Archivo de la documentación del sector público por medios electrónicos

Archivo electrónico de documentos

Respecto al archivo electrónico de documentos, que se contempla en el artículo 46 de la LRJSP, esta ley viene a ampliar y completar lo dispuesto en los artículos 16 y 17 de la LPAC que regulan el deber de las AA. PP. de disponer de un registro electrónico y de un archivo electrónico único de documentos electrónicos de procedimientos finalizados, debiendo asegurar en todo caso la conservación e integridad de esos datos y documentos, así como la posibilidad de su traslado a otros formatos para poder acceder desde otras aplicaciones:

Artículo 46 de la LRJSP

«1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.

2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados».

En base a lo expuesto por el artículo 46 de la LRJSP, los documentos de actuaciones administrativas se deben almacenar electrónicamente siempre que sea posible y conservarse en formatos asegurando su integridad, autenticidad y confidencialidad conforme al Esquema Nacional de Seguridad para proteger y conservar la información, asegurando la autenticidad, confidencialidad y accesibilidad a largo plazo.

A TENER EN CUENTA. Lo dispuesto en este art. 46 de la LRJSP se relaciona a su vez con lo dispuesto en los arts. 54 y 55 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

Conservación de documentos electrónicos

El artículo 54 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, está relacionado con la conservación de documentos electrónicos, e impone a las Administraciones públicas y sus organismos y entidades vinculados o dependientes la obligación de conservar electrónicamente todos los documentos con valor probatorio, regulando los períodos de conservación y asegurando su accesibilidad y autenticidad. Estos documentos deben mantenerse durante los procedimientos judiciales y se deben establecer planes para la migración de datos a formatos compatibles con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, garantizando la preservación digital a largo plazo bajo la supervisión de los responsables de seguridad y gestión de archivos.

CUESTIONES

1. ¿Cómo debe realizarse la conservación de los documentos electrónicos?

Se debe realizar de forma que permita su acceso y que comprenda su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato, incluyendo la posibilidad de reconstrucción de formularios o modelos electrónicos y la comprobación de identificación o firma electrónica.

2. ¿Qué medidas se deben tomar para conservar los documentos electrónicos con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión?

Se podrán trasladar los datos a otros formatos y soportes que aseguren la accesibilidad desde distintas aplicaciones, siguiendo lo establecido en el artículo 27 de la LPAC, y en la normativa específica de archivos y patrimonio documental, histórico y cultural.

3. ¿Quiénes son responsables de establecer los planes para la migración de datos y de garantizar la autenticidad y acceso a largo plazo de los documentos electrónicos?

Los planes de migración de datos deben ser establecidos bajo la supervisión de los responsables de la seguridad, de la custodia y gestión del archivo electrónico y de las unidades productoras de documentación. Además, se deben habilitar medios tecnológicos que permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso a los documentos según las normas del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Archivo electrónico único

El artículo 55 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, define el archivo electrónico único como el sistema para la gestión, custodia y recuperación de documentos y expedientes electrónicos post-procedimientos administrativos, garantizando la autenticidad, conservación, integridad y acceso de los documentos, cumpliendo con los estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad y Seguridad, así como con la legislación de transparencia y patrimonio histórico y cultural.

En cuanto a la accesibilidad a estos documentos y expedientes una vez finalicen los procedimientos, será la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos el organismo que determine los plazos para el acceso a documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal en el archivo de la Administración General del Estado, en base a lo que se desarrolle reglamentariamente.

CUESTIONES

1. ¿Qué es la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA)?

Es el órgano consultivo superior dedicado al estudio y dictamen de la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, así como a la integración de los documentos en los archivos y su régimen de acceso e inutilidad administrativa.

2. ¿A qué organismo está adscrita la CSCDA?

La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 octubre, se adscribe a la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado como su órgano consultivo superior (art. 13.6 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso).

3. ¿Qué ley regula el funcionamiento y competencias de la CSCDA?

El Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Ubicación de los sistemas de información y comunicaciones para el registro de datos personales

Este punto es «novedoso» respecto a la redacción original de la LRJSP, ya que fue introducido por el Real Decreto-ley 14/2019, de 31 de octubre, por el que se adoptan medidas urgentes por razones de seguridad pública en materia de administración digital, contratación del sector público y telecomunicaciones, en concreto a través de su artículo 4, que modifica la LRJSP e incorpora en esta ley el artículo 46 bis.

Artículo 46 bis. de la LRSP

«Los sistemas de información y comunicaciones para la recogida, almacenamiento, procesamiento y gestión del censo electoral, los padrones municipales de habitantes y otros registros de población, datos fiscales relacionados con tributos propios o cedidos y datos de los usuarios del sistema nacional de salud, así como los correspondientes tratamientos de datos personales, deberán ubicarse y prestarse dentro del territorio de la Unión Europea.

Los datos a que se refiere el apartado anterior no podrán ser objeto de transferencia a un tercer país u organización internacional, con excepción de los que hayan sido objeto de una decisión de adecuación de la Comisión Europea o cuando así lo exija el cumplimiento de las obligaciones internacionales asumidas por el Reino de España».

Es decir, exige que los sistemas de información para el censo electoral, padrones municipales, registros de población, datos fiscales y de salud estén ubicados dentro de la UE, prohibiendo transferir estos datos a terceros países, salvo por decisiones de adecuación de la Comisión Europea o para cumplir obligaciones internacionales de España.

A mayor abundamiento, el RD-ley 14/2019, de 31 de octubre, en vigor desde el 6 de noviembre de 2019, en su D.T. 2.ª, apartado 1, ha fijado: «Las entidades pertenecientes al Sector Público deberán adoptar las medidas necesarias para cumplir la obligación prevista en el artículo 46 bis de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en el plazo máximo de seis meses a partir de la entrada en vigor de este real decreto-ley cuando gestionen directamente o a través de medios propios los sistemas de información y comunicaciones a que dicho precepto se refiere».

CUESTIONES

1. ¿Cómo se ve afectada la obligación de adaptarse al artículo 46 bis de la LRJSP en el caso de gestión de sistemas a través de la licitación de contratos del Sector Público?

La obligación de adaptación al artículo 46 bis no será aplicable a los expedientes de contratación que se hayan iniciado antes de la entrada en vigor del real decreto-ley, debiendo regirse estos por la normativa anterior.

2. ¿Qué se indica respecto a las modificaciones y prórrogas de los contratos adjudicados bajo la normativa anterior, según la disposición transitoria segunda?

Los contratos adjudicados en base a la normativa anterior mantendrán su validez y eficacia, pero no podrán ser modificados si ello supone la violación de lo establecido en los preceptos mencionados en el Real Decreto-ley 14/2019, de 31 de octubre, por el que se adoptan medidas urgentes por razones de seguridad pública en materia de administración digital, contratación del sector público y telecomunicaciones. Asimismo, no podrán ser objeto de prórroga a menos que sean modificados previamente para adaptarse a las nuevas disposiciones.

3. ¿Cuándo se considera que un expediente de contratación ha sido iniciado?

Un expediente de contratación se considera iniciado si se ha publicado su convocatoria del procedimiento de adjudicación del contrato. En el caso de procedimientos negociados sin publicidad, se tomará en cuenta la fecha de aprobación de los pliegos para determinar su inicio.