RESOLUCIÓN CLT/1300/2022, de 29 de abril, por la que se da publicidad al Acuerdo del Consejo de Administración de la Oficina de Apoyo a la Iniciativa Cultural por el que se aprueban las bases específicas que deberán regir la concesión de subvenciones para el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales y universidades públicas. - Diario Oficial de Cataluña de 06-05-2022

Visto el Acuerdo del Consejo de Administración de la Oficina de Apoyo a la Iniciativa Cultural adoptado en la sesión del 29 de abril de 2022, por el que se aprueban las bases específicas que deberán regir la concesión de subvenciones para el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales y universidades públicas.

Resuelvo:

-1 Que se publique en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya el Acuerdo del Consejo de Administración de la Oficina de Apoyo a la Iniciativa Cultural de 29 de abril de 2022, por el que se aprueban las bases específicas que deberán regir la concesión de subvenciones para el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales y universidades públicas.

-2 Que, contra este Acuerdo, que no agota la vía administrativa, se puede interponer recurso de alzada ante la persona titular del Departamento de Cultura en el plazo de un mes a contar desde su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.

Barcelona, 29 de abril de 2022

Jordi Foz i Dalmau

Presidente del Consejo de Administración

Acuerdo

del Consejo de Administración de la Oficina de Apoyo a la Iniciativa Cultural de 29 de abril de 2022, por el que se aprueban las bases específicas que deberán regir la concesión de subvenciones para el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales y universidades públicas.

Por el Acuerdo de 24 de noviembre de 2020, el Consejo de Administración de la Oficina de Apoyo a la Iniciativa Cultural aprobó las bases generales reguladoras de los procedimientos para la concesión de ayudas en régimen de concurrencia, publicadas mediante la Resolución CLT/3216/2020, de 8 de diciembre (DOGC núm. 8292, de 11.12.2020). Estas bases han sido modificadas por el Acuerdo del Consejo de Administración de la Oficina de Apoyo a la Iniciativa Cultural adoptado en la sesión de 28 de enero de 2021, publicado mediante la Resolución CLT/198/2021, de 29 de enero (DOGC núm. 8334, de 5.2.2021).

Vistos los artículos 87 y siguientes del Texto refundido de la Ley de finanzas públicas de Cataluña, aprobado mediante el Decreto legislativo 3/2002, de 24 de diciembre, y los preceptos de carácter básico de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de subvenciones, y del Real decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la citada Ley;

De acuerdo con el artículo 7.3.a) de los Estatutos de la Oficina de Apoyo a la Iniciativa Cultural, aprobados por el Decreto 7/2012, de 10 de enero, a propuesta del Departamento de Cultura, el Consejo de Administración

ACUERDA:

-1 Aprobar las bases específicas que deberán regir la concesión de subvenciones para el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales y universidades públicas que constan en el anexo de este Acuerdo.

-2 Derogar el apartado 1 del anexo del Acuerdo de 29 de marzo de 2019 del Consejo de Administración de la Oficina de Apoyo a la Iniciativa Cultural, por el que se aprueban las bases específicas que deberán regir la concesión de subvenciones en el ámbito del patrimonio cultural, publicado mediante la Resolución CLT/845/2019, de 4 de abril (DOGC núm. 7850, de 9.4.2019).

Anexo

Bases específicas de subvenciones para el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales y universidades públicas (CLT056)

-1 Objeto

1.1 El objeto de estas bases es la concesión de subvenciones para el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales o entes dependientes y de universidades públicas que formen parte del Sistema de Archivos de Cataluña.

1.2 La finalidad de esta línea de subvención es apoyar a las entidades locales o entes que dependen de ellas y a las universidades públicas que sean titulares de archivos que formen parte del Sistema de Archivos de Cataluña para dotarse de los instrumentos metodológicos adecuados para el diseño e implementación de sistemas de gestión documental corporativos en el marco de la implementación de la administración electrónica. La gestión de documentos abarca integralmente el tratamiento y control de los documentos físicos y electrónicos gestionados por un organismo.

Dentro de esta finalidad también se incluyen todas las acciones técnicas vinculadas a la gestión de documentos que tienen como objetivo dar cumplimiento a las obligaciones de publicidad activa y transparencia que establece el artículo 35.1 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos, así como las actuaciones destinadas a hacer público el resultado de las acciones mencionadas en la sede electrónica o en el sitio web del organismo titular del archivo.

-2 Personas beneficiarias

Pueden ser beneficiarias de las subvenciones las entidades locales o los entes que dependen y las universidades públicas que sean titulares de archivos que formen parte del Sistema de Archivos de Cataluña.

-3 Requisitos y condiciones

Para poder optar a las subvenciones se deben cumplir, además de los requisitos y condiciones que establece la base general 4, los siguientes requisitos:

a) El solicitante debe ser titular del archivo que forme parte del Sistema de Archivos de Cataluña.

b) La persona destinada a dirigir el proyecto técnico objeto de subvención, si es personal interno de la entidad solicitante, debe ocupar una plaza de técnico superior archivero. En los casos en que no haya personal interno cualificado, el proyecto debe estar supervisado por un técnico de un archivo que forme parte del Sistema de Archivos de Cataluña.

-4 Gastos subvencionables

4.1 Son subvencionables, entre otras, las siguientes actuaciones:

a) Estudios y auditorías de gestión documental dirigidas a implementar sistemas de gestión documental.

b) Estudios y proyectos técnicos para la integración de gestores documentales que permitan la transferencia de expedientes a plataformas de archivo electrónico de documentación en fase de vigencia.

c) Consultorías para la implementación de sistemas de calidad (como el conjunto de estándares UNE-ISO 30300 Información y documentación. Sistemas de gestión para documentos).

d) Tareas técnicas relacionadas con la implementación de instrumentos técnicos, tales como el cuadro de clasificación funcional, el calendario de conservación, el esquema de metadatos, el cuadro de tipos documentales, el registro de eliminaciones de la documentación, el cuadro de seguridad y acceso, la elaboración de proyectos de propuestas de acceso y evaluación documental, el inventario de datos o el inventario de aplicaciones corporativas de gestión.

4.2 Respecto a los gastos de personal, solo son subvencionables los relativos al personal contratado específicamente para llevar a cabo el proyecto subvencionado, y se excluyen los relativos a personal que desarrolla también otras tareas en la entidad solicitante.

También son subvencionables los gastos de contratación de una empresa o de un profesional externo para la implementación del proyecto.

4.3 No son subvencionables los gastos que se refieran a gastos generales o indirectos ni las inversiones.

-5 Documentación a presentar con la solicitud

En el momento de presentar la solicitud es necesario aportar la documentación prevista en la base general 8, de acuerdo con los modelos facilitados.

-6 Criterios de valoración

6.1 La valoración de los proyectos se realizará de acuerdo con los siguientes criterios:

a) El grado de corrección metodológica del proyecto (hasta 3 puntos).

Coherencia en su desarrollo (hasta 1,5 puntos).

Disponibilidad de sistemas de control, seguimiento y evaluación final del proyecto (hasta 1,5 puntos).

b) Viabilidad técnica del proyecto presentado (hasta 2 puntos).

Grado de especialización profesional de los equipos técnicos que participan (hasta 1 punto).

Experiencia en trabajos anteriores en el mismo ámbito (hasta 1 punto).

c) Viabilidad económica de la actuación (hasta 3 puntos).

Adecuación del presupuesto a los recursos necesarios para la realización del proyecto (hasta 1 punto).

Grado de financiación previsto al margen de la subvención de la Oficina de Apoyo a la Iniciativa Cultural (hasta 2 puntos).

*Financiación al margen de la OSIC superior al 90% del presupuesto: 2 puntos.

*Financiación al margen de la OSIC superior al 80% y hasta el 90% del presupuesto: 1,5 puntos.

*Financiación al margen de la OSIC superior al 70% y hasta el 80% del presupuesto: 1 punto.

*Financiación al margen de la OSIC superior al 60% y hasta el 70% del presupuesto: 0,5 puntos.

d) Adecuación a los requisitos que establecen los estándares internacionales en la implementación de la gestión de documentos electrónicos (hasta 2 puntos):

El proyecto cumple los requisitos técnicos y metodológicos de las normas ISO, UNE, CEN adecuadas (1 punto).

El proyecto simplifica y facilita el cumplimiento de las previsiones normativas vigentes en materia de archivos y gestión documental, administración electrónica, acceso a la información pública y protección de datos de carácter personal (1 punto).

6.2 Para poder ser beneficiario de la subvención es necesario que el proyecto obtenga un mínimo de 2 puntos por el criterio que establece la letra a) de la base 5.1; 1 punto, como mínimo, por cada uno de los criterios que establecen las letras b) y c) de la base 5.1, y un mínimo de 5 puntos sobre la puntuación total.

-7 Propuesta provisional de concesión, reformulación y presentación de documentación adicional

7.1 Las personas propuestas como beneficiarias de las subvenciones en la propuesta provisional de concesión deben presentar, junto con la documentación que dispone la base general 12.5, el documento de aceptación de la subvención.

7.2 Las personas propuestas como beneficiarias pueden presentar la reformulación del proyecto y del presupuesto para adaptarlos a la subvención propuesta por la Oficina de Apoyo a la Iniciativa Cultural si su importe es inferior al que se ha solicitado en el Oficina, en los términos que establece la base general 12.4.

-8 Justificación

8.1 Las administraciones públicas y las entidades públicas beneficiarias que tengan Intervención deben presentar la cuenta justificativa que prevé la base general 17.1.b): declaración responsable de la Intervención.

En los demás casos, las personas beneficiarias deben justificar la realización del proyecto a través de la cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto de acuerdo con la base general 17.1.a), o, si el importe de la subvención es superior a 60 000 euros, a través de la cuenta justificativa con aportación de informe de auditor de acuerdo con la base general 17.1.d).

8.2 La justificación del proyecto subvencionado debe documentarse de forma que se pueda valorar fehacientemente si se ha llevado a cabo lo que prevé la solicitud. La persona interesada, según el caso, puede aportar una memoria justificativa del trabajo realizado, el proyecto de consultoría o el resultado total de lo que se ha subvencionado.

-9 Otras obligaciones de las personas beneficiarias

9.1 Las personas beneficiarias de las subvenciones deben incluir el logotipo del Departamento de Cultura y la expresión «con el apoyo del Departamento de Cultura», utilizando el logotipo corporativo del Programa de identificación visual (PIV) editado en la página web https://cultura.gencat.cat/ca/tramits/logotip/, en los elementos informativos y de difusión de la actuación subvencionada si se realizan con posterioridad a la concesión de la subvención, de acuerdo con la base general 18.g).

9.2 En caso de no haber editado elementos informativos o de difusión de la actuación subvencionada, debe informarse mediante la web corporativa de la entidad beneficiaria, si dispone, que la actuación subvencionada se ha realizado «con el apoyo del Departamento de Cultura» junto al logotipo Generalitat, que encontrará en https://cultura.gencat.cat/ca/tramits/logotip/, y acreditarlo, en la cuenta justificativa, a través de una captura de pantalla.