Libros de contabilidad y otros documentos

La normativa contable y fiscal obliga a los empresarios a llevar los registros de las empresas en unos documentos denominados Libros de Contabilidad, a saber los siguientes:

• Libro de Inventarios  y Cuentas Anuales.
• Libro Diario.
• Libro de Actas.
• Libro de Socios.
• Libro de Acciones Nominativas, para  sociedades anónimas y Comanditarias por acciones.
• Libro Mayor, en la actualidad no es un libro obligatorio pero su llevanza es inevitable si queremos conocer  el saldo y los movimientos de cada elemento patrimonial de la empresa.
• Libro de Registro de Contratos del Socio Único en las sociedades unipersonales.

Los libros han de llevarse en forma escrita, pudiendo utilizar procedimientos mecanizados (por ejemplo, contabilidad informatizada), debiendo estar valoradas todas las partidas en euros.

Los libros han de ser legitimados en el Registro Mercantil correspondiente; si la empresa cambiase de domicilio, seguiría siendo válida la legalización efectuada por el registro originario.

La legalización puede realizarse antes de la utilización de los libros, que se presentarán encuadernados, foliados y en blanco, para que en el primer folio se ponga una diligencia y en todas las hojas el sello del registro; o a posteriori, si en el proceso contable se emplean hojas sueltas, que después se encuadernarán, debiendo legitimarse antes de que transcurran cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio (art. 26 de Código de Comercio ).

Los libros han de conservarse, junto con los documentos y justificantes, debidamente ordenados, durante seis años contados a partir del último asiento, obligación que perdura aun cuando cese la actividad empresarial, fallezca el empresario o se disuelva la sociedad (art. 30 de Código de Comercio ).

En el Libro Diario se registrarán cronológicamente todas las operaciones realizadas por la empresa, pudiendo efectuarse en él anotaciones que resuman operaciones realizadas en un plazo no superior al mes, cuyo detalle se registrará en otros libros. Ver consulta BOICAC nº BIB-291.

Los asientos se registrarán sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras, debiendo efectuarse los apuntes oportunos en cuanto se conozcan los errores u omisiones cometidos.

El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el inventario de apertura; al menos, una vez al trimestre se efectuará el balance de comprobación de sumas y saldos y una vez al año el inventario y las cuentas anuales (art. 28 de Código de Comercio ).

La realización del Inventario, cuyo resultado puede recogerse, junto con las cuentas anuales, en un mismo libro o bien en otro individualizado, comparará la información ofrecida por la contabilidad y la verdadera situación económica de la empresa, comprobada mediante el recuento físico y la valoración de cada uno de los elementos contabilizados.

A excepción de las Cuentas Anuales, los registros contables serán secretos (art. 32 de Código de Comercio ), salvo en ciertos casos previstos legalmente o cuando el empresario lo juzgue conveniente.

El Libro de Acciones Nominativas,  es obligatorio para sociedades Anónimas y Comanditarias por acciones.

El Libro de Socios, es propio de las sociedades de responsabilidad limitada y en él se anotarán  las circunstancias  personales, las participaciones sociales que cada socio posea y las variaciones  que se produzcan.

El Libro Registro de Contratos del Socio Único, registra los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad, para las sociedades unipersonales.

Existen otros libros de carácter auxiliar, obligatorios desde la perspectiva fiscal, concretamente para el IS y para el IVA, como son los libros de compras, ventas y rendimientos, cobros y pagos y gastos, registros de facturas emitidas y recibidas y de bienes de inversión. Ver consulta BOICAC nº BIB-294.

Además de los libros y documentos que hemos citado, existen otros que son de carácter voluntario, o que sólo son obligatorios para determinados empresarios.

Entre los voluntarios podemos citar:

•  Los Libros de Almacenes. Son libros y documentos empleados para el control de las existencias de los almacenes.
•  Los Libros de Caja o Bancos. Son los libros y documentos empleados para el control del saldo de tesorería en Caja y Bancos.
•  Los Balances de Sumas y Saldos, o Balances de Comprobación.

Entre los libros y documentos obligatorios podemos citar:

• Los Libros de Actas en las sociedades mercantiles.
• Los Libros Registro de Socios en determinadas sociedades.
• Los libros y documentos exigidos por la normativa fiscal.

Profesionales por cuenta propia.

Si nos encontramos en estimación directa simplificada del IRPF, deberá llevar Libros Fiscales, sin ser necesaria la llevanza de los de comercio: libros de facturas emitidas, libro de facturas recibidas, libros registro de bienes de inversión.

Empresarios individuales.

Si nos encontramos en estimación directa y nos dedicamos a una actividad industrial, comercial o de servicios, los libros obligatorios serán: el libro diario, el inventario y las cuentas anuales.

En el caso de empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Directa Simplificada del IRPF:

• Libro registro de ventas e ingresos.
• Libro registro de compras y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.

Empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Objetiva del IRPF: no están obligados a llevar ningún libro, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones. No obstante, si aplican deducciones por amortizaciones, debe llevar un libro de registro de Bienes de Inversión.

Sociedades Limitadas.

• Libro diario.
• Libro Mayor.
• Libro facturas emitidas.
• Libro de socios.
• Libro de Actas.
• Inventario.
• Cuentas Anuales.

Libros oficiales obligatorios: el Diario, el de Inventario y Cuentas Anuales, el de Acciones Nominativas y el de Actas.