Procedimientos de denuncia mediante canales de denuncias internos y externos

Procedimiento de gestión del canal de denuncias: canales de denuncias internos y externos

A fin de permitir una comunicación efectiva con el personal responsable de tratar denuncias, no solo será necesario que la empresa establezca y utilice canales de fácil acceso, seguros y confidenciales, sino también que permitan el almacenamiento duradero de información para que puedan realizarse nuevas investigaciones. Esto hace recomendable la existencia de canales diferentes a los utilizados para la comunicación interna o con terceros en el curso ordinario de la actividad empresarial. Al mismo tiempo, el denunciante debe poder elegir el canal de denuncia más adecuado en función de las circunstancias particulares del caso.

La protección frente a represalias como medio de salvaguardar la libertad de expresión y la libertad debe otorgarse tanto a las personas que comunican información sobre actos u omisiones en una organización («denuncia interna») o a una autoridad externa («denuncia externa») como a las personas que ponen dicha información a disposición del público, por ejemplo, directamente a través de plataformas web o de redes sociales, o a medios de comunicación, cargos electos, organizaciones de la sociedad civil, sindicatos u organizaciones profesionales y empresariales (Considerando (45) Directiva (UE) 2019/1937).

Siempre que se garantice la confidencialidad de la identidad del denunciante, corresponde a cada entidad jurídica individual del sector privado y público definir el tipo de canales de denuncia que se hayan de establecer, pudiendo incluso externalizase el canal ético. Europa ha impuesto una serie de obligaciones a las empresas —transpuestas por la Ley 2/2023, de 20 de febrero— que configuran lo que trataremos como «obligaciones mínimas para los procedimientos de denuncia por canales internos y externos».

En cualquier caso, el plazo obligatorio para que las empresas cuenten con un canal de denuncias finalizó el 3 de junio de 2023 para las entidades con más de 249 empleados y el 1 de diciembre de 2023 para las que tengan entre 50 y 249 trabajadores en plantilla. (D.T. 2.ª).

 A TENER EN CUENTA. Pueden consultar las 8 claves de obligado conocimiento para implantar un canal de denuncias tras la Ley 2/2023, de 20 de febrero, aquí.

CUESTIÓN

¿Qué situaciones se podrán denunciar por esta vía?

A modo de ej. (STSJ Asturias n.º 2531/2021, de 30 de noviembre y STSJ de Cataluña, rec. 6349/2022, de 7 de marzo del 2023, ECLI:ES:TSJCAT:2023:3188):

- Posibles conductas y comportamientos considerados ilegales en el desempeño del trabajo.

- Presunta gestión lucrativa de recursos de la empresa.

- Situaciones de discriminación o abuso sexual.

- Prácticas de corrupción, robos, fraudes, etc.

Denuncias internas

Se denomina «denuncia interna», la comunicación verbal o por escrito de información sobre infracciones dentro de una entidad jurídica de los sectores privado o público. La denuncia interna es el mejor modo de recabar información de las personas que pueden contribuir a resolver con prontitud y efectividad el conflicto, y, con carácter general, podemos estandarizar que los denunciantes se sienten más cómodos denunciando por canales internos, salvo la existencia de motivos concretos para denunciar por canales externos.

En el caso de entidades jurídicas del sector privado, la obligación de establecer canales de denuncia interna debe guardar proporción con su tamaño y el nivel de riesgo que sus actividades suponen para el interés público. Las empresas con 50 o más trabajadores deben estar sujetas a la obligación de establecer canales de denuncia interna, con independencia de la naturaleza de sus actividades (Considerando (48) de la Directiva (UE) 2019/1937 y art. 10 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero).

Siendo conscientes del coste que esta nueva carga pueda generar en las empresas, la Ley 2/2023 admite que aquellas que, superando la cifra de cincuenta trabajadores cuenten con menos de doscientos cincuenta, puedan compartir medios y recursos para la gestión de las informaciones que reciban, quedando siempre clara la existencia de canales propios en cada empresa.

Los canales deberán permitir la denuncia por escrito o verbalmente, o de ambos modos. La denuncia verbal será posible por vía telefónica o a través de otros sistemas de mensajería de voz y, previa solicitud del denunciante, por medio de una reunión presencial dentro de un plazo razonable (arts. 7-9 de la Directiva (UE) 2019/1937 y art. 5 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero). Igualmente, los procedimientos de denuncia interna deben permitir a entidades jurídicas del sector privado recibir e investigar con total confidencialidad denuncias de los trabajadores de la entidad y de sus filiales, pero también, en la medida de lo posible, de cualquiera de los agentes y proveedores del grupo y de cualquier persona que acceda a la información a través de sus actividades laborales relacionadas con la entidad y el grupo.

Los procedimientos de denuncia interna incluirán:

• Canales para recibir denuncias que estén diseñados, establecidos y gestionados de una forma segura que garantice que la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia esté protegida, e impida el acceso a ella al personal no autorizado.
• Un acuse de recibo de la denuncia al denunciante en un plazo de siete días a partir de la recepción.
• La designación de una persona o departamento imparcial que sea competente para seguir las denuncias, que podrá ser la misma persona o departamento que recibe las denuncias y que mantendrá la comunicación con el denunciante y, en caso necesario, solicitará a este información adicional y le dará respuesta.
• El seguimiento diligente por la persona o el departamento designados.
• El seguimiento diligente cuando así lo establezca el Derecho nacional en lo que respecta a las denuncias anónimas.
• Un plazo razonable para dar respuesta, que no será superior a tres meses a partir del acuse de recibo o, si no se remitió un acuse de recibo al denunciante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia.
• Información clara y fácilmente accesible, sobre el uso de todo canal interno de información que hayan implantado, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión. En caso de contar con una página web, dicha información deberá constar en la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable (art. 10 de la Directiva (UE) 2019/1937 y art. 25 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero).

En el contexto de la denuncia interna de infracciones, informar al denunciante, en la medida de lo jurídicamente posible y de la manera más completa posible, sobre el seguimiento de la denuncia es crucial para generar confianza en la eficacia del sistema de protección de los denunciantes y reducir la probabilidad de que se produzcan nuevas denuncias o revelaciones públicas innecesarias.

El seguimiento y la respuesta al denunciante deben producirse en un plazo razonable, dada la necesidad de abordar con prontitud el problema que sea objeto de denuncia, así como la necesidad de evitar la revelación pública innecesaria de información. El plazo no debe exceder de tres meses, pero podría ampliarse a seis cuando sea necesario debido a circunstancias específicas del caso, en particular la naturaleza y la complejidad del objeto de la denuncia, que puedan justificar una investigación larga.

El seguimiento puede incluir, por ejemplo, la remisión a otros canales o procedimientos cuando la denuncia afecte exclusivamente a los derechos individuales del denunciante, archivo del procedimiento debido a la falta de pruebas suficientes o por otros motivos, puesta en marcha de una investigación interna y, en su caso, a sus resultados y toda medida adoptada para abordar el problema planteado, remisión a una autoridad competente para proseguir la investigación en la medida en que dicha información no afecte a la investigación interna o a los derechos del interesado.

En todos los casos, el denunciante debe ser informado de los avances y el resultado de la investigación. Un plazo razonable para informar al denunciante no debe exceder de tres meses. Cuando todavía se esté considerando el seguimiento apropiado, el denunciante debe ser informado de ello, así como de cualquier otra respuesta que haya de esperar.

En el transcurso de la investigación, debe ser posible pedir al denunciante que proporcione información adicional, aunque no exista ninguna obligación de hacerlo.

CUESTIÓN

¿Es necesario contar con un responsable del sistema interno de información? ¿Quién será en el sector privado?

Sí. El órgano de administración (u órgano de gobierno de cada entidad u organismo) será el competente para la designación, destitución o cese de la persona física responsable de la gestión del sistema.

Este responsable del sistema deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

En el caso del sector privado, el Responsable del Sistema persona física o la entidad en quien el órgano colegiado responsable haya delegado sus funciones, será un directivo de la entidad, que ejercerá su cargo con independencia del órgano de administración o de gobierno de la misma. Cuando la naturaleza o la dimensión de las actividades de la entidad no justifiquen o permitan la existencia de un directivo Responsable del Sistema, será posible el desempeño ordinario de las funciones del puesto o cargo con las de Responsable del Sistema, tratando en todo caso de evitar posibles situaciones de conflicto de interés (art. 8.5 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero).

Denuncias externas

Se denomina «denuncia externa», la comunicación verbal o por escrito de información sobre infracciones ante las autoridades competentes. Este tipo de actuación por parte del denunciante supone una vía alternativa o complementaria a la denuncia interna y la lógica obligación empresarial de facilitar información sobre los procedimientos de denuncia investigados a las autoridades competentes que lo soliciten en virtud de sus competencias administrativas o sancionadoras.

Debe quedar claro que, en el caso de entidades jurídicas del sector privado que no prevean canales de denuncia interna, los denunciantes deben poder informar externamente a las autoridades competentes y dichos denunciantes deben gozar de la protección frente a represalias que contempla la Directiva whistleblowing (Considerando (51)).

La externalización del canal de denuncias supone autorizar a terceros a recibir denuncias de infracciones en nombre de entidades jurídicas de los sectores privado y público. Como hemos dicho, esto será posible siempre que ofrezcan garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto. Dichos terceros pueden ser proveedores de plataformas de denuncia externa, asesores externos, auditores, representantes sindicales o representantes de los trabajadores.

En este caso corresponderá a los Estados miembros velarán por que las autoridades competentes cuenten con canales de denuncia externa independientes y autónomos para la recepción y el tratamiento de la información sobre infracciones, debiendo cumplir con una serie de obligaciones [arts. 10-14 de la Directiva (UE) 2019/1937]:

a) Con prontitud, y en cualquier caso en un plazo de siete días a partir de la recepción de la denuncia, acusar recibo de ella a menos que el denunciante solicite expresamente otra cosa o que la autoridad competente considere razonablemente que el acuse de recibo de la denuncia comprometería la protección de la identidad del denunciante.

b) Seguir las denuncias diligentemente.

c) Dar respuesta al denunciante en un plazo razonable, no superior a tres meses, o a seis meses en casos debidamente justificados.

d) Comunicar al denunciante el resultado final de toda investigación desencadenada por la denuncia, de conformidad con los procedimientos previstos en el Derecho nacional.

e) Transmitir en tiempo oportuno la información contenida en la denuncia a las instituciones, órganos u organismos competentes de la Unión, según corresponda, para que se siga investigando, cuando así esté previsto por el Derecho de la Unión o nacional.

Para que un canal de denuncia externa se considere independiente y autónomo, ha de cumplir todos los siguientes criterios:

a) Se diseñen, establezcan y gestionen de forma que se garantice la exhaustividad, integridad y confidencialidad de la información y se impida el acceso a ella al personal no autorizado de la autoridad competente;

b) Permitan el almacenamiento duradero de información, de conformidad con el art. 18 Directiva (UE) 2019/1937, para que puedan realizarse nuevas investigaciones.

Los canales de denuncia externa permitirán denunciar por escrito y verbalmente. La denuncia verbal será posible por vía telefónica o a través de otros sistemas de mensajería de voz y, previa solicitud del denunciante, por medio de una reunión presencial dentro de un plazo razonable.

En nuestro país, los arts. 16-24 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, regulan la comunicación a través del canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. o a través de las autoridades u órganos autonómicos.

Toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023. La denuncia externa se configura de forma paralela a una posible comunicación previa a través del correspondiente canal interno.

El informante tendrá las siguientes garantías en sus actuaciones ante la A.A.I. (art. 21 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero):

1.º Decidir si desea formular la comunicación de forma anónima o no anónima; en este segundo caso se garantizará la reserva de identidad del informante, de modo que esta no sea revelada a terceras personas.

2.º Formular la comunicación verbalmente o por escrito.

3.º Indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro donde recibir las comunicaciones que realice la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. a propósito de la investigación.

4.º Renunciar, en su caso, a recibir comunicaciones de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.

5.º Comparecer ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., por propia iniciativa o cuando sea requerido por esta, siendo asistido, en su caso y si lo considera oportuno, por abogado.

6.º Solicitar a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. que la comparecencia ante la misma sea realizada por videoconferencia u otros medios telemáticos seguros que garanticen la identidad del informante, y la seguridad y fidelidad de la comunicación.

7.º Ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal.

8.º Conocer el estado de la tramitación de su denuncia y los resultados de la investigación

RESOLUCIÓN RELEVANTE

STSJ Asturias n.º 63/2021, de 19 de enero de 2021, ECLI:ES:TSJAS:2021:37

Se considera nula (al atentar contra la libertad de expresión) la modificación de condiciones de trabajo consistente en un cambio de centro de trabajo tras manifestaciones de un trabajador en Facebook expresando quejas relacionadas con medidas COVID como la falta de entrega de EPIS por parte de su empresa.

Canal de denuncias y protección frente al acoso sexual y del acoso por razón de sexo

Se hace constar en la Directiva (UE) 2019/1937, que los canales de denuncia deben permitir que las personas denuncien por escrito y que lo puedan hacer por correo, a través de un buzón físico destinado a recoger denuncias o a través de una plataforma en línea, ya sea en la intranet o en internet, o que denuncien verbalmente, por línea de atención telefónica o a través de otro sistema de mensajería vocal, o ambos. Los procedimientos de denuncia interna deben permitir a entidades jurídicas del sector privado recibir e investigar con total confidencialidad denuncias de los trabajadores de la entidad y de sus filiales, pero también, en la medida de lo posible, de cualquiera de los agentes y proveedores del grupo y de cualquier persona que acceda a la información a través de sus actividades laborales relacionadas con la entidad y el grupo (STS n.º 35/2020, de 6 de febrero, ECLI:ES:TS:2020:272).

Por ello, a pesar de que la Directiva comunitaria se centra en idear un canal de denuncias dentro de un modelo de prevención de riesgos penales en los que pudiera incurrir la empresa, refiriéndose a términos como «coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo» como posibles represalia a evitar tras la denuncia, nada impide, bien de manera específica –con una dirección de correo concreta, o permitiendo mediante una aplicación indicar esta situación por ejemplo–, que las distintas herramientas o canales de denuncia habilitados dispusiesen de procedimientos específicos para la gestión de situaciones discriminatorias o lesivas de los derechos de las personas trabajadoras. Procedimientos donde el protocolo para la prevención y el tratamiento del acoso sexual y/o por razón de sexo jugará un aspecto decisivo tanto para evitar posibles perjuicios a la organización como para la protección integral de las víctimas.

No debemos olvidar que la finalidad de los canales de denuncia no es otra que regular un ámbito de seguridad para que las personas (incluidas las víctimas de acoso sexual o acoso por razón de sexo) informen acerca de los incumplimientos relacionados con los principios y valores recogidos en los códigos éticos de las organizaciones.

En relación con el acoso sexual y el canal de denuncias externo, la Ley orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, la Ley Orgánica 10/2022, de 6 de septiembre, de garantía integral de la libertad sexual y múltiples normas de las distintas comunidades autónomas reguladoras de la igualdad prescriben que las administraciones públicas deben arbitrar procedimientos específicos para prevenir y para dar curso a las denuncias o reclamaciones que puedan formular las personas que hayan sido objeto de acoso (a modo de ejemplo, artículo 5 de la Ley 17/2015, de 21 de julio).