Cómo diseñar e implementar un sistema disciplinario en la empresa

Diseño y características principales del sistema disciplinario

Todo programa de compliance debe contener un sistema disciplinario que sea proporcional y adecuado a las necesidades de la empresa. Es necesario documentar los deberes de los directivos, administradores, responsables y empleados al objeto de informar sobre cuál es el camino del cumplimiento por el que deben transcurrir en todo momento, siendo conscientes de cuáles son los márgenes que no deben traspasar.

Deben implementarse listados de infracciones con diferentes grados de gravedad, pudiendo calificar como las más graves las que sean constitutivas de delito y en los peldaños intermedios, las actuaciones que supongan un impedimento para el descubrimiento de las mismas o cualquier otro incumplimiento de algún deber interno específico que dificulte el conocimiento por el órgano de control.

Este sistema disciplinario no supone una novedad para las empresas, pues ya existen diferentes regímenes disciplinarios instaurados por medio de convenios colectivos o, en muchas ocasiones, por normas corporativas de aplicación interna. Por tanto, el sistema disciplinario ligado al programa de cumplimiento supondrá una ampliación del régimen disciplinario que se haya tomado de referencia, de modo que se complementará con aquel completando y personalizando aquellos aspectos más ligados a conductas anti-prevención de delitos y demás incumplimientos de normativa.

El sistema disciplinario se proyectará sobre el personal laboral de la empresa y el personal de dirección, entre el que incluimos a la administración y los responsables de áreas y departamentos correspondientes.

El fundamento de este tipo de sistemas se encuentra en la propia facultad disciplinaria o de dirección que la normativa otorga a las empresas. Ello es así como consecuencia de la necesidad de las empresas de mantener el orden y disciplina en la organización, en la medida en que existen diferentes niveles jerárquicos en la estructura de una sociedad.

En el documento donde se recoja el sistema disciplinario debe constar los deberes y responsabilidades del personal de la entidad, pudiendo agrupar los diferentes escenarios en supuestos más generales que faciliten su confección y otorguen cierta amplitud al escenario indicado. 

En primer lugar, debe hacerse constar que cualquier acción del personal o decisión adoptada habrá de hacerse con base en el principio de legalidad, esto es, con respeto a la normativa vigente y a las normas internas que se hayan establecido —incluido el código ético y el sistema disciplinario—.

En segundo lugar, se debe aclarar que cualquier conducta o decisión tomada por un trabajador o un integrante de la dirección de la empresa debe ir guiada por la propia ética empresarial, así como la integridad y la transparencia, de tal forma que cualquier decisión que se adopte vaya precedida por una observancia de los principios mencionados. Esta observancia solo puede darse si se dan a conocer los mismos desde las altas esferas de la empresa, por lo que la labor de remisión del contenido del sistema disciplinario y la formación sobre el mismo es fundamental al objeto de que tengan virtualidad y posterior efectividad.

El tercer pilar sobre el que se sostiene el sistema disciplinario se trata del canal de denuncias, y es que todo sistema disciplinario tiene que tener ciertas vías que permitan detectar cualquier incumplimiento digno de ser sancionado. Así mismo, deberán incluirse medidas disciplinarias ante las personas que obvien la existencia del canal de denuncias y habiendo constatado la existencia de un incumplimiento omitan la denuncia del mismo.

El último pilar sobre el que asentar el sistema disciplinario es la efectividad del mismo. De nada sirve un sistema disciplinario que solo existe sobre el papel y que en el momento de ponerlo en práctica no tenga efectividad, o que no se haya tenido en cuenta la verdadera estructura de la empresa y no se antoje proporcional a la realidad de la misma.

Funcionamiento del sistema disciplinario de la empresa

Si la implantación del sistema disciplinario ha sido la adecuada la maquinaria debe activarse con la comisión de una conducta que incumpla la normativa o que suponga un ilícito penal. La activación debe ir precedida de un indicador de la existencia de la contravención, los cuales pueden ser de varios tipos:

• Queja de un cliente.
• Auditoría externa.
• Denuncia anónima a través del canal de denuncias.
• Revisión rutinaria por parte del compliance officer.

Por cualquiera de los anteriores canales puede tenerse conocimiento de una conducta que revista sospechas de no ser tendente al cumplimiento normativo, en cualquier caso, deberá comunicarse al departamento responsable —administración o compliance officer—. Cuando el indicador no es suficiente para activar el sistema disciplinario, bien porque carezca de fundamento o entidad suficiente como para ser considerado un incumplimiento reseñable, se debe desechar y anotar la fecha en la que se procedió a la misma, las razones, y, en caso de que proceda por la naturaleza del canal que se haya empleado para la puesta en conocimiento, se debe dar respuesta al autor de la alerta indicando la no procedencia de su denuncia.

Atendiendo a las denuncias que sí tengan suficiente fundamento para iniciar el procedimiento disciplinario, el siguiente paso será iniciar una instrucción o investigación del supuesto por parte del compliance officer o departamento interno que tenga la competencia centralizada de encargarse de estos asuntos. En el caso de pequeñas empresas es posible centrar esta labor en el departamento de administración.

El hecho de que deba existir un departamento o persona encargada de estas tareas no impide que la fase de instrucción se pueda externalizar, total o parcialmente, en alguna otra entidad que disponga de mayores recursos para realizar un análisis adecuado. Y ello es así debido a que debe investigarse el origen de la conducta incumplidora en todos sus extremos, incluidas terceras personas que pueda estar involucradas en la conducta, así como las esferas económicas, familiares, o sociales del sujeto al que se le imputa el incumplimiento. 

A TENER EN CUENTA. De la investigación deberá excluirse la vida íntima o la que transcurra en el domicilio familiar del sujeto al que se le imputa el incumplimiento.

En algunos casos debido al tamaño de la empresa o circunstancias concretas del incumplimiento, se puede prescindir de la fase de instrucción al no ser necesaria tal profundidad en la investigación,

Una vez documentada toda la investigación se debe proceder a realizar una comunicación personal con el presunto autor de la conducta incumplidor. En función del tamaño de la empresa esta podrá realizarse por medio de una entrevista personal o a través de videoconferencia, por ejemplo. Lo importa en esta fase es que se le exponga al presunto autor de modo claro y ordenado el informe de la investigación y con ello darle la posibilidad de explicarse y aclarar los puntos que estime necesarios. En este punto puede incluirse contactos con otros trabajadores que puedan reforzar la versión del implicado o cualesquiera otras partes que puedan tener algún tipo de relación con el asunto.

De esta fase se extraerán unas conclusiones, que podrán ser elaboradas por la misma persona que se ha encargado de la instrucción o investigación preliminar. Estas conclusiones deben quedar documentadas de modo claro, ordenado y preciso. Ello es así debido a que se elevarán las mismas, junto con el resto de documentación que contenga el asunto, al departamento o comité que se haya creado para resolver las propuestas de medidas disciplinarias.

A TENER EN CUENTA. La existencia de este órgano concreto en las pequeñas empresas puede suponer una traba logística, por lo que se podría delegar esta función en el departamento laboral de la entidad o en un representante de la dirección de la empresa.

En este último paso se comprobará si es posible desautorizar los argumentos expuestos en las entrevistas con el afectado y si, en definitiva, se ha producido tal incumplimiento. En caso de que se constate el incumplimiento se debe proceder a fijar la medida disciplinaria que corresponda conforme al código ético de la entidad y siempre de forma proporcional a la infracción. Para la determinación de la medida disciplinaria adecuada, es conveniente que la empresa disponga de una guía orientativa acerca de la medida que debe imponerse en función de la gravedad del incumplimiento.

A modo orientativo se aporta una tabla con las posibles sanciones a imponer según la naturaleza de la infracción: