Obligaciones registrales de los autónomos

Obligaciones de llevanza de libros

El artículo 25.1 del Código de Comercio señala que:

«Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario».

Los libros, entre otros requisitos, deberán llevarse con claridad, exactitud, por orden de fechas, sin raspaduras ni tachaduras, reflejando las anotaciones en euros, etc.

Dentro de las obligaciones relativas a la llevanza de libros se deben distinguir entre aquellos autónomos considerados como empresarios de aquellos considerados profesionales por el Real Decreto Legislativo 1175/1990, de 28 de septiembre, por el que se aprueban las tarifas y la instrucción del Impuesto sobre Actividades Económicas (tarifas del IAE). Además, en función de la modalidad del método de estimación directa, normal o simplificada, se determinan también diferentes obligaciones.

Así, en relación con el IRPF, los libros registro que debe llevar el autónomo dependen de la actividad que realice y del régimen que utilice para determinar el rendimiento.

a) Actividades empresariales que desarrollen actividad mercantil en estimación directa normal

Para los autónomos comprendidos dentro de este apartado será obligatoria la llevanza de la contabilidad conforme al Plan General Contable y normativa de desarrollo.

b) Actividades empresariales que no desarrollen actividad mercantil en estimación directa

Los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales que no tengan carácter mercantil, de acuerdo con el Código de Comercio, estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:

• Libro registro de ventas e ingresos.
• Libro registro de compras y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.

c) Actividades empresariales que desarrollen actividad mercantil en estimación directa simplificada

En estos casos, las obligaciones registrales de los autónomos serán:

• Libro registro de ventas e ingresos.
• Libro registro de compras y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.

c) Actividades profesionales en estimación directa o directa simplificada

Tiene obligación de llevar, al menos, los siguientes registros:

• Libro registro de ingresos.
• Libro registro de gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

d) Empresarios o profesionales en estimación objetiva

Cuando los empresarios o profesionales determinen el rendimiento neto por estimación objetiva, cumpliéndose los requisitos para ello, se determina que deberán llevar los siguientes registros:

• Libro registro de bienes de inversión (únicamente los contribuyentes que deduzcan amortizaciones).
• Libro registro de ventas e ingresos (únicamente los titulares de actividades cuyo rendimiento neto se determinen función del volumen de operaciones, es decir, titulares de actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales).

En este caso, además de llevar los libros citados, el autónomo deberá conservar:

• Las facturas emitidas numeradas por fechas y agrupadas por trimestres
• Las facturas y justificantes de otro tipo recibidos
• Los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados.

Además, los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, deben registrar sus operaciones relativas a dicho impuesto dentro de los plazos establecidos para la liquidación y pago del mismo. La contabilidad deberá permitir determinar con precisión el importe total del IVA repercutido a sus clientes y el importe total del impuesto soportado en la adquisición de bienes y servicios a sus proveedores.

Con carácter general, los libros registro del IVA que debe llevar el autónomo son los siguientes:

• Libro registro de facturas expedidas.
• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Los libros se pueden llevar por medios electrónicos o informáticos conservando los ficheros y programas que sirvan de soporte. Los libros registro de IRPF pueden ser compatibles con los de IVA, añadiendo para ello los datos necesarios. Tal y como señala la AEAT, llevarlos conjuntamente no supone tener que cumplir requisitos adicionales a los que se exigen si los llevas por separado.

En todo caso, durante el plazo de prescripción de los diferentes impuestos, los empresarios deberán conservar los justificantes, facturas y demás documentos que acrediten las operaciones, rentas, gastos, ingresos reducciones y deducciones reflejados en tus declaraciones.