Caso práctico: Obligaciones y plazos de conservación de documentación tributaria y contable en la empresa

PLANTEAMIENTO

¿Durante cuánto tiempo debe conservar una empresa la documentación relacionada con las obligaciones tributarias y contables?

RESPUESTA

El plazo mínimo de conservación es de seis años, tal y como dispone el Código de Comercio. Dicho plazo de seis años previsto en la normativa mercantil cubre de forma suficiente el plazo de prescripción de cuatro años de las obligaciones tributarias, pero la interrupción de la prescripción determinaría la necesidad de conservar los libros por encima del plazo mínimo de seis años, ya que la obligación tributaria todavía no habría prescrito.

Por lo que se refiere a los datos con origen en ejercicio prescritos, si existiese la necesidad de justificar las bases u otras partidas pendientes de compensar procedentes de ejercicios prescritos, la documentación deberá ser conservada por el tiempo que pretendan acreditarse las bases, cuotas o deducciones aplicadas. 

Como punto de partida, el artículo 29 de la LGT establece lo siguiente respecto de las obligaciones tributarias formales:

«1. Son obligaciones tributarias formales las que, sin tener carácter pecuniario, son impuestas por la normativa tributaria o aduanera a los obligados tributarios, deudores o no del tributo, y cuyo cumplimiento está relacionado con el desarrollo de actuaciones o procedimientos tributarios o aduaneros.

2. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones:

(...)

d) La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.

En todo caso, los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.

e) La obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.

f) La obligación de aportar a la Administración tributaria libros, registros, documentos o información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, a requerimiento de la Administración o en declaraciones periódicas. Cuando la información exigida se conserve en soporte informático deberá suministrarse en dicho soporte cuando así fuese requerido».

Asimismo, y en cuanto a los plazos de prescripción, según el artículo 66 de la LGT:

«Prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos:

a) El derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.

b) El derecho de la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas.

(...)».

Por su parte, el artículo 19 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, prevé la obligación de los empresarios y profesionales de conservar ciertos documentos durante el plazo previsto en la LGT. En particular, señala en sus apartados 1 y 2:

«1. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, los siguientes documentos.

a) Las facturas recibidas.

b) Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2.

c) Los justificantes contables a que se refiere el número 4.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto.

d) Los recibos a que se refiere el artículo 16.1, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

e) Los documentos a que se refiere el número 3.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto, en el caso de las importaciones.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a los documentos que se citan en los párrafos a) y c).

2. Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por este Reglamento».

Por lo tanto, la normativa establece una premisa básica: han de conservarse todos aquellos documentos que justifiquen o sean relevantes para la determinación de la deuda tributaria por un período mínimo de 4 años, que es el plazo máximo que posee la Administración para determinar la deuda tributaria o exigir su pago.

Sin embargo, este período temporal puede verse afectado, entre otras razones, por la interrupción del plazo de prescripción como consecuencia de actuaciones de la Administración en cualquier procedimiento tributario. En este sentido, el artículo 8.f) de la LGT establece que se regularán en todo caso por ley el establecimiento y la modificación de los plazos de prescripción, así como sus causas y su cómputo. 

Por lo demás, es el artículo 68 de la LGT el que contempla en sus apartados 1 y 2 los supuestos en los que tendrá lugar la interrupción de los plazos de prescripción a que nos venimos refiriendo:

«1. El plazo de prescripción del derecho a que se refiere el párrafo a) del artículo 66 de esta Ley se interrumpe:

a) Por cualquier acción de la Administración tributaria, realizada con conocimiento formal del obligado tributario, conducente al reconocimiento, regularización, comprobación, inspección, aseguramiento y liquidación de todos o parte de los elementos de la obligación tributaria que proceda, aunque la acción se dirija inicialmente a una obligación tributaria distinta como consecuencia de la incorrecta declaración del obligado tributario.

b) Por la interposición de reclamaciones o recursos de cualquier clase, por las actuaciones realizadas con conocimiento formal del obligado tributario en el curso de dichas reclamaciones o recursos, por la remisión del tanto de culpa a la jurisdicción penal o por la presentación de denuncia ante el Ministerio Fiscal, así como por la recepción de la comunicación de un órgano jurisdiccional en la que se ordene la paralización del procedimiento administrativo en curso.

c) Por cualquier actuación fehaciente del obligado tributario conducente a la liquidación o autoliquidación de la deuda tributaria.

2. El plazo de prescripción del derecho a que se refiere el párrafo b) del artículo 66 de esta ley se interrumpe:

a) Por cualquier acción de la Administración tributaria, realizada con conocimiento formal del obligado tributario, dirigida de forma efectiva a la recaudación de la deuda tributaria.

b) Por la interposición de reclamaciones o recursos de cualquier clase, por las actuaciones realizadas con conocimiento formal del obligado en el curso de dichas reclamaciones o recursos, por la declaración del concurso del deudor o por el ejercicio de acciones civiles o penales dirigidas al cobro de la deuda tributaria, así como por la recepción de la comunicación de un órgano jurisdiccional en la que se ordene la paralización del procedimiento administrativo en curso.

c) Por cualquier actuación fehaciente del obligado tributario conducente al pago o extinción de la deuda tributaria».

Cuando concurra cualquiera de las circunstancias enumeradas en este precepto, se interrumpirá el plazo de 4 años de que dispone la Administración para determinar la deuda tributaria o para exigir su pago, de modo que, terminado el procedimiento determinante de la interrupción, el plazo volverá a reiniciarse. Sin ahondar más en esta cuestión, que daría para un desarrollo mucho más extenso, la obligación general de preservar la documentación, como vemos, puede verse afectada por alguno de los motivos recogidos en el artículo 68 de la LGT, que determinarán que se extienda la obligación de preservar dicha documentación otros cuatro años, lo que además se producirá cada vez que se interrumpa el plazo de prescripción.

Por otro lado, el artículo 66 bis de la LGT establece lo siguiente con respecto al derecho de la Administración tributaria a comprobar e investigar:

«1. La prescripción de derechos establecida en el artículo 66 de esta Ley no afectará al derecho de la Administración para realizar comprobaciones e investigaciones conforme al artículo 115 de esta Ley, salvo lo dispuesto en el apartado siguiente.

2. El derecho de la Administración para iniciar el procedimiento de comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, prescribirá a los diez años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo en que se generó el derecho a compensar dichas bases o cuotas o a aplicar dichas deducciones.

En los procedimientos de inspección de alcance general a que se refiere el artículo 148 de esta Ley, respecto de obligaciones tributarias y periodos cuyo derecho a liquidar no se encuentre prescrito, se entenderá incluida, en todo caso, la comprobación de la totalidad de las bases o cuotas pendientes de compensación o de las deducciones pendientes de aplicación, cuyo derecho a comprobar no haya prescrito de acuerdo con lo dispuesto en el párrafo anterior. En otro caso, deberá hacerse expresa mención a la inclusión, en el objeto del procedimiento, de la comprobación a que se refiere este apartado, con indicación de los ejercicios o periodos impositivos en que se generó el derecho a compensar las bases o cuotas o a aplicar las deducciones que van a ser objeto de comprobación.

La comprobación a que se refiere este apartado y, en su caso, la corrección o regularización de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o deducciones aplicadas o pendientes de aplicación respecto de las que no se hubiese producido la prescripción establecida en el párrafo primero, sólo podrá realizarse en el curso de procedimientos de comprobación relativos a obligaciones tributarias y periodos cuyo derecho a liquidar no se encuentre prescrito.

3. Salvo que la normativa propia de cada tributo establezca otra cosa, la limitación del derecho a comprobar a que se refiere el apartado anterior no afectará a la obligación de aportación de las liquidaciones o autoliquidaciones en que se incluyeron las bases, cuotas o deducciones y la contabilidad con ocasión de procedimientos de comprobación e investigación de ejercicios no prescritos en los que se produjeron las compensaciones o aplicaciones señaladas en dicho apartado».

Este precepto se entiende con respecto al Impuesto sobre Sociedades en particular, donde se recogen una serie de deducciones que quedan pendientes del cumplimiento de requisitos posteriores, como podría ser la libertad de amortización que se da a las Empresas de Reducida Dimensión por inversión en investigación y desarrollo, que quedará supeditada al aumento medio de la plantilla durante los años siguientes. Por otro lado, como consecuencia del régimen de compensación de bases imponibles negativas del artículo 26 de la LIS y para dotar de cierta seguridad jurídica al contribuyente, se establece la potestad de la Administración de comprobar únicamente por un período de 10 años las bases imponibles negativas que se pretendan compensar, siendo obligación del contribuyente el acreditar de manera suficiente las bases negativas a compensar en períodos posteriores al décimo.

En este sentido, la documentación ha de conservarse por todo el período en que se goce de las deducciones y por todo el período en que se quiera compensar bases imponibles negativas.

Asimismo, toda empresa o profesional que desarrolle actividades económicas y se encuentre sujeto a la normativa del IS, debe de llevar la contabilidad conforme a lo establecido en el Código de Comercio, estableciendo el artículo 30 del Código de Comercio lo siguiente:

«1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo».

En consecuencia, de todo lo anterior podemos concluir lo siguiente:

• Plazo mínimo de conservación. El plazo mínimo de conservación es de seis años, tal como dispone el Código de Comercio.
• Interrupción de la prescripción. El plazo de seis años que establece la normativa mercantil cubre de forma suficiente el plazo de prescripción de cuatro años de las obligaciones tributarias. No obstante, cuando la prescripción se interrumpe surgiría la necesidad de conservar los libros por encima del plazo mínimo de seis años, ya que la obligación tributaria todavía no habría prescrito.
• Datos con origen en ejercicios prescritos. Si existiese la necesidad de justificar las bases u otras partidas pendientes de compensar procedentes de ejercicios prescritos, la documentación deberá ser conservada por el tiempo que pretendan acreditarse las bases, cuotas o deducciones aplicadas.