Los actos no presenciales en la Administración de Justicia

Los actos y servicios no presenciales en la Administración de Justicia

La regulación de los actos y servicios no presenciales en la Administración de Justicia la encontramos en el título IV del libro primero del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, en los artículos que van del 59 al 68, y se encuentra dividida a su vez en 4 capítulos:

• CAPÍTULO I. Actuaciones judiciales y actos y servicios no presenciales.
• CAPÍTULO II. La emisión de las actuaciones celebradas por medios electrónicos.
• CAPÍTULO III. Protección de datos de las actuaciones recogidas en soporte audiovisual.
• CAPÍTULO IV. Seguridad de los entornos remotos de trabajo.

Con el Real Decreto-ley se pretende generalizar los actos y servicios no presenciales, aprovechando el impulso que tuvieron los mismos a raíz de la pandemia por COVID-19, recogiendo la norma la previsión de que también puedan realizarse de manera no presencial actos gubernativos y servicios no estrictamente jurisdiccionales.

En este título IV se definen los conceptos de puntos de acceso seguros y de lugares seguros, desde los que se podrá intervenir por medios telemáticos, considerando como tales a las oficinas judiciales.

Las actuaciones judiciales y los actos y servicios no presenciales

Cuando la ciudadanía lo solicite, la atención a la misma se realizará mediante presencia telemática, por videoconferencia, o mediante otros sistemas similares. Para ello el Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, estableciendo distintos requisitos:

• Que así lo interese el ciudadano.
• Que sea posible en función de la naturaleza del acto o información requerida.
• Que se cumpla la normativa aplicable en materia de protección de datos.
• Se requiere la participación del ciudadano desde un punto de acceso seguro.

CUESTIÓN

¿Los profesionales también pueden solicitar actuar mediante presencia telemática?

Sí, tal y como se establece en el art. 59.2 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre: «La atención a los y las profesionales podrá también realizarse por presencia telemática o videoconferencia, siempre de conformidad con estos».

Por parte de la Administración de Justicia deben ofrecerse dos garantías:

• En primer lugar, el personal al servicio de la Administración de Justicia garantizará que la gestión de las citas para la atención telemática se lleve a cabo a través de un sistema que otorgue seguridad jurídica al proceso de atención y garantice la encriptación e integridad de las comunicaciones.
• Y, en segundo lugar, las administraciones con competencias en Justicia garantizarán la interoperabilidad y compatibilidad de los distintos sistemas que posibiliten la presencia telemática y la videoconferencia que se utilicen en cada uno de los ámbitos territoriales de prestación del servicio público de Justicia.

Los intervinientes en una videoconferencia deberán identificarse al inicio del acto, y para ello la persona que dirija el acto o actuación (juez/a, magistrado/a, MF, o LAJ) adoptará las disposiciones oportunas para ello o, en su caso, el funcionario público que provea el servicio será el encargado de asegurar que los intervinientes se identifiquen al inicio.

Tanto la ciudadanía, como los profesionales podrán tener acceso a aquellas actuaciones judiciales y procesales celebradas por videoconferencia en las que sean parte o en las que tengan un interés legítimo y directo, debiendo realizarse el acceso preferentemente a través de identificación electrónica, que deberá ser previa o simultánea al momento de cada actuación y específica para la misma.

CUESTIONES

1. ¿Puede exceptuarse los dispuesto para la identificación en las videoconferencias?

Sí, el art. 60.3 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, recoge que podrá exceptuarse cuando se trate de testigos o peritos protegidos, agentes de policía, agentes de policía encubiertos, o cualquier otra persona cuya identidad debe ser preservada conforme a lo establecido en la ley.

2. ¿Podrán utilizarse sistemas o aplicaciones que alteren o distorsionen la imagen y el sonido?

No, salvo excepciones relativas a la salvaguarda de la identidad en los casos regulados en el art. 60.3 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre.

La identidad de las personas que intervienen en las actuaciones realizadas por procedimientos electrónicos será comprobada por la oficina judicial o fiscal, a través de los datos básicos de identificación que hayan sido aportados previamente por ellas.

A TENER EN CUENTA. Se recoge expresamente en la norma de referencia que los intervinientes en una videoconferencia tendrán que observar las mismas normas de decoro, vestimenta y respeto exigidas para las actuaciones realizadas presencialmente.

Si en una actuación realizada por videoconferencia se exigiese la firma del interviniente, deberá requerirse, de manera general:

• La verificación previa de la información a firmar por parte de la persona interviniente.
• La autenticación de la persona interviniente.

Es importante destacar la regulación de los efectos de las actuaciones realizadas por videoconferencias que contiene el art. 61 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, que comienza estableciendo que cuando se incumplan los requisitos señalados para las videoconferencias no se entenderá por sí solo que la actuación carece de efectos procesales o jurídicos, ni conlleva la ineficacia o nulidad de la misma.

En el caso de que se impugne la identificación o la firma realizada en la videoconferencia, la Administración competente deberá comprobar que la misma cumple todos los requisitos y condiciones establecidos, y si es así, se presumirá la autenticidad de la identificación, debiendo la parte que formuló la impugnación asumir las costas, gastos y derechos que se hayan originado. Si, por el contrario, las comprobaciones ofrecen un resultado negativo, o cuando a pesar de ofrecer un resultado positivo el impugnante mantiene la impugnación, el juez o tribunal competente tendrá que resolver motivadamente, tras haber dado audiencia a las partes.

Los puntos de acceso seguro

El Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, dedica su artículo 62 a especificar cuáles son los puntos de acceso seguros y los lugares seguros, remitiéndose a la normativa del Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica, pero marcando unos mínimos que deben de cumplirse. Así, dispone que, serán puntos de acceso seguro los dispositivos y sistemas de información que como mínimo cumplan los siguientes requisitos:

• Que permitan la transmisión segura de las comunicaciones y la protección de la información.
• Que permitan y garanticen la identificación de los intervinientes.
  
• Que cumplan los requisitos de integridad, interoperabilidad, confidencialidad y disponibilidad de lo actuado.
  

En cuanto a los lugares seguros los requisitos que deberán reunir como mínimo son:

• Disponer de dispositivos y sistemas que tengan la condición de punto de acceso seguro.
• Garantizar la comprobación de la identidad de los intervinientes y la autonomía de su intervención.
  
• Asegurar todas las garantías del derecho de defensa, inclusive la facultad de entrevistarse reservadamente con el abogado/a.
  
• Disponer de medios que permitan la digitalización de documentos para su visualización por videoconferencia.
  

Además, el Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, contiene un listado de lugares que en todo caso serán considerados lugares seguros, y en el que figuran los siguientes:

• La oficina judicial correspondiente al tribunal competente, o cualquier otra oficina judicial o fiscal, y las oficinas de justicia en el municipio.
• Los registros civiles, para actuaciones relacionadas con su ámbito.
• El Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses y los Institutos de Medicina Legal, para la intervención de los médicos forenses, facultativos, técnicos y ayudantes de laboratorio.
• Las sedes de las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado, para la intervención de sus miembros.
• Las sedes oficiales de la Abogacía del Estado, del servicio jurídico de la Administración de la Seguridad Social y de los servicios jurídicos de las Comunidades Autónomas, para la intervención de los miembros de tales servicios.
• Los centros penitenciarios, órganos dependientes de Instituciones Penitenciarias, centros de internamiento de extranjeros y centros de internamiento de menores, para las personas internas y funcionarios públicos.
• Cualesquiera otros lugares que se establezcan por reglamento de aplicación en todo el territorio del Estado, previo informe favorable del Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica.

CUESTIÓN

¿Pueden los jueces celebrar por videoconferencia actuaciones no jurisdiccionales?

Sí, esta posibilidad se regula en el art. 64 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, en el que se recoge que las actuaciones en las que intervengan jueces, magistrados, LAJ, o el Ministerio Fiscal podrán realizarse tanto de forma presencial como por videoconferencia, o cualquier otro sistema que permita la reproducción de sonido e imagen. Además, también regula la posibilidad de que las juntas de jueces y las salas de gobierno realicen sus actuaciones de forma telemática.

Como un punto relevante a tener en cuenta hay que destacar la regulación que se realiza de las salas de vistas virtuales (art. 65 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre). Por salas de vistas virtuales se entienden aquellas generadas en el medio digital, que disponen de los mismos medios de grabación, seguridad e integración con el expediente judicial electrónico que las salas de vistas presenciales o físicas, pero que no necesitan de espacios físicos especiales, y que permiten su uso de manera independiente al de las salas presenciales. La forma y requisitos de su uso deberá establecerse mediante normas reglamentarias.

En el anexo de la Guía para la celebración de actuaciones judiciales telemáticas del Consejo General del Poder Judicial, realizada en 2021 a raíz de la pandemia por COVID-19, ya se mencionaba a estas salas virtuales, destacando que simulan una sala física en el mundo virtual, recomendando que las mismas ofrezcan facilidades como:

• Antesalas o «salas de espera» para garantizar que en cada momento solo estén conectadas las personas autorizadas.
• Invitaciones para conectarse. 
• Posibilidad para silenciar a los asistentes. 
• Posibilidad de expulsar a algún asistente.
• Presentación de documentos. 
• Garantizar el acceso a canales de comunicación privados para cada parte y para el tribunal.
• Visualización en tamaño grande de la persona que habla y del resto en pequeño tamaño.
• Compartición de nombres completos y contactos de todos los participantes antes de iniciarse la audiencia. 
• Chat para la propuesta de preguntas o la canalización de mensajes de los participantes. 

Además en el mentado anexo, que recordemos que data de 2021, es decir, es anterior al Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, se recogía que en virtud del art. 226.3 de la LOPJ, y considerando que en su mayoría se trata de «videoconferencias de baja calidad» no podrían utilizarse para declaraciones, interrogatorios, testimonios, careos, exploraciones, informes y ratificación de los periciales, ya que en estos casos sería necesario acudir a videoconferencias de calidad, ya que al ser imposible garantizar la incomunicación de testigos en las videoconferencias de baja calidad, su comparecencia remota sólo sería viable con videoconferencias de calidad y siempre que el testigo declare en una sede oficial en la que un fedatario garantice la intangibilidad o no contaminación de la fuente de prueba.

Por el contrario, podrían utilizarse estas salas virtuales para las siguientes actuaciones:

• Actuaciones internas como las deliberaciones del tribunal.
• Actuaciones externas con la intervención exclusiva de operadores jurídicos, o con intervención de ciudadanos cuando el tribunal considere que se cumplen las garantías necesarias.

La emisión de las actuaciones celebradas por medios electrónicos

En el caso de que los actos de juicio, vistas u otras actuaciones hayan de practicarse en audiencia pública, si se celebrasen con participación telemática de todos los intervinientes, deberán retransmitirse públicamente, en los términos que establezca el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica.

Los sistemas de información y comunicación podrán establecer diferentes niveles de seguridad y acceso del público a la retransmisión.

CUESTIONES

1. ¿Puede acordarse la no retransmisión de estas actuaciones en las que todos los intervinientes participen telemáticamente?

Sí, el art. 66.1 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, en su párrafo tercero, recoge esta posibilidad de que el juez o tribunal acuerde la no retransmisión en los siguientes supuestos:

• En los casos previstos en el art. 138.2 de la LEC, es decir, cuando ello sea necesario para la protección del orden público o de la seguridad nacional en una sociedad democrática, o cuando los intereses de los menores o la protección de la vida privada de las partes y de otros derechos y libertades lo exijan o en la medida en la que el tribunal lo considere estrictamente necesario, cuando por la concurrencia de circunstancias especiales la publicidad pudiera perjudicar a los intereses de la justicia.
• En los casos del art. 681.1 de la LECrim (cuando así lo exijan razones de seguridad u orden público, o la adecuada protección de los derechos fundamentales de los intervinientes, en particular, el derecho a la intimidad de la víctima, el respeto debido a la misma o a su familia, o resulte necesario para evitar a las víctimas perjuicios relevantes que, de otro modo, podrían derivar del desarrollo ordinario del proceso).
• En cualquier otro caso en el que la ley procesal permita la restricción de la publicidad.

Cuando alguno de los intervinientes intervenga físicamente, o cuando la publicidad se garantice mediante el acceso abierto a la sala de vistas, el juez o tribunal podrá acordar la no retransmisión tanto en los casos anteriormente enumerados, como en los casos en los que lo considere estrictamente necesario en atención a las circunstancias concurrentes.

2. ¿Puede restringirse la presencia de los medios de comunicación?

Sí, el art. 66.3 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, establece que: «(...) en el ámbito penal, de acuerdo con el artículo 682 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal, el juez o tribunal, previa audiencia de las partes, podrá restringir la presencia de los medios de comunicación audiovisuales en las sesiones del juicio y establecer limitaciones a las grabaciones y toma de imágenes, a la publicidad de informaciones sobre la identidad de las víctimas, de los testigos o peritos o de cualquier otra persona que intervenga en el juicio».

El listado de los actos de juicio, vistas y audiencias que se celebrarán cada órgano judicial, y la forma de acceder a los mismos, se publicará en las sedes judiciales electrónicas.

A TENER EN CUENTA. Las actuaciones orales que se celebren antes los LAJ también deben de respetar lo establecido anteriormente.

Protección de datos de las actuaciones recogidas en soporte audiovisual

Las actuaciones judiciales realizadas telemáticamente tienen que respetar la normativa vigente en materia de protección de datos.

Se recoge expresamente en el Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, que, tanto en las actuaciones judiciales telemáticas, como en los servicios no presenciales, no estará permitido que las partes, intervinientes o cualquier otra persona que tenga acceso a dicha actuación puedan grabar, tomar imágenes o utilizar cualquier otro medio que permita una posterior reproducción del sonido y/o de la imagen. 

Además, también se señala que no podrán utilizarse para fines distintos de los jurisdiccionales, las grabaciones a las que cualquier persona haya tenido acceso con motivo de un procedimiento judicial.

Cuando se incumplan estas obligaciones, el juez o tribunal podrá imponer motivadamente una multa que irá de 180 a 60.000 €, independientemente de las sanciones que correspondan si la actuación constituyera una infracción a la normativa sobre protección de datos de carácter personal, y de las responsabilidades administrativas, civiles o penales.

CUESTIÓN

¿Qué aspectos se tendrán en cuenta a la hora de imponer estas sanciones?

Para la imposición de estas sanciones se tendrán en cuenta:

• La intencionalidad.
• El perjuicio real causado a la Administración o a los ciudadanos.
• La reiteración o reincidencia.

Seguridad de los entornos remotos de trabajo

Con relación a los entornos remotos de trabajo comienza el art. 68 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, definiendo los mismos como espacios de trabajo que cumplen los requisitos de seguridad, interoperabilidad y capacidad en la gestión y permiten la prestación del servicio público de Justicia mediante la utilización de nuevas tecnologías, independientemente de si la prestación del servicio se realiza de forma presencial.

Estos entornos remotos de trabajo deberán:

• Disponer, de acuerdo con la normativa que sea de aplicación, de las medidas de seguridad adecuadas que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de la información gestionada en los mismos.
• Cumplir las condiciones de uso y seguridad que se consideren por la administración competente.

A TENER EN CUENTA. Los requisitos mínimos que las administraciones públicas con competencias en Justicia deben de garantizar en relación con los entornos remotos de trabajo se fijarán en el Esquema Nacional de Seguridad y el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad.