Caso práctico: Solicitud de documentación por parte de la inspección de trabajo. Posible prescripción

La empresa tiene obligación de conservar documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones durante cuatro años. Sujeta a una posible sanción con multas, en su grado mínimo de 60 a 125 euros; en su grado medio, de 126 a 310 euros; y en su grado máximo, de 311 a 625 euros. (art. 40LISOS)

El art. 21LISOS, considera infracción leve "No conservar, durante cuatro años, la documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones."

De entre todos los documentos que se han de guardar durante cuatro años destacan:

• Contrato de trabajo (a contar desde el fin de la relación laboral).
• Los resúmenes mensuales de los registros de jornada.
• Los recibos de salarios expedidos junto con los Boletines de cotización a la Seguridad Social.
• Copia de documentos de identidad de ciudadanos extranjeros.
• Datos relativos a trabajadores temporales.
• Datos de candidatos no seleccionados.
• Comunicación del contenido de los contratos y de sus copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo (Real Decreto 1424/2002, de 27 de diciembre).