Beneficios del compliance para las pymes

Beneficios del compliance

El compliance es una función independiente que identifica, asesora, alerta, monitorea y reporta los riesgos de cumplimiento en las organizaciones. Este riesgo de cumplimiento se puede traducir, en general, como el riesgo de recibir sanciones por incumplimientos legales o normativos, sufrir pérdidas financieras o pérdidas de reputación por faltas de cumplimiento con las leyes aplicables, las regulaciones, los códigos de conducta y los estándares de buenas prácticas empresariales.

Pero no podemos entender el compliance únicamente como un medio para evitar sanciones, sino que un buen programa de compliance permite posicionar la empresa en un lugar destacado en el mercado pues favorece la eficiencia frente a otras empresas que carezcan de una política de cumplimiento realmente asentada.

Contar con un programa de compliance no consiste únicamente en cumplir una serie de formalidades, sino que su implantación reporta a la empresa una serie de beneficios. El compliance no solo supone un salvavidas frente a posibles responsabilidades de la empresa, sino que además acarrea una serie de beneficios reputacionales posicionando al negocio en un lugar privilegiado. A todo ello se adhieren ventajas en el ámbito mercantil de la competencia, desarrollando una ventaja competitiva al dotar de una organización mucho más eficiente frente a otras empresas que no tengan una política de cumplimiento asentada. A continuación, expondremos algunas de las razones por las que el compliance se presenta como una oportunidad empresarial, más allá de una imposición legal.

Responsabilidad civil

A pesar de que el compliance se orienta principalmente al ámbito penal como mecanismo de exoneración de responsabilidades, no es una herramienta exclusiva de este ámbito. Lo idóneo es que la empresa incorpore un plan de cumplimiento normativo que abrace todos los ámbitos que puedan tener afectación en las empresas, configurando lo que se conoce como corporate compliance el cual se configura como un sistema de gestión integral. 

Entre los sectores ajenos al ámbito penal que pueden afectar a las entidades empresariales, nos encontramos con los supuestos propios de la jurisdicción civil, en concreto con la responsabilidad civil, tal como se dispone en los artículos 1902, 1903 o 1908 del Código Civil. Cabe reparar en que la principal diferencia que se proyectará sobre un compliance orientado a la responsabilidad penal, es que en el ámbito civil se debe centrar el sistema en el daño causado por la conducta negligente del empresario, mientras que en el ámbito penal se basa en la propia infracción o delito que se comente.

Implementar una verdadera cultura de cumplimiento lleva asociada una concienciación de cumplimiento de las normas que, dificulta la comisión de conductas negligentes. Si una empresa tiene claras cuáles son las actividades o conductas que suponen una actuación negligente que generará una obligación de resarcimiento del daño causado, es más probable que no se acabe cometiendo la negligencia que si no se tuviese ningún tipo de formación y se dejase uno llevar por su intuición o diligencia per se.

Esta responsabilidad viene reflejada en la cuarta disposición del artículo 1903 CC, en conexión con el artículo 1902 CC, el cual indica que estarán obligados a reparar el daño causado mediando culpa o negligencia los «(...) dueños o directores de un establecimiento o empresa respecto de los perjuicios causados por sus dependientes en el servicio de los ramos en que los tuvieran empleados, o con ocasión de sus funciones (...)». Por tanto, si en nuestra empresa alguno de los responsables contratados lleva a cabo alguna conducta negligente con un cliente, será el empresario el que deberá responder.

No obstante, si el empresario cuenta con un programa de compliance efectivo instaurado en el seno de la organización, es mucho menos probable que se cometa la conducta de la que deriva dicha responsabilidad.

Daño reputacional

En cuanto al impacto que pueda tener un incumplimiento de la normativa o la comisión de una infracción por parte de la empresa, es claro que esto tendrá un efecto negativo sobre la misma y no contribuye a forjar una buena imagen de la marca que la empresa se vea involucrada en entramados legales de difícil gestión. 

En este ámbito se deduce claramente la importancia de contar con un sistema de compliance, nadie desea que el nombre de su empresa se vea salpicado en artículos de prensa o, sin llegar a ese nivel de exposición pública, que los clientes comiencen a desaconsejar y criticar los servicios que se ofrezcan. Por esta razón se debe tener en cuenta que un programa de compliance puede recoger una gestión integral de la reputación de la empresa a diferentes niveles. Así, puede darse una situación en la que se ha cometido algún error en la distribución del servicio ofertado o que simplemente algunos clientes no están de acuerdo con el producto vendido. Ante esta situación, si no existe un protocolo de organización y gestión de las quejas de los clientes, que actúe como canalizador para mantener un feedback positivo de estos, nuestra empresa está destinada a corromper su imagen comercial y hundirse en el mercado, pues no está sabiendo leer los mensajes que envían los agentes más importantes del mismo. En efecto, si una empresa comienza a proyectar una imagen desorganizada e incluso improvisada a la hora de tomar decisiones que afecten a su línea de negocio, está completamente perdida.

Esta no es una cuestión irrelevante, ya que uno de los principales riesgos a los que se debe hacer frente una organización es la conservación de su reputación y buena imagen, lo cual se asocia inevitablemente a los productos o servicios que comercializa. Por tanto, debe tomarse el compliance como una oportunidad de mejora constante en nuestra entidad, de manera que todo lo que pueda ayudar a forjar una imagen transparente, honesta y de compromiso con la cultura del cumplimiento no hará sino reforzar la fuerza competitiva de nuestra empresa en el mercado.

Contratación pública

El escenario de la contratación pública se ha visto modificada a través de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre de Contratos del Sector Público (en adelante, LCSP), la cual ha provocado el acercamiento de la figura compliance a este tipo de contrataciones. Puede llegar a suponer que, en caso de no contar con un plan de cumplimiento implantado de manera efectiva, se excluya de los procedimientos de contratación en los que estén en licitación.

Por este motivo resulta lógico aprovechar la utilidad que tiene un programa de compliance para proyectarlo sobre las causas de prohibición de contratar previstas en el art. 71 de la LCSP en las que pueda verse inmersa una empresa a la hora de contratar. El art. 72.5 de la LCSP determina una serie de apreciaciones de la prohibición de contratar, entre las cuales establece que no procederá declarar la prohibición de contratar cuando la persona acredite:

• El pago o compromiso de pago de las multas e indemnizaciones fijadas por sentencia o resolución administrativa de las que derive la causa de prohibición de contratar, siempre y cuando las citadas personas hayan sido declaradas responsables del pago de la misma en la citada sentencia o resolución.
• La adopción de medidas técnicas, organizativas y de personal apropiadas para evitar la comisión de futuras infracciones administrativas, entre las que quedará incluido el acogerse al programa de clemencia en materia de falseamiento de la competencia.

A TENER EN CUENTA. El pago o compromiso de pago y la adopción de medidas técnicas, organizativas y de personal no excluirá la prohibición de contratar cunado se refiera a la prevista en la letra a) del art. 71.1 de la LCSP.

CUESTIÓN

¿Cuándo debe acreditar la persona el cumplimiento de condiciones para que no se declare la prohibición de contratar?

La persona deberá acreditar que cumple alguna de las condiciones para que no se declare la prohibición de contratar en sede del trámite de audiencia del procedimiento correspondiente.

De la exigencia de adopción de medidas técnicas de tipo organizativo y personal apropiadas para evitar la comisión de futuras infracciones administrativas, se deduce que el legislador ha tenido en cuenta la influencia positiva que puedan tener los programas de cumplimiento en la facilitación del procedimiento de contratación con el sector público. Si bien no existe una mención expresa a la obligación de tener implantado un programa de compliance para poder optar como candidato a un procedimiento de contratación pública. Ahora bien, sí que se establece un procedimiento de exoneración de posibles irregularidades e infracciones cometidas si se extrae una voluntad de mejora y cumplimiento de las mismas.

Contratación con terceros

El efecto que proyecta la figura del compliance en el mercado se traduce en una oportunidad de crecimiento, organización y mejora de la calidad del producto o servicio. Cada vez es más frecuente que las empresas asuman su responsabilidad a la hora de responsabilizarse del cumplimiento normativo a través de un programa de compliance, sobre todo en el ámbito del corporate compliance y no solo en el ámbito penal.

Es raro encontrar alguna gran empresa que no imponga como requisito para contratar con terceros el contar con un programa de cumplimiento normativo. Por esta razón, lo más común en los tiempos que corren, es que aquellas empresas que deseen entablar algún tipo de negocio o relación comercial con una gran empresa puedan demostrar una cultura de cumplimiento normativo, a través de un programa de compliance con pruebas claras de su efectividad e implantación. Por tanto, si una pyme desea entablar relaciones mercantiles con otra empresa debe asumir su evidente necesidad de implantar un programa de cumplimiento, debiendo mantener dicho programa en constante actualización y revisión.

Estas circunstancias no deben entenderse como una carga de responsabilidad añadida para la empresa, sino que debe apreciarse que la implantación de un programa de compliance supone una ventaja competitiva fundamental que debe ponerse sobre la mesa cuando se valoren los costes y oportunidades de implantar dicho programa. En efecto, si no se leen las señales que ofrece el mercado en este sector, muy difícilmente la empresa podrá competir con todas aquellas otras que hagan del compliance su seña de identidad y calidad, pues progresivamente podría quedarse sin entidades con las que intercambiar servicios.

Compliance como inversión

De lo que hemos expuesto hasta este momento se puede extraer un denominador común y es que el compliance constituye un plan de inversión y mejora de la competitividad de la empresa. Recordemos que el compliance es una herramienta eficaz de optimización de recursos y prevención de sanciones.

Todos somos conscientes de que las decisiones que se toman en una empresa van ligadas inevitablemente a las cifras en las que se maneje la entidad. De este modo a priori podría parecer que la incorporación de una cultura de cumplimiento en la entidad con todos los mecanismos de control que necesita y recursos que puede ocupar, supone un gasto que pocas sociedades podrían estar dispuestas a asumir, no sólo económico sino también operacional.

El compliance que se configura en torno a un programa de cumplimiento en sentido integral (corporate compliance), que engloba todas las necesidades de la empresa puede llegar con el paso del tiempo a suprimir de raíz todos los focos de riesgos que existan y que puedan dificultar el progreso del negocio, aprovechando para mejorar la logística y organización interna, tanto material como personal.

Una entidad que esté verdaderamente comprometida con el compliance, está diferenciándose de su competencia. Aunque pudiese parecer irrelevante, los clientes y el resto de agentes del mercado, prefieren una empresa que se preocupe por la forma en la que hace sus negocios, por la ética a la hora de actuar y por aquella que dé una imagen seria y no improvisada. Así mismo una empresa que está saneada y organizada puede centrarse en maximizar su beneficio en mayor medida que otra que tenga que atender a posibles vicisitudes logísticas y conflictos legales.

Esto no quiere decir que una empresa que no tiene implantado un sistema de gestión de compliance no cumpla con la normativa vigente, puede cumplir perfectamente, de hecho, implantar el programa es totalmente voluntario para cualquier empresa. No obstante, lo que se intenta defender con estas palabras es que tener un programa claro, eficaz, idóneo, proporcional e integral genera un coste a corto plazo (dedicar recursos a priori) pero a largo plazo supone una inversión pues los beneficios de tenerlo implantado en el seno de la empresa son palpables.