Concepto y tipos de auditorias del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL)

Concepto de auditoría en materia de PRL

La RAE define la auditoría como la «técnica profesional normada de revisión, verificación y evaluación de documentos [contables] y de procedimientos de control y de gestión cuyos resultados se recogen por escrito en un informe y contienen una opinión acerca de la información auditada, emitida con un grado de certeza medible estadísticamente».

Ya enfocada en la PRL, la auditoría es un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora; para ello se llevará a cabo un análisis sistemático, documentado y objetivo del sistema de prevención, que incluirá los siguientes elementos (art. 30 del RSP):

- Comprobar cómo se ha realizado la evaluación inicial y periódica de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos en caso de duda.

- Comprobar que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, así como a la normativa sobre riesgos específicos que sea de aplicación, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación.

- Analizar la adecuación entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas necesarias y los recursos de que dispone el empresario, propios o concertados, teniendo en cuenta, además, el modo en que están organizados o coordinados, en su caso.

- En función de todo lo anterior, valorar la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de ésta, mediante la implantación y aplicación del Plan de prevención de riesgos laborales, y valorar la eficacia del sistema de prevención para prevenir, identificar, evaluar, corregir y controlar los riesgos laborales en todas las fases de actividad de la empresa.

A TENER EN CUENTA. A estos efectos se ponderará el grado de integración de la prevención en la dirección de la empresa, en los cambios de equipos, productos y organización de la empresa, en el mantenimiento de instalaciones o equipos y en la supervisión de actividades potencialmente peligrosas, entre otros aspectos.

Tipo de auditorías en materia de PRL

Existen diferentes criterios para la clasificación de las auditorías (en función de su alcance, de quién audita, de cuándo se audita, etc.), dadas las distintas características de la empresa y sus necesidades, de manera no exhaustiva, podemos entender la existencia de la siguiente clasificación básica:

a) Auditorías iniciales

La primera auditoría del sistema de prevención deberá llevarse a cabo en el plazo de los doce meses siguientes al momento en que se disponga de la planificación de la actividad preventiva. Tras esta primera auditoría, se repetirá cada cuatro años, reduciéndose el plazo a dos si la empresa se dedica a actividades consideradas de riesgo especial (Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención). Estos plazos de revisión -para empresas que realizan actividades de riesgo especial-, se ampliarán hasta cuatro o seis años en los supuestos en que la modalidad preventiva de la empresa haya sido acordada con la representación especializada de sus trabajadores (art. 30.4 del RSP).

b) Auditorías por requerimiento

Respetando la obligación de auditorías iniciales, en todo caso, las mismas deberán repetirse siempre y cuando lo requiera la autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad y, en su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las comunidades autónomas, a la vista de los datos de siniestralidad o de otras circunstancias que pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última auditoría (art. 30.4RSP).

c) Auditorías legales o reglamentarias (auditorías externas)

Tal como establece el art. 30.6 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), «el empresario que no hubiere concertado el Servicio de prevención con una entidad especializada ajena a la empresa deberá someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa, en los términos que reglamentariamente se determinen». Como hemos citado, este mandato es desarrollado en el capítulo V del Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP).

Este tipo de auditorías deberán ser repetidas cada cuatro años, excepto cuando se realicen actividades incluidas en el Anexo I del RSP, en cuyo caso el plazo será de dos años.
Estos plazos de revisión se ampliarán en dos años en los supuestos en que la modalidad de organización preventiva de la empresa haya sido acordada con la representación especializada de los trabajadores en la empresa. En todo caso, deberá repetirse cuando así lo requiera la autoridad laboral.

No obstante, las empresas de hasta 50 trabajadores cuyas actividades no estén incluidas en el Anexo I del RSP, que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y en las que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente sin necesidad de recurrir a una auditoría por el limitado número de trabajadores y la escasa complejidad de las actividades preventivas, podrán estar exentas de la realización de la auditoría reglamentaria.

Por otro lado, el art. 31 bis del RSP, establece la obligación de auditoría del sistema de prevención de las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos tendrá como objeto las actividades preventivas desarrolladas por el empresario con recursos propios y su integración en el sistema general de gestión de la empresa, teniendo en cuenta la incidencia en dicho sistema de su forma mixta de organización, así como el modo en que están coordinados los recursos propios y ajenos en el marco del plan de prevención de riesgos laborales.

d) Auditorías internas o voluntarias

Este tipo de auditoría, también denominada "de primera parte" se realizan cuando la empresa desea conocer la eficacia de su Sistema de Gestión de Prevención, con el objetivo del perfeccionamiento y mejora, incluso, en el supuesto de tener su gestión preventiva totalmente externalizada con un Servicio de Prevención Ajeno. El encaje legal de este tipo lo encontramos en el art. 33 bis donde se especifica:

«1. Sin perjuicio del cumplimiento de lo dispuesto en este capítulo, las empresas podrán someter con carácter voluntario su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora.

2. Las auditorías voluntarias podrán realizarse en aquellos casos en que la auditoría externa no sea legalmente exigible o, cuando siéndolo, se realicen con una mayor frecuencia o con un alcance más amplio a los establecidos en este capítulo.

3. Las auditorías voluntarias del sistema de prevención realizadas por las empresas que se ajusten a lo establecido en los artículos 30, apartados 2, 3 y 5, 31, 31 bis, 32 y 33 de este real decreto serán tenidas en cuenta en los programas a que se refiere el artículo 5.3 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales».

Las auditorías voluntarias podrán realizarse en aquellos casos en que la auditoría externa no sea legalmente exigible o, cuando siéndolo, se realicen con una mayor frecuencia o con un alcance más amplio a los establecidos en este capítulo.

Las auditorías voluntarias del sistema de prevención realizadas por las empresas (arts. 30, apartados 2, 3 y 5, 31, 31 bis, 32 y 33, RD 39/1997, de 17 de enero) serán tenidas en cuenta para la concesión de los incentivos que reglamentariamente se determinen que se destinarán especialmente a las pequeñas y medianas empresas (art. 5.3 de la LPRL).

e) Auditoría de coordinación de actividades

Auditoría dedicada a evaluar las diferentes situaciones de coordinación y cooperación de actividades empresariales con el fin de cumplir lo especificado en el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero por el que se desarrolla el art. 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.

Si una corporación contrata y/o subcontrata trabajos, la auditoría se centrará en comprobar los mecanismos de coordinación y control necesarios ante la concurrencia de trabajadores de dos o más empresas en un mismo centro de trabajo.

f) Auditoría de Maquinaria

Con la intención de dar cumplimiento a las especificaciones del Real Decreto 1215/1997, de 18 de julio, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo, puede resultar de interés auditar, entre otras, las condiciones de diseño, comercialización y de utilización de los Equipos de Trabajo.

g) Auditoría de Sistemas de Emergencias

Dirigida al control de los elementos organizativos, materiales y humanos del sistema de gestión de emergencias.

La ISO 22320 es una norma internacional de Sistemas de Gestión de Emergencias y Respuesta ante Incidentes que permite a organizaciones públicas y privadas desarrollar y mejorar sus capacidades de respuestas ante todo tipo de emergencias y de cualquier dimensión, tanto local (si la norma se circunscribe en un único edificio) como supranacional.

h) Auditoría ante fusión, adquisición o absorción de empresas

Ante fusiones o adquisiciones que se llevan a cabo en el mundo empresarial, puede resultar recomendable una auditoría laboral sobre el examen y comprobación de determinados puntos o elementos claves, como: Dimensión de plantilla, edad y antigüedad de la misma, ubicación y dispersión territorial de los distintos centros de trabajo, convenios y acuerdos colectivos de obligado cumplimiento, contratos de trabajo, pactos individuales y coste salarial, etc.: y dada la importancia de su cumplimiento, del Plan de prevención de riesgos laborales.