La tramitación electrónica de los procedimientos judiciales

Disposiciones generales de la tramitación electrónica

El Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, en el título III del libro primero establece la tramitación electrónica de los procedimientos judiciales. Para lograr esta tramitación electrónica íntegra de los procedimientos los sistemas de información y comunicación permitirán conservar traza de cualquier acceso, creación, modificación o borrado de información del ámbito jurisdiccional para todo el personal interviniente.

El principio general que rige en esta materia es la orientación al dato. La gestión de los datos facilitará la interoperabilidad de los sistemas, la búsqueda y análisis de los datos, la anonimización y seudonimización, la elaboración de cuadros de mando, la gestión de documentos y su transformación, la publicación de información en portales de datos abiertos, la producción de actuaciones automatizadas, asistidas y proactivas, la utilización de sistemas de inteligencia artificial para la elaboración de políticas públicas, y la transmisión de los datos conforme a lo que se determine.

El Real Decreto-ley establece una serie de actuaciones que deben quedar registradas en los sistemas de información y comunicación empleados por la Administración de Justicia, debiendo registrar, al menos, las siguientes actuaciones de tratamiento.

• Recogida.
• Alteración.
• Consulta.
• Comunicación, incluidas las transferencias.
• Combinación o supresión.

A TENER EN CUENTA. El art. 31.1 del Real Decreto- ley 6/2023, de 19 de diciembre, señala el mínimo de actuaciones que deben registrarse, pero es posible que también se registren otras actividades distintas a las previstas en el precepto.

En la conservación de los registros por medio de los sistemas de información y comunicación de la Administración de Justicia deberá cumplirse en todo caso la normativa relativa a la protección de datos.

CUESTIÓN

¿Qué información deben aportar estos registros?

Los registros harán posible determinar:

• La justificación.
• Fecha y hora de las operaciones.
• Persona que realiza la consulta o comunicación de los datos personales.
• Identidad de los destinatarios de estos datos.

Este registro debe hacerse aplicable a cualquier interacción con el sistema lo que incluirá: al personal en labores de administración, mantenimiento y soporte de los sistemas de información o de inspección de los sistemas, así como a las actuaciones automatizadas y al personal de los centros de atención y soporte a usuarios de las administraciones públicas.

Todo acceso a los sistemas de información por los motivos señalados en el párrafo anterior o por cualquier otra finalidad extraña o ajena del acceso ordinario que se realice a los fines del ejercicio de la actividad jurisdiccional y de la tramitación de los procedimientos judiciales, así como de las actuaciones que se realicen en el ejercicio de la defensa técnica o de la representación procesal, requerirá de autorización previa del letrado de la Administración de Justicia.

El art. 31. 4 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, establece que «Cualquier acceso a los sistemas de información por los órganos competentes dependientes del Consejo General del Poder Judicial, de la Fiscalía General del Estado y del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, requerirá la puesta en conocimiento de la Administración prestacional del servicio, que deberá facilitar el acceso para el cumplimiento de las funciones de inspección y control establecidas en las leyes y su normativa de desarrollo».

El art. 32 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, señala que la presentación de escritos y documentos, los actos de comunicación, la consulta de expedientes judiciales o de su estado de tramitación, así como cualesquiera otras actuaciones y todos los servicios prestados por la Administración de Justicia se llevarán a cabo por medios electrónicos. Estos medios también se emplearán para realizar:

• Las comunicaciones.
• El traslado de expedientes judiciales electrónicos, documentos y datos.
• Todo intercambio de información, entre órganos y oficinas judiciales y fiscales y demás órganos, administraciones e instituciones.

A TENER EN CUENTA. Las personas físicas que no actúen representadas por procurador quedan exceptuadas de emplear los medios electrónicos, pudiendo elegir en todo momento si optan por su utilización. Lo anterior se entiende sin perjuicio de que hay supuestos en los que expresamente puedan estar obligadas a relacionarse a través de tales medios.

En cualquier caso, la gestión electrónica de los procedimientos judiciales respetará el cumplimiento de los requisitos formales y materiales establecidos en las normas procesales. Con este fin las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la gestión por medios electrónicos de los procedimientos deberán garantizar:

• Control de los tiempos y plazos.
• Identificación del órgano u oficina responsable del procedimiento.
• Tramitación ordenada de los expedientes.
• Facilitarán la simplificación y publicidad de los procedimientos.

CUESTIÓN 

¿Cómo se realiza la remisión de expedientes administrativos?

La remisión de expedientes administrativos por las distintas Administraciones y organismos públicos se realizará a través de las herramientas de remisión telemática de expedientes administrativos puestas a su disposición.

Inicio del procedimiento por medios electrónicos

En la iniciación del procedimiento debemos distinguir entre los procesos que se inician por un profesional y aquellos en los que es el propio ciudadano el que inicie el procedimiento. Esta distinción nace de la exención prevista en el art. 32.1 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, relativa al usos de los medios electrónicos por las personas físicas, el mentado precepto establece:

«(...) Se exceptúa de lo anterior a las personas físicas que, conforme a las leyes procesales, no actúen representadas por Procurador. En estos casos, las personas físicas podrán elegir, en todo momento, si se comunican con la Administración de Justicia a través de medios electrónicos o no, salvo en aquellos supuestos en los que expresamente estén obligadas a relacionarse a través de tales medios».

Es por ello que el art. 33 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, al regular el inicio del procedimiento por medios electrónicos, señala la obligación de presentar la demanda, así como otros escritos, por vía telemática respecto a los profesionales. Así mismo señala que éstos en el escrito principal emplearán la firma digital que se establece en el propio Real Decreto-ley.

Sin embargo, en los casos en que sea el ciudadano quien da inicio al procedimiento podrá hacerlo por dos vías:

• Por medios electrónicos. En este caso se pondrá a disposición de los interesados, en la sede judicial electrónica, los correspondientes modelos o impresos normalizados. Estos documentos deben ser accesibles sin otras restricciones tecnológicas que las estrictamente derivadas de la utilización de estándares y criterios de comunicación y seguridad aplicables de acuerdo con las normas y protocolos nacionales e internacionales.
• Presentación en papel. Si el ciudadano opta por la presentación en papel se procederá a su digitalización por la sección correspondiente del servicio común procesal que tenga atribuidas dichas funciones.

 A TENER EN CUENTA. Todo escrito iniciador del procedimiento deberá ir acompañado de un formulario normalizado debidamente cumplimentado en los términos que se establezcan por el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica (art. 33.4 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre). Dicho formulario según indica la página del CTEAJE se encuentra en elaboración.

Tramitación orientada al dato

Los sistemas de información y comunicación asegurarán la entrada, incorporación y tratamiento de la información en forma de metadatos, conforme a esquemas comunes, y en modelos de datos comunes e interoperables que posibiliten, simplifiquen y favorezcan los siguientes fines:

• La interoperabilidad de los sistemas informáticos a disposición de la Administración de Justicia.
• La tramitación electrónica de procedimientos judiciales.
• La búsqueda y análisis de datos y documentos para fines jurisdiccionales y organizativos.
• La búsqueda y análisis de datos para fines de estadística.
• La anonimización y seudonimización de datos y documentos.
• El uso de datos a través de cuadros de mandos o herramientas similares, por cada Administración Pública en el marco de sus competencias.
• La gestión de documentos.
• La autodocumentación y la transformación de los documentos.
• La publicación de información en portales de datos abiertos.
• La producción de actuaciones judiciales y procesales automatizadas, asistidas y proactivas, de conformidad con la ley.
• La aplicación de técnicas de inteligencia artificial para los fines anteriores u otros que sirvan de apoyo a la función jurisdiccional, a la tramitación, en su caso, de procedimientos judiciales, y a la definición y ejecución de políticas públicas relativas a la Administración de Justicia.
• La transmisión de datos entre órganos judiciales, administraciones públicas y asimismo con los ciudadanos y ciudadanas o personas jurídicas, de acuerdo con la ley.
• Cualquier otra finalidad legítima de interés para la Administración de Justicia.

El art. 36 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, prevé la creación de una plataforma de interoperabilidad de datos a través de la cual las Administraciones públicas con competencias en materia de Administración de Justicia puedan intercambiar y utilizar la información. 

Con el fin de agilizar los procesos judiciales y de una mayor eficiencia procesal, las Administraciones impulsarán los intercambios a través de la plataforma de interoperabilidad. Para ello desarrollarán las actuaciones oportunas, entre las que podrá estar la suscripción de convenios con entidades de derecho público o sujetos de derecho privado.

A TENER EN CUENTA. La plataforma de interoperabilidad de datos deberá ser plenamente interoperable con la Plataforma de Intermediación de Datos de la Administración General del Estado, cuando los datos sean necesarios para la tramitación de alguna administración.

Así mismo, el art. 37 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, establece que la Administración de Justicia dispondrá de sistemas de intercambio masivo de información. Estos sistemas podrán estar sujetos a condiciones especiales de servicio, incluso horarias, a fin de evitar la saturación del sistema o por otras razones de eficiencia tecnológica.

CUESTIÓN

El uso de los sistemas de intercambio masivo ¿es obligatorio?

Para determinar la obligatoriedad de su uso debemos diferenciar:

• El uso será voluntario para las personas físicas.
• Será obligatorio para:
• Personas jurídicas.
• Entidades sin personalidad jurídica a las que la ley reconozca capacidad para ser parte.
• Colectivos de personas físicas.
• Profesionales de la abogacía, procura y graduados sociales.

Documento judicial electrónico

En este punto es preciso delimitar algunos conceptos esenciales:

• Documento judicial electrónico: tendrá la consideración de documento judicial electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad y en las normas que lo desarrollan, y que haya sido generada, recibida o incorporada al expediente judicial electrónico por la Administración de Justicia en el ejercicio de sus funciones, con arreglo a las leyes procesales.
• Documento público: tendrá esta consideración el documento judicial electrónico que incorpore la firma electrónica del letrado de la Administración de Justicia, siempre que se produzca en el ámbito de las competencias que tuviesen asumidas conforme a las leyes procesales.
• Documento original: documentos judiciales electrónicos emanados de los sistemas de gestión procesal y provistos de firma electrónica, así como los correspondientes a los escritos iniciadores o de trámite presentados por las partes e interesados, una vez hayan sido incorporados al expediente judicial electrónico. También tendrán esta consideración las resoluciones judiciales o administrativas que hubiesen sido firmadas electrónicamente por la autoridad competente para su emisión a través de cualquiera de los sistemas legalmente establecidos, incluyendo los basados en Código Seguro de Verificación (CSV).
• Copias auténticas: las emitidas cualquiera que sea su soporte o cambio de formato que se produzca, bajo la firma del letrado de la Administración de Justicia y las que se obtengan mediante actuaciones automatizadas siempre que estén provistas de sello electrónico y concurran:
• Documento electrónico original se encuentre en el expediente judicial electrónico.
• La información de firma electrónica, o sello electrónico cualificado, así como su contenido, permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

También tienen la consideración de copias auténticas los documentos electrónicos generados por la oficina judicial sobre documentos en soporte papel que consten en archivos judiciales y la digitalización de los documentos en papel presentados por quienes no están obligados a relacionarse con la Administración de Justicia por medios electrónicos.

CUESTIONES

1. ¿Cómo se expiden las copias auténticas?

Las copias auténticas conforme establece el art. 40.5 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, se expedirán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada mediante el correspondiente sello electrónico y, en caso, de que se alterase el formato original, deberá incluirse en los metadatos la condición de copia.

2. ¿Qué validez tienen las copias auténticas?

Las copias auténticas tienen el mismo valor y eficacia que los documentos originales

La autenticidad e integridad de los documentos judiciales electrónicos se verificará, preferiblemente por medios criptográficos automatizados, aunque también serán válidos los sistemas basados en Código Seguro de Verificación que permitan comprobar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos de la oficina judicial emisora.

A TENER EN CUENTA. En las sedes judiciales se harán públicas las direcciones de comprobación de los CSV.

Tan solo se posibilita la impresión y expedición de documento en formato papel cuando el letrado de la Administración de Justicia, teniendo en cuenta las circunstancias concurrentes, acuerde su expedición. También pueden emitirse en formato papel cuando lo solicite una persona de las que no está obligada a relacionarse con la Administración de Justicia por medios electrónicos. En estos casos el documento generado tendrá la consideración de original siempre que contenga el CSV para garantizar su autenticidad e integridad.

Es posible emitir copias en las por medio de métodos electrónicos automatizados únicamente se reproducen extractos del contenido del documento origen lo que permite mantener la confidencialidad de aquellos datos que se determinen, Este tipo de documentos se denominan copias anonimizadas.

Presentación de los documentos

La presentación de los documentos por las partes o intervinientes se hará en formato electrónico, a salvo las personas que no están obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos. En la presentación de los que se garantizará la obtención de recibo de su presentación en el que constará el contenido, la fecha y la hora. En la presentación deberá constar necesariamente:

• La identidad de la persona que lo presente.
• El órgano judicial u oficina fiscal a los que va dirigido.
• El tipo y número de procedimiento al que se deba incorporar, en su caso.
• La fecha de presentación.

A TENER EN CUENTA. La eliminación de los documentos deberá hacerse de acuerdo con la normativa aplicable sobre archivos judiciales.

En caso de que se planteen dudas sobre la integridad de los documentos o con relación a la calidad de la copia, la oficina judicial podrá requerir a quien lo ha presentado para que exhiba el documento o la información original, con el fin de proceder a su examen y evaluar la procedencia de la incorporación al expediente judicial electrónico. En caso de impugnación deberá procederse conforme a lo establecido en las leyes procesales.

Cuando el procedimiento requiere que se dé traslado de las copias de la documentación presentada a las partes se presentarán en formato digital. Si estamos ante un traslado de copias entre profesionales, este se realizará por vía telemática de forma simultánea a la presentación telemática de escritos y documentos originales ante el tribunal, oficina judicial u oficina fiscal correspondiente (art. 44 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre). En estos traslados los profesionales podrán servirse de códigos de almacenamiento que garanticen la identidad, integridad e invariabilidad del contenido, lo cual será responsabilidad del profesional que lo presenta.

En las actuaciones realizadas con intervención telemática de uno o varios intervinientes, y servicios no presenciales, las partes podrán presentar y visualizar la documentación con independencia de si su intervención se realiza por vía telemática o presencial. A tal fin, los intervinientes por vía telemática que quieran presentar documentación en el mismo acto deberán presentarla por la misma vía, incluso en los casos en los que por regla general no estén obligados a relacionarse con la Administración de Justicia por medios electrónicos, y siempre de conformidad con las normas procesales. En caso de que la parte no pueda remitir la documentación en esta forma, deberá justificar esta circunstancia y ponerlo en conocimiento del órgano judicial de manera previa a la vista o actuación, a fin de que éste disponga lo que proceda.

CUESTIÓN

¿Qué comprende la información sobre el estado de tramitación?

La información sobre el estado de tramitación del procedimiento comprenderá la relación de actos de trámite realizados, con indicación de su contenido, así como la fecha en la que fueron dictadas las resoluciones (art. 46.2 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre).

Presentación de documentos en papel

Podrán presentar documentos en papel la parte que no venga obligada a relacionarse electrónicamente con la Administración de Justicia. En estos casos los documentos deberán digitalizarse por la oficina judicial en incorporarlos al expediente judicial electrónico. En el caso de documentos que se encuentren en otros formatos distintos del papel deberán presentarse en formato compatible para su incorporación al expediente judicial electrónico.

CUESTIÓN

¿Qué ocurre si el documento no puede digitalizarse?

En caso de que el documento no pueda digitalizarse debido a razones históricas, de protección del patrimonio u otras razones, o cuando su conservación así lo aconseje a juicio del letrado o letrada de la Administración de Justicia, se presentará en el formato original y se conservará por la oficina judicial en la forma que establezca la ley (art. 43.3 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre).

Para la presentación de estos documentos la persona interesada deberá hacer llegar la documentación al órgano judicial u oficina fiscal en la forma que establezcan las normas procesales. Así mismo, deberá hacer referencia a los datos identificativos del envío electrónico al que no pudo ser adjuntado, presentando el original ante el órgano judicial en el día hábil siguiente a aquel en que se hubiera efectuado el envío electrónico del escrito, que deberá acompañar en todo caso. Si no se presentara en ese plazo, el documento se tendrá por no presentado a todos los efectos.

A TENER EN CUENTA. Mediante diligencia el letrado de la Administración de Justicia dejará constancia de la existencia de documentos en formato no electrónico.

Los documentos presentados que no deban ser conservados serán devueltos a la persona que los hubiere presentado inmediatamente después de su digitalización. En caso de que no sea posible, se les dará el destino previsto en la normativa correspondiente sobre archivos judiciales y sin perjuicio de lo previsto en el art 82.1 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, que regula las condiciones y licenciad de reutilización.

Expediente judicial electrónico

Podemos definir el expediente judicial electrónico como el conjunto ordenado de datos, documentos, trámites y actuaciones electrónicas, así como de grabaciones audiovisuales, correspondientes a un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de información que contengan y el formato en el que se hayan generado.

A cada expediente judicial electrónico se le asignará un número de identificación general (NIG). Este número será único e inalterable a lo largo de todo el proceso, permitiendo su identificación unívoca por cualquier tribunal u oficina del ámbito judicial en un entorno de intercambio de datos. 

Así mismo el expediente judicial debe tener un índice electrónico, el cual estará firmado por la oficina judicial o mediante procesos automatizados. La finalidad de este índice es garantizar la integridad del expediente judicial electrónico y permitir su recuperación siempre que sea preciso.

CUESTIÓN

¿Es posible que un documento forme parte de distintos expedientes judiciales electrónicos?

Si, el art. 47.3 in fine del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, señala que es admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes judiciales electrónicos.

La puesta a disposición del expediente judicial electrónico reemplaza a la remisión de expedientes. Esta disponibilidad permite que todos aquellos que tengan derecho conforme a lo dispuesto en las normas procesales, puedan obtener copia electrónica del expediente. Conforme establece el art 17 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, el acceso al expediente judicial electrónico se hará a través de la Carpeta Justicia.

La existencia del expediente judicial electrónico también facilita la transmisión de información entro los diferentes órganos. Así por medio del Sistema Común de Intercambio de documentos y expedientes judiciales electrónicos se posibilita la itineración de expedientes y la transmisión de documentos de una oficina u órgano judicial o fiscal a otro en los casos en los que corresponda por aplicación de las leyes procesales. Las Administraciones públicas con competencia en materias de Administración de Justicia asegurarán la interoperabilidad de los sistemas de gestión procesal con el Sistema Común de Intercambio de documentos y expediente.

Las comunicaciones electrónicas

Las comunicaciones en el ámbito de la Administración de Justicia se practicarán por medios electrónicos. Esta afirmación también se refiere a:

• Notificaciones.
• Emplazamientos.
• Citaciones.
• Requerimientos.
• Mandamientos.
• Oficios.

Las personas que no estén obligadas a relacionarse por medios electrónicos, podrán elegir, la manera en que quieren comunicarse con la Administración de justicia y que las comunicaciones sucesivas se practiquen o dejen de practicarse por medios electrónicos. En las comunicaciones con personas no obligadas al uso de medios electrónicos que elijan no hacer uso de los mismos, los órganos, oficinas judiciales u oficinas fiscales llevarán a cabo las comunicaciones por otros medios. En el caso de que la persona opte por los medios electrónicos podrá identificar un dispositivo electrónico y, en su caso, una dirección de correo electrónico que servirán para el envío de información y de avisos de puestas a disposición de actos de comunicación.

CUESTIÓN

¿Cuándo debe la persona escoger el medio por el que desea comunicarse con la Administración de Justicia?

No existe un momento concreto en el que la persona deba escoger el medio a través del cual comunicarse, pudiendo realizar la elección en cualquier momento.

Las comunicaciones que se realicen a través de medios electrónicos se realizarán, en todo caso, con sujeción a lo dispuesto en la legislación procesal y serán válidas siempre que:

• Exista constancia del transmisión y recepción.
• Fecha.
• Contenido íntegro de las comunicaciones.
• Identificación del remitente.
• Identificación del destinatario.

La acreditación del acto de comunicación se incorporará al expediente judicial electrónico.

Los actos a los que se refiere el art. 149 de la LEC que se lleven a cabo por medios electrónicos se podrán practicar mediante comparecencia en la Carpeta Justicia o correspondiente sede judicial electrónica a través de la dirección electrónica habilitada única prevista en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, o por otros medios electrónicos que se establezcan reglamentariamente y garanticen el ejercicio de las facultades y derechos previstos en el Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre.

CUESTIÓN

¿Qué se entiende por comparecencia en la Carpeta Justicia?

Por comparecencia en la Carpeta Justicia o en la sede judicial electrónica, se entiende el acceso por la persona interesada o su representante debidamente identificado al contenido del acto de comunicación.

En el supuesto que el acto de comunicación no pueda llevarse a cabo por medios electrónicos se realizará en las demás formas establecidas en las leyes procesales. En estos casos se incorporará al expediente judicial electrónico la información acreditativa de la práctica del acto de comunicación.

A TENER EN CUENTA. Todos los actos de comunicación en papel que se deban practicar a la persona interesada que no esté obligada a relacionarse telemáticamente con la Administración de Justicia, deberán ser puestos a su disposición en la Carpeta Justicia, y en su caso en la correspondiente sede judicial electrónica, para que pueda acceder a su contenido de forma voluntaria y con plenos efectos.

Conforme establece el art. 52 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, las comunicaciones podrán realizarse individualmente o de forma masiva. Para las comunicaciones masivas debe tenerse en cuenta los establecido en el art. 37 de la norma de referencia en cuanto a los intercambios masivos:

«1. La Administración de Justicia dispondrá de sistemas de intercambio masivo de información.

2. Los sistemas previstos en el apartado anterior podrán estar sujetos a condiciones especiales de servicio, incluso horarias, a fin de evitar la saturación de sistemas o por otras razones de eficiencia tecnológica, dentro de los términos que se definan en el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica.

Las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica a las que la ley reconozca capacidad para ser parte y los colectivos de personas físicas, así como los y las profesionales de la Abogacía, Procura y Graduados y Graduadas Sociales, estarán obligados al uso de los sistemas a los que se refiere el apartado anterior en los casos y condiciones que se establezcan reglamentariamente o por normativa técnica.

3. El uso de los modelos y sistemas de presentación masiva será voluntario en el caso de personas físicas».

Las administraciones competentes en materia de justicia garantizarán la existencia de un Punto Común de Actos de Comunicación, en el que los profesionales puedan acceder a todos los actos de comunicación de los que sean destinatarios, con independencia del órgano judicial, oficina judicial u oficina fiscal que los haya emitido.

Este Punto Común de Actos de Comunicación interoperará en tiempo real y de manera automática con los sistemas de gestión procesal. Asimismo, interoperará con el sistema de intercambio de registros de la Administración pública con el objeto de canalizar las comunicaciones entre los órganos de la Administración General del Estado y los órganos judiciales, oficinas judiciales y oficinas fiscales.

Las Administraciones públicas con competencias en materias de Administración de Justicia definirán el tipo de comunicaciones o aviso de comunicación que podrán ser remitidos a través del sistema de intercambio de registros de la Administración pública, pudiendo mantener la sede judicial electrónica como punto preferente de acceso a la notificación.

El art. 54 del Real Decreto-ley, de 19 de diciembre, señala que la publicación de resoluciones y actos de comunicación que por disposición legal deban fijarse en tablón de anuncios, así como la publicación de los actos de comunicación procesal que deban ser objeto de inserción en el BOE o el boletín o diario oficial de la comunidad autónoma o de la provincia respectiva, será sustituida por la publicación en el Tablón Edictal Judicial Único. Las publicaciones que, conforme a las leyes procesales, deban hacerse en el Tablón Edictal Único serán gratuitas sin que proceda contraprestación económica por parte de quienes las hayan solicitado. Igualmente serán gratuitas las consultas en el tablón, así como las suscripciones que los ciudadanos puedan realizar a su sistema de alertas.

El Tablón Edictal Judicial Único será publicado electrónicamente por la Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado, en la forma que se disponga reglamentariamente impidiendo en todo caso la indexación por motores de búsqueda. A tal efecto, pondrá a disposición de los órganos judiciales un sistema automatizado de remisión y gestión telemática que garantizará la celeridad en la publicación de los edictos, su correcta y fiel inserción, así como la identificación del órgano remitente.

Con relación a las comunicaciones transfronterizas el art. 55 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, establece:

«El Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes establecerá un servicio o aplicación común como nodo para las comunicaciones electrónicas transfronterizas relativas a actuaciones de cooperación jurídica internacional. Deberá cumplir los requisitos de interoperabilidad que se hayan convenido en el marco de la Unión Europea o, en su caso, de la normativa convencional de aplicación, y permitir el cumplimiento de las normas sustantivas y procesales de la Unión Europea y de los Tratados o Acuerdos internacionales en vigor.

Las Comunidades Autónomas con competencia en medios personales y materiales de la Administración de Justicia asegurarán la interoperabilidad de los sistemas que establezcan con el servicio o aplicación común previsto en este artículo».

Actuaciones automatizadas, proactivas y asistidas

Con el fin de facilitar la realización de tareas repetitivas y automatizables se regulan las actuaciones automatizadas, fijando ciertos límites. Estas actuaciones se ven facilitadas a través de la orientación al dato, lo que permite que se puedan hacer de manera automática procesos que antes no era posible automatizar, al requerir el análisis del documento —leyendo y procesándolo—.

Existen también, como un subtipo de las anteriores, las actuaciones proactivas las cuales aprovechan la información incorporada con un fin determinado, para generar efectos o avisos a otros fines distintos. 

Diferente de las anteriores, aunque compartan algunas características, encontramos las actuaciones asistidas. Este tipo de actuaciones generan un borrador total o parcial de texto, que puede servir de apoyo a la tarea del juez, magistrado, fiscal y letrado de la Administración de Justicia, manteniendo éstos siempre pleno control sobre el texto y sin que el borrador se constituya en resolución sin la intervención del operador. 

El art. 58 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, establece los requisitos comunes que las actuaciones referenciadas deben presentar, señalando al respecto:

«1. En caso de actuación automatizada, asistida o proactiva podrá realizarse por el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, la auditoría del sistema de información y de su código fuente.

2. Los criterios de decisión serán públicos y objetivos, dejando constancia de las decisiones tomadas en cada momento.

3. Los sistemas incluirán los indicadores de gestión que se establezcan por la Comisión Nacional de Estadística Judicial y el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica, cada uno en el ámbito de sus competencias».

Actuaciones automatizadas

Entendemos que una actuación es automatizada cuando la misma es producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención humana en cada caso singular.

Los sistemas de la Administración de Justicia deberán asegurar que:

• Todas las actuaciones automatizadas y proactivas se puedan identificar como tales, trazar y justificar.
• Sea posible efectuar las mismas actuaciones de forma no automatizada.
• Sea posible deshabilitar, revertir, o dejar sin efecto las actuaciones automatizadas ya producidas.

Las actuaciones que los sistemas informáticos posibilitan su automatización son las de trámite o resolutorias simples que no requieren interpretación jurídica. Como ejemplo podemos nombrar alguna de ellas:

• Numerado o paginado de expedientes.
• Remisión de asuntos al archivo cuando se den las condiciones procesales para ello.
• Generación de copias y certificados.
• Generación de libros.
• Comprobación de representaciones.
• Declaración de firmeza, de acuerdo con la ley procesal.

Dentro de las actuaciones automatizadas, debemos referirnos a las actuaciones proactivas las cuales son auto-iniciadas por los sistemas de información sin intervención humana. Estas actuaciones aprovechan la información incorporada en un expediente o procedimiento con un fin determinado, para generar avisos o efectos directos a otros fines distintos, en todo caso conformes a la ley.

CUESTIÓN 

¿Las actuaciones proactivas deben limitar al mismo expediente del que obtiene la información?

No, conforme señala el art. 56. 3 del Real decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, pueden referirse al mismo o a otros expedientes, tanto de la misma como de otra Administración Pública. A este fin establece que:

«En el marco del Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica se favorecerá la colaboración con otras administraciones públicas en la identificación de actuaciones que, en su caso, puedan ser proactivos, así como en la definición de los parámetros y requisitos de compatibilidad necesarios para ello».

Actuaciones asistidas

Una actuación asistida es aquella para la que el sistema de información de la Administración de Justicia genera un borrador total o parcial de documento complejo basado en datos, que puede ser producido por algoritmos, y puede constituir fundamento o apoyo de una resolución judicial o procesal.

La constitución de la resolución, ya sea judicial o procesal, requerirá la validación del texto definitivo por quien sea responsable —juez, magistrado, fiscal, o letrado de la Administración de Justicia—. La validación se realizará siempre en el ámbito de sus respectivas competencias y bajo su responsabilidad, y con cumplimiento de la identificación, autenticación o firma electrónica que en cada caso prevea la ley, además de los restante requisitos exigidos por las leyes procesales.

En ningún caso el borrador documental generado por actuación asistida constituirá por sí resolución judicial o procesal, sin validación de la autoridad competente. Para ello los sistemas de la Administración Justicia asegurarán que el borrador documental solo se genere a voluntad del usuario y pueda ser libre y enteramente modificado por éste.