Aprobado el reglamento que desarrolla los requisitos de los programas informáticos de facturación

En el BOE del pasado 6 de diciembre de 2023 se publicaba el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Se trata de una norma que desarrolla lo establecido en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y que pretende impulsar la lucha contra la economía sumergida derivada del uso de «software de supresión de ventas».

Contenido de la norma

En esa medida, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, desarrolla las características de un sistema informático que resulte operativo y al mismo tiempo minimice los costes fiscales indirectos que puedan resultar de esta medida para los productores, comercializadores y usuarios de los sistemas informáticos, protegiendo la libre competencia y sin discriminar las soluciones tecnológicas empleadas, siempre que dichas soluciones cumplan con los requisitos exigidos.

Las obligaciones de funcionamiento de los sistemas electrónicos de facturación del reglamento afectan a todas las facturas o justificantes equivalentes, incluida la factura simplificada, y a todos los empresarios y profesionales. Ahora bien, existen ciertas excepciones: por ejemplo, no se aplicarán a los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) ni a algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca; ni tampoco a una serie de operaciones excluidas de la obligación de factura.

Establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad, a fin de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Con ello, se busca alinear dichos sistemas informáticos con la normativa tributaria, para que toda transacción comercial de lugar a una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente, impidiéndose la posterior alteración de tales anotaciones y permitiendo, en su caso, la simultánea o posterior remisión de la información de los mismos a la Administración tributaria.

En particular, la norma establece que el registro informático de facturación de alta ha de incluir, entre otros datos, la siguiente información:

• Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• El número y, en su caso, serie de la factura.
  
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, o se haya recibido el pago anticipado, en su caso, si la fecha del pago es distinta a la de expedición de la factura.
  
• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación de la tipología de factura expedida.
  
• La descripción general de las operaciones.
  
• El importe total de la factura.
  
• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del IVA, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
  
• Indicación de si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del IVA conforme a los ordinales 2.º y 3.º del apartado uno del artículo 84 de la LIVA.
• La base imponible de las operaciones, la cuota del IVA, el tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados, y la cuota del recargo de equivalencia.
• Si la operación no se encuentra sujeta al IVA, el importe que corresponde a dicha operación y la causa de la no sujeción al impuesto.
  
• Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.

A su vez, el nuevo Real Decreto también incorpora dos elementos de seguridad para garantizar que no se alteren los registros de facturación una vez producidos: el «hash» encadenado (cada factura genera una huella única que la liga con ciertos elementos de las facturas anteriores, por lo que una modificación en cualquier factura altera esa huella) y la firma electrónica de los registros (que no es necesaria en el caso de envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria). 

Y es que, asimismo, se prevé la posibilidad de que, voluntariamente, los obligados tributarios puedan remitir inmediatamente a la Administración tributaria, de forma automática y segura por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados en sus sistemas informáticos, caso en el que se entenderá que esos sistemas informáticos ya cumplen por diseño los requisitos técnicos mencionados.

Por lo demás, todo sistema informático que se emplee para dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en la norma debe contar obligatoriamente con una declaración responsable de la que quede constancia formal, expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora del mismo, que asegure el compromiso por parte de esta de suministrar productos digitales que cumplan con los requisitos establecidos en la LGT y el reglamento ahora publicado. Con ello, certificarán que sus sistemas informáticos se ajustan a las normas y responden a dichos requisitos ante quienes los adquieran o utilicen. 

Finalmente, y habida cuenta de que la factura electrónica se presenta como una modalidad cada vez más extendidas y de que el contenido de este real decreto resulta compatible con la implantación de la factura electrónica, la norma introduce una serie de modificaciones en el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, a fin de realizar las correspondientes adaptaciones al texto como consecuencia de la nueva regulación establecida en este real decreto. Así, y por ejemplo, se modifican los artículos 6 y 7 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, a fin de establece que, tanto en las facturas completas como simplificadas expedidas utilizando los sistemas informáticos que desarrolla el nuevo reglamento deberá incluirse además, el siguiente contenido:

• La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código «QR». En el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código «QR».
• Estas facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT conforme a lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del citado Reglamento.

Entrada en vigor

Tanto el real decreto como el reglamento aprobado entraron en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOE, esto es, el 7 de diciembre de 2023. 

Ahora bien, los obligados tributarios deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos establecidos antes del 1 de julio de 2025.

Por su parte, los obligados tributarios a que se refiere el artículo 3.2 de dicho Reglamento, en relación con sus actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo del reglamento a que se refiere la disposición final tercera del real decreto. No obstante, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025.

Finalmente, en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial a que se refiere la disposición final tercera del real decreto estará disponible en la sede de la AEAT el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los Sistemas de emisión de facturas verificables.