Facturación electrónica (IVA)

La regulación reglamentaria en materia de facturación se encuentra contenida en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el  Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

El art. 8 de Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre establece en relación con los medios de expedición de facturas que:

“1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

2. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.

La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.

3. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta”

Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en el Reglamento de facturación y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento, tal y como establece el art. 9 de Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre

Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos que conserven en papel y que tengan carácter de originales. Las condiciones para la realización de la E-factura son:

• Número de factura.
• Fecha de expedición.
• Razón social del emisor y del receptor
• NIF del emisor y receptor.
•  Descripción de las operaciones (base imponible).
• Tipo impositivo.
• Cuota tributaria.
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Obligaciones del expedido 

Entre las obligaciones podemos destacar:

• Creación de la factura mediante una aplicación informática que contenga las obligaciones mínimas requeridas.
• Poseer firma electrónica reconocida.
• Remisión telemática.
• Conservar copia o matriz de la factura.
• Contabilización y anotación en registros de IVA. 
• Conservación durante el periodo  de prescripción.
• Garantía de accesibilidad completa: visualización, búsqueda  selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
• Subcontratación a un tercero: todas las fases anteriores pueden subcontratarse a un tercero, sin perder su responsabilidad (es el obligado tributario el responsable de cumplir todas las obligaciones).

Obligaciones del destinatario

• Recepción de la factura por medio electrónico: verificando los contenidos mínimos y exigibles y comprobación de la firma electrónica.
• Conservar la factura electrónica en su integridad, sin modificaciones.
• Contabilización y anotación en registros de IVA.
• Conservación durante el periodo de prescripción.
• Gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
• Todas las fases descritas se pueden subcontratar a un tercero, sin perder su responsabilidad.

Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico. Si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel.

Autenticidad e integridad de la factura electrónica

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los medios señalados en el art. 8 de Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre .

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

• Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva, o bien, en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.
• Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas remitidas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información 

Factura expedida por una empresa extranjera

Se deben de cumplir las mismas condiciones que tiene una factura expedida y remitida en España.

En el caso de uso de firma electrónica, es el cliente residente en España el que debe cerciorarse  de que se trata de una firma electrónica reconocida.

En el caso de la UE, la firma electrónica ha de cumplir:

• El certificado indica su propio contenido que es un certificado reconocido y la Autoridad de Certificación tiene públicamente accesibles sus políticas de certificación  en las que indica que cumple con lo establecido en la Directiva Europa 1999/93/CE.
• El certificado ha de estar inscrito en algún registro público de autoridad competente  en materia de firma o fiscal.

Con países que estén fuera de la UE:

• El certificado se halle acreditado por una entidad establecida en la UE conforme a un Esquema Voluntario de Acreditación de acuerdo con la Directiva 1999/93/CE.
• Que una entidad AC establecida en la UE avale el certificado.
• Que el certificado esté reconocido en virtud de acuerdos de la UE con terceros países.

La expedición de facturas fuera del territorio español está regulada por la Orden EHA/962/2007, indicando:

• Si el tercero, o destinatario caso auto factura, que expide facturas no es residente en España, pero es residente en un país de la UE  o país con el que exista un instrumento jurídico: No es necesaria la autorización previa de la Agencia Tributaria.
• Si el tercero, o destinatario caso auto factura, que expide facturas no es residente en España, ni en un Estado Miembro de la UE, ni en un país con el que exista un instrumento jurídico: Es necesaria la autorización previa de la Agencia Tributaria

Firma Electrónica. 

Es el conjunto de datos  en forma electrónica, consignados juntos a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. 

VER: Resolución del TEAF, 13210 de 26 de marzo de 2014

Resolución Vinculante de la DGT, V0243-13, de 29 de enero de 2013