Regla 64 Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado

1. Una vez registrado en el sistema cada documento contable electrónico, y generado el correspondiente asiento contable, el propio sistema generará y remitirá un justificante electrónico de la toma de razón con los datos de la operación contable, incluyendo el importe, número y fecha de la operación, sellado electrónicamente, para los servicios gestores.

2. Las oficinas de contabilidad conservarán por medios electrónicos, a través del propio sistema de información contable, los justificantes electrónicos de las operaciones, junto con los respectivos documentos contables electrónicos.

En el caso de reconocimiento de obligaciones relativas al pago de retribuciones de personal activo y de prestaciones de clases pasivas, el archivo electrónico a que se refiere el párrafo anterior, se referirá a los resúmenes que acompañan a la nómina y los documentos contables.

En el caso de operaciones de reposición de fondos de anticipos de caja fija y de presentación y aprobación de la cuenta justificativa de «pagos a justificar», el archivo electrónico se referirá a la cuenta justificativa, sin incluir los justificantes que la acompañan.

En el caso de reconocimiento de obligaciones relativas a los «pagos masivos», regulados en la normativa conjunta de la Secretaría General de Tesoro y Financiación Internacional y la Intervención General de la Administración del Estado sobre el procedimiento para la realización de ciertos pagos a través de agentes mediadores, los correspondientes justificantes no precisarán ser archivados.

3. Los Servicios gestores o Unidades administrativas responsables de la aprobación de las respectivas operaciones deberán conservar por medios electrónicos, debidamente ordenados, los justificantes electrónicos de las operaciones junto con los respectivos documentos contables electrónicos.

En todo caso, el archivo electrónico de los justificantes electrónicos y documentos contables electrónicos permitirá que éstos estén a disposición del Tribunal de Cuentas y de la Intervención General de la Administración del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación de la contabilidad, previstas en la Ley General Presupuestaria. Igualmente estarán a disposición de las Instituciones de control comunitarias cuando se trate de justificantes de operaciones financiadas con fondos comunitarios.

Cuando se trate de operaciones de reposición de fondos de anticipos de caja fija, su archivo electrónico deberá realizarse, una vez efectuado, por los servicios fiscales, el informe previsto en el artículo 7 del Real Decreto 725/1989, de 16 de junio, sobre anticipos de caja fija.