Desarrolladas las especificaciones de los sistemas de facturación del Reglamento Veri*Factu: plazos, contenido de las facturas y otras claves

El pasado 6 de diciembre de 2023, se publicaba en el BOE el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, comúnmente conocido como «Reglamento Veri*Factu». Ahora, se ha publicado la orden ministerial de desarrollo de esa normativa, que da el pistoletazo de salida para la implementación definitiva de sus medidas.

Y es que, a pesar de que ese reglamento entró en vigor el 7 de diciembre de 2023, la complejidad de las novedades que introducía hizo que se establecieran una serie de plazos más o menos amplios para que los distintos sujetos pudieran adaptarse a sus exigencias. Unos plazos que, en algunos de los casos, se hicieron depender de la aprobación de una orden ministerial de desarrollo, que recogiera los detalles técnicos de aquellos aspectos que lo requirieran, sobre la base de la disposición final 3.ª del Reglamento Veri*Factu. Y dicha orden ministerial es, justamente, la que acaba de publicarse en el BOE del 28 de octubre de 2024: la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en dicho reglamento. Su entrada en vigor tendrá lugar el 29 de octubre de 2024. 

Con ello, los plazos para implementación efectiva de las medidas introducidas por el Reglamento Veri*Factu, quedan del siguiente modo: 

• Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (empresas, empresarios, profesionales, etc.) deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
• Los productores y comercializadores de los mencionados sistemas informáticos, en relación con dichas actividades de producción y comercialización, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo. Esto es, tendrán de plazo hasta el 29 de julio de 2025. Ahora bien, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025
• En el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo (por lo tanto, también hasta el 29 de julio de 2025), debería estar disponible en la sede de la AEAT el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los «Sistemas de emisión de facturas verificables».

Veamos, a continuación, algunos de los aspectos clave de toda esta normativa, a la luz de las novedades introducidas por la orden recién publicada.

Centrando la cuestión: ¿qué supuso el Reglamento Veri*Factu en materia de facturación y qué ha hecho la nueva orden ministerial?

El Reglamento Veri*Factu supuso el desarrollo reglamentario de lo previsto en el apartado 2.j) del artículo 29 de la LGT. Estableció los requisitos básicos a cumplir por los sistemas informáticos de facturación a utilizar por los empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad, a fin de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Su objetivo era alinearlos con la normativa tributaria para que toda transacción comercial genere una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente, sin que sea posible la alteración posterior de tales anotaciones; y permitiendo, en su caso, la simultánea o posterior remisión de la información a la Administración tributaria. Además, también incorporó la posibilidad de que los obligados tributarios remitan por vía electrónica a la Administración tributaria, voluntaria y automáticamente, todos los registros de facturación generados en sus sistemas informáticos (en cuyo caso se entenderá que esos sistemas informáticos ya cumplen por diseño los requisitos técnicos). Estos últimos son los denominados «sistemas de emisión de facturas verificables» o «sistemas VERI*FACTU».

Igualmente, la norma también introdujo una serie de modificaciones en el Reglamento que regula las obligaciones de facturación (el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre):

• Modificó sus artículos 6 y 7, que son los que, respectivamente, se ocupan de los requisitos de las facturas completas y simplificadas, para establecer que cuando se expidan utilizando los sistemas informáticos que desarrolla el nuevo reglamento deberá incluirse, además, el siguiente contenido:
• La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código «QR»; pero si la factura fuese electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código «QR».
• Estas facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT.
• Incorporó un nuevo apartado 4 al artículo 8 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, conforme al cual se presumirá acreditada la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura que se haya expedido utilizando un sistema o programa informático de acuerdo con los requisitos del Reglamento Veri*Factu.

Por su parte, la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que ahora se ha publicado, concreta los aspectos técnicos, funcionales y de contenido recogidos en el Reglamento Veri*Factu. Además, también desarrolla las especificaciones técnicas y funcionales de formación del código «QR» y, en su caso, de la frase que deberá incluirse en las facturas expedidas por los sistemas informáticos.

¿A qué sujetos les resultarán de aplicación estas medidas?

El Reglamento Veri*Factu es de aplicación a los siguientes obligados tributarios, que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad (artículo 3 del reglamento):

• Los contribuyentes del IS. Ahora bien, no estarán sometidas a las obligaciones establecidas las entidades exentas del artículo 9.1 de la LIS y las parcialmente exentas de los apartados 2, 3 y 4 del artículo 9 de la LIS estarán sometidas a esta obligación exclusivamente por las operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exentas del impuesto.
• Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
• Los contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

A TENER EN CUENTA. Las obligaciones establecidas en el reglamento para estos obligados tributarios podrán cumplirse materialmente por el destinatario de la operación o por un tercero, siempre que concurra en este la misma condición de destinatario o tercero a efectos de facturación, de acuerdo con el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, a efectos de la obligación de expedir factura, con facultades otorgadas para llevar a cabo el cumplimiento de dicha obligación.

Asimismo, el reglamento también se aplicará a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de tales sistemas informáticos puestos a disposición de los obligados antes mencionados.

Sin embargo, no se aplicará a los contribuyentes que lleven los libros registros en los términos del apartado 6 del artículo 62 del RIVA (Suministro Inmediato de Información o SII).

¿Se aplica a los sistemas informáticos de facturación de todo tipo de operaciones o en todos los ámbitos?

No. Desde un punto de vista objetivo, será de aplicación a los sistemas informáticos de facturación de las operaciones correspondientes a la actividad de los obligados tributarios antes referidos, pero no se aplicará a las siguientes operaciones:

• En relación con las obligaciones establecidas a quienes tributen bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA, a las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición del recibo a que se refiere el artículo 16 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, apartado 1.
• A las incluidas en las letras b), c) y d) del apartado 1 del artículo 3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, cuando, conforme a dicho reglamento, no se deba expedir factura (supuestos exceptuados de expedir factura por operaciones de empresarios o profesionales realizadas en el régimen especial del recargo de equivalencia o simplificado del IVA, así como aquellas otras que el departamento de Gestión Tributaria de la AEAT autorice en relación con determinados sectores o empresas a fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de sus actividades).
• A las que se refieren las disposiciones adicionales tercera y sexta del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (facturación de determinadas entregas de energía eléctrica y expedición de factura por la Comisión Nacional de Energía en nombre y por cuenta de los distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes).
• A las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.

Básicamente, por tanto, se excluyen del ámbito de aplicación del reglamento determinados supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca del IVA; así como una serie de operaciones excluidas de la obligación de facturar.

A TENER EN CUENTA. El Reglamento Veri*Factu es aplicable en todo el territorio español, sin perjuicio de los regímenes tributarios forales de concierto y convenio económico en vigor, respectivamente, en el País Vasco y Navarra, y teniendo en cuenta las especialidades previstas en su normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla. Eso sí, en relación con los territorios históricos del País Vasco y la Comunidad Foral de Navarra, será de aplicación a los obligados tributarios correspondientes cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común.

También es posible que se acuerde la no aplicación del reglamento con respecto a determinados sectores u operaciones. En concreto, el artículo 5 del Reglamento Veri*Factu permite que el titular del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT, previa solicitud del interesado, pueda resolver la no aplicación del reglamento en relación con sectores empresariales o profesionales o con contribuyentes determinados, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de que se trate, o con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas; o bien en relación con las operaciones respecto de las cuales se aprecien circunstancias técnicas excepcionales que imposibiliten dicho cumplimiento.

¿Qué sistemas informáticos de facturación podrán utilizar los obligados tributarios?

Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación podrán utilizar una de estas dos opciones:

• Un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos en la LGT y el propio Reglamento Veri*Factu. En este sentido, cabe resaltar que se permite el uso de un mismo sistema informático para el cumplimiento del reglamento por parte de distintos obligados tributarios en el ejercicio de su actividad económica, siempre que los registros de facturación de cada obligado se encuentren diferenciados y se cumplan los requisitos exigidos por separado para cada uno de ellos.
• La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria, cuyos requisitos se desarrollan en el artículo 19 de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. Por ejemplo, y entre otras particularidades, la aplicación de facturación solo podrá utilizarse para expedir facturas en nombre propio o por un apoderado; para poder acceder a ella será necesario autenticarse con alguno de los sistemas admitidos por la AEAT; y tanto las facturas que se expidan por esta aplicación como los correspondientes registros de facturación que se generen vinculados a ellas solo podrán ser gestionados por dicha aplicación.

Los sistemas informáticos de facturación tendrán que garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Por lo demás, deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de manera simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, con el contenido que especifica el artículo 10 del Reglamento Veri*Factu. Además, cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta, tendrá que generarse un registro de facturación de anulación, con la información que especifica el artículo 11.2 del Reglamento Veri*Factu.

Por otra parte, se incorporan dos elementos de seguridad para asegurar que no se alteren los registros de facturación una vez producidos: la huella o «hash» y la firma electrónica. La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, detalla las especificaciones de una y otra en sus artículos 13 y 14.

¿Cómo se certifica que un sistema o programa cumple con los requisitos exigidos?

Los sistemas informáticos tendrán que contar obligatoriamente con una declaración responsable, expedida por la persona o entidad que lo produzca, que certifique que cumple con los requisitos exigidos en la LGT, el Reglamento Veri*Factu y las correspondientes especificaciones. Deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema en cada una de sus versiones, así como para el cliente o el comercializador al adquirir el producto.

Más en concreto, y por lo que se refiere a su contenido, tendrá que comenzar con el título «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN» y, a continuación, contener, al menos, la información que detalla el artículo 15.1 de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, en el mismo orden que se indica (nombre del sistema informático, código identificador del mismo, identificador completo de la versión concreta, etc.). Tras la información obligatoria, se recomienda que, a modo de anexo, la declaración responsable contenga determinada información adicional que especifica el apartado 2 del mismo precepto (por ejemplo, otras formas de contacto). Deberá encontrarse disponible de manera legible e individualizada dentro del propio sistema informático a que se refiere y ser accesible por el usuario de forma rápida, fácil e intuitiva. Asimismo, tendrá que ponerse a disposición del comercializador y del cliente, tanto en el momento de su adquisición como posteriormente, en papel o electrónicamente en un formato de uso ampliamente extendido y gratuito.

A TENER EN CUENTA. Esta declaración responsable podrá ser solicitada por el cliente o por la Administración tributaria a la persona o entidad productora o comercializadora, que tendrá que guardar y conservar las declaraciones responsables de todas las versiones de los sistemas informáticos producidos o comercializados.

Por otro lado, y de cara a la verificación del cumplimiento de la obligación, la Administración tributaria podrá personarse en el lugar en el que se encuentre o utilice el sistema informático y exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado y consulta, obteniendo, en su caso, el código de usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria; también podrá requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados. En ambos casos, tendrá que hacerlo respetando los requisitos, formalidades y límites establecidos por la LGT y el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio. Finalmente, será posible que requiera de los productores o comercializadores de sistemas informáticos la información necesaria para verificar que los sistemas informáticos que producen o comercializan cumplen los requisitos necesarios. 

La posibilidad de remisión automática de los registros generados a la Administración: los sistemas de emisión de facturas verificables o «sistemas VERI*FACTU»

Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación podrán remitir voluntariamente a la AEAT, de manera automática y segura por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos, de acuerdo con las especificaciones técnicas previstas en el artículo 16 de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. Los sistemas informáticos que, cumpliendo con los requisitos y especificaciones requeridas, se empleen por el obligado tributario para remitir efectivamente por vía electrónica a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados tendrán la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU».

Con respecto a este tipo de sistemas:

• Se presumirá que cumplen por diseño los requisitos establecidos en el artículo 8 del Reglamento y tampoco les será de aplicación lo dispuesto en el artículo 14.2 del Reglamento (posibilidad de que la Administración requiera y obtenga copia de los registros de facturación conservados).
• No tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación, siendo suficiente con que calculen la huella o «hash» de dichos registros.
• La aplicación informática que, en su caso, desarrolle la Administración tributaria tendrá la consideración de «Sistema de emisión de facturas verificables», a todos sus efectos.

Se entenderá que un obligado tributario opta por un «Sistema de emisión de facturas verificables» por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. La opción en el uso de estos sistemas se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación.

Como novedad, el artículo 17 de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, precisa las condiciones y plazos de inicio y renuncia a la remisión voluntaria:

• Un sistema informático podrá iniciar en cualquier momento su funcionamiento como «VERI*FACTU» de acuerdo con la normativa.
• El funcionamiento como «VERI*FACTU» deberá mantenerse siempre al menos hasta el final del último año en que haya funcionado como tal, es decir, hasta el 31 de diciembre de dicho año.
• La forma de renunciar a que el sistema informático funcione como «VERI*FACTU» será cumplimentando el campo previsto a tal efecto en los mensajes de remisión de registros de facturación a la AEAT, donde se indicará la última fecha en la que funcionará como «VERI*FACTU», de acuerdo con las correspondientes especificaciones. El primer mensaje en el que se rellene dicho campo informando de la fecha de fin de funcionamiento como «VERI*FACTU» deberá remitirse antes del final del año natural en el que se quiera hacer efectiva la renuncia.

Los elementos adicionales a incluir en las facturas: las especificaciones del código «QR» y las frases a incorporar

Una factura, tanto si está impresa en soporte papel como si se trata de la imagen de la misma en soporte digital, incluirá los siguientes elementos que, cumpliendo con los requisitos que se determinen, deberán ser legibles y estar impresos con una resolución apropiada:

• Un código «QR», que deberá cumplir con las especificaciones del artículo 21 de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. El código «QR» deberá tener un tamaño entre 30 x 30 y 40 x 40 milímetros y seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004. Para la generación del código «QR» se empleará el nivel M (medio) de corrección de errores. En la sede electrónica de la AEAT se publicarán la ubicación y presentación del mismo dentro de la factura, pudiéndose completar con otras características a cumplir. Su contenido será el siguiente:
• «URL» del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor de la factura, del cual se informará en la sede electrónica de la AEAT.
• Información de la factura que formará parte de la «URL»:
• NIF del obligado a expedir la factura.
• Número de serie y número de la factura expedida.
• Fecha de expedición de la factura.
• Importe total de la factura.

• En caso de facturas expedidas por «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «VERI*FACTU», la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», que deberá tener un tipo de letra y tamaño bien visibles, similares a los del resto de datos de la factura.

En caso de tratarse de una factura electrónica, destinada al intercambio de su información de forma estructurada entre sistemas informáticos por medios electrónicos, se deberá incluir como un campo independiente la «URL» contenida en el código «QR», no siendo necesario incluir el propio código «QR».

Habilitación de la AEAT para publicar en su sede electrónica información adicional a las especificaciones de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre

Dado el marcado carácter técnico de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, su disposición adicional primera habilita a la AEAT para que, dentro del alcance de las especificaciones contenidas en esta orden y sin modificarlas, publique en su sede electrónica los detalles técnicos necesarios para completarlas, a fin de poder llevar a cabo su implementación. En especial, en lo referido a los servicios de remisión voluntaria de registros de facturación y sus validaciones, al algoritmo de cálculo de la huella y a la política de firma electrónica, y a otras características del código «QR» y de su «URL», como ubicación y presentación, incluyendo los textos asociados al mismo que fuera necesario incluir en las facturas.