la llegada de la ley de trabajo a distancia, mayor relevancia si fuera posible. Podríamos decir que la falta de regulación concreta y las remisiones a la negociación colectiva, donde no en todos los casos se contemplan reglas específicas, aboca a las empresas a la elaboración de una normativa privada que garantice una mayor seguridad en la prestación de servicios tanto a empresario como a personas trabajadoras.

En algunos casos es más que recomendable contar con esta normativa interna, y en otros casos es incluso obligatorio contar con estos procedimientos internos por cuanto se ha establecido esta obligación (ej. Protocolos frente a situaciones de acoso o planes de igualdad). En ambos casos lo conveniente sería recoger estos procedimientos en negociación colectiva como una de las mejores opciones para fijar un entorno adecuado de los medios digitales en el ámbito laboral.

Como ejemplos de convenios colectivos donde se regula el derecho a la desconexión digital y uso de las herramientas tecnológicas: convenio colectivo del Grupo Axa [arts. 14 y 15 (BOE núm. 244 de 10/10/2017)]; convenio colectivo para el sector de abogados, procuradores y graduados sociales de Cantabria [Art. 41 (BOC núm. 161 de 22/08/2019)]; convenio colectivo de la industria del calzado  [art. 72 (BOE núm. 174 de 22/07/2019)]; convenio colectivo estatal de perfumería y afines (BOE núm. 199 de 20/08/2019), etc.

El art. 91 de la LOPDGDD, establece que «los convenios colectivos podrán establecer garantías adicionales de los derechos y libertades relacionados con el tratamiento de los datos personales de los trabajadores y la salvaguarda de derechos digitales en el ámbito laboral», lo que permitirá regular con mayor detalle en sede de negociación colectiva todo este nuevo elenco normativo. Complementando esto, el art. 18 de la LTD, fija:

«2. La empresa, previa audiencia de la representación legal de las personas trabajadoras, elaborará una política interna dirigida a personas trabajadoras, incluidas los que ocupen puestos directivos, en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática. En particular, se preservará el derecho a la desconexión digital en los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia, así como en el domicilio de la persona empleada vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas.

Los convenios o acuerdos colectivos de trabajo podrán establecer los medios y medidas adecuadas para garantizar el ejercicio efectivo del derecho a la desconexión en el trabajo a distancia y la organización adecuada de la jornada de forma que sea compatible con la garantía de tiempos de descanso».

En caso de que no exista en convenio colectivo estos procedimientos sería conveniente llegar a un acuerdo de empresa con la representación legal de los trabajadores o formalizar un documento interno consultado a la representación legal de los trabajadores y sobre todo, que sea conocido por las personas trabajadoras.

En conclusión, para suplir la regulación legislativa concreta es necesario contar con estos protocolos, como necesarios para un correcto cumplimiento de la normativa laboral en la empresa puesto que va a determinar en muchos casos el sentido de las resoluciones judiciales sobre actuaciones de la empresa. Relacionado directamente con el «compliance laboral» la existencia de estos protocolos han de estar anudados al Código Ético o Código de Buenas Prácticas vigente en la empresa, y tiene como función prevenir y gestionar el riesgo asociado a los posibles incumplimientos laborales en la empresa. Los beneficios de establecer en la organización empresarial el cumplimiento normativo son:

• Evitar sanciones administrativas o sentencias condenatorias en el juzgado, e incluso posibles responsabilidades penales del empleador por hechos cometidos por la persona trabajadora.
• Una mayor protección de la empresa frente a incumplimientos de la persona trabajadora.
• Reforzar la reputación y la marca de la empresa en el mercado.
• Facilitar la mejora continua de la empresa.

Los protocolos siempre deben ser consultados a la RLT pero además deben ser conocidos por el trabajador por lo que es conveniente siempre su firma, que puede ser manuscrita o digital, pero no basta con la firma sino que es necesario contar con un recordatorio cada cierto tiempo o la realización de jornadas informativas sobre la materia.

SENTENCIA RELEVANTE

STSJ de Castilla y León, rec. 2013/2022, de 17 octubre de 2022, ECLI:ES:TSJCL:2022:3904

El TSJ considera procedente el despido de una persona trabajadora por realizar llamadas personales en teletrabajo desde un dispositivo corporativo. La actuación del trabajador contraviene los «criterios de utilización de los dispositivos digitales» entregados al trabajador donde se establecía «la prohibición de utilizarlos para llamadas personales y privadas, así como el uso personal o no autorizado desde el puesto de trabajo y durante la ejecución de la actividad contratada».