Regla 35 Instrucción de operatoria contable para las entidades que integran el sistema de la Seguridad Social

1. Situación de los fondos de maniobra.

Aquellas operaciones de situación del fondo de maniobra, es decir, de constitución, ampliación, minoración o supresión del fondo de maniobra en los centros de gestión, así como las operaciones de cambios de cuentas bancarias en las que se encuentra situado el fondo de maniobra se registran conforme a lo siguiente:

a) Las entregas de fondos a favor de los centros de gestión que sean necesarios para constituir o aumentar el importe de los fondos de maniobra se tramitarán mediante la expedición de documentos OEK.700 de propuestas de pago no presupuestarias al código 40210 «Operaciones con cargo al fondo de maniobra pendientes de justificación» a favor de los centros de gestión en el que se situarán los fondos.

Para ello, los ordenadores de pagos de la Tesorería General de la Seguridad Social, tras la emisión y validación de las correspondientes propuestas de pago no presupuestarias, expedirán las órdenes de pago no presupuestarias que procedan a favor de los centros de gestión afectados en cada caso.

El fondo de maniobra quedará aplicado en los centros de gestión en el concepto no presupuestario señalado anteriormente por medio del registro de un documento OEFM de ingresos por la oficina de contabilidad del centro.

b) En el caso de que el Ordenador General de Pagos acordase autorizar la minoración o supresión de un fondo de maniobra en los centros de gestión, las oficinas contables de los centros afectados procederán al reintegro del importe total o parcial del fondo que proceda en cada caso. Para ello la oficina contable del centro de gestión registrará un documento OEFM.390 de pagos por el importe de la devolución practicada.

Una vez que dichas cantidades sean ingresadas en la tesorería respectiva y registrado el documento OEI.310, serán aplicadas de forma definitiva por medio del documento FI.300, en sus apartados FI.3 y FI.4 que cancelará respectivamente tanto concepto no presupuestario 40210 en el centro de gestión como el cobro pendiente de aplicación en la tesorería receptora del ingreso.

c) Cuando se produzcan cambios de cuentas bancarias en las que se encuentra situado el fondo de maniobra, y una vez realizada la reposición del fondo de maniobra en la cuenta bancaria anterior, la oficina de contabilidad del centro de gestión respectivo, registrará un documento OEFM.390, de pagos, al código interno de la cuenta pagadora, que para este supuesto será la cuenta bancaria anterior, y de ingresos, al código interno de la cuenta bancaria receptora, que para este supuesto será la cuenta bancaria nueva, y para ambos casos por el importe del fondo de maniobra de ese centro de gestión situado en dichas cuentas.

2. Realización de los pagos.

Por los pagos realizados diariamente, a los acreedores finales, empleados públicos o centros relacionados en gastos compartidos, se emitirán los siguientes documentos contables:

a) PFM.809, que serán elaborados por UAFM de cada centro de gestión para el registro de los pagos, tanto de naturaleza presupuestaria como no presupuestaria y por gastos compartidos, que se realicen con cargo al fondo de maniobra, previa cumplimentación de los datos correspondientes, teniendo en cuenta que un mismo documento no podrá contener, simultáneamente, operaciones de naturaleza presupuestaria y no presupuestaria.

Cuando hayan de registrarse pagos complementarios, las UAFM de los centros de gestión suministrarán al SICOSS el dato del NRGD del documento PFM.809 de origen, de forma que el sistema presentará dicho documento y sobre el mismo podrán incorporarse datos relacionados con el pago complementario que se pretende efectuar. Efectuada esta operación, el SICOSS generará automáticamente un documento PFM.809 complementario del documento de origen.

b) PFMA.819, que serán elaborados por la UAFM de cada centro de gestión para los pagos de naturaleza no presupuestaria que se hacen en concepto de anticipos de dietas y gastos de viaje, previa cumplimentación de los datos correspondientes, si bien el concepto no presupuestario de contabilidad auxiliar del fondo de maniobra 40220 «Anticipo de dietas y gastos de viaje» no se consigna en el documento, en la medida que se presenta por el sistema.

Cuando hayan de registrarse pagos complementarios de un anticipo de dietas y gastos de viaje, las UAFM de los centros de gestión incorporarán en SICOSS los datos correspondientes al número de registro del documento PFMA.819 origen del anticipo y el importe rectificado del anticipo y el sistema generará automáticamente un nuevo documento PFMA.819, cuyo importe se corresponderá con el pago complementario efectuado, que será la diferencia entre el anticipo registrado y el importe rectificado del mismo.

c) PFML.839, que serán elaborados por la UAFM de cada centro de gestión para los pagos de naturaleza presupuestaria que se hagan en concepto de liquidaciones de dietas y gastos de viaje, con independencia de que se haya realizado o no el pago previo de un anticipo, así como para los pagos de indemnizaciones por razón del servicio distintas de las anteriores.

En el caso de que la liquidación que se registre llevara asociado un anticipo, las UAFM deberán cumplimentar como referencia el número de registro de documento correspondiente al documento PFMA.819 origen del anticipo, de forma que el SICOSS presentará automáticamente los campos de aplicación del anticipo e importe, haciendo constar el importe del anticipo practicado.

Cuando hayan de registrarse correcciones de una liquidación, que supongan pagos complementarios o bien rectificaciones que comporten pagos cuyo importe líquido sea cero, las UAFM de los centros de gestión, suministrarán al SICOSS los datos correspondientes al NRGD del documento PFML.839 origen de la liquidación e importe parcial rectificado de cada una de las aplicaciones presupuestarias, total íntegro, descuentos y líquido.

A partir de estos datos, el SICOSS generará automáticamente un nuevo documento PFML.839, cuyo importe se corresponderá con el pago complementario efectuado, que será la diferencia entre la liquidación registrada y los importes rectificados de la misma. A estos efectos, el espacio reservado para el signo en los campos de importes parciales de aplicaciones presupuestarias, importes parciales de descuentos y descuentos, será calculado automáticamente por el SICOSS, en base a los datos disponibles respecto a dicha liquidación.

d) OEFM.390, apartado de pagos, que el SICOSS generará y registrará automáticamente de forma simultánea a la validación de los documentos PFM.809, PFMA.819 y PFML.839 en la UAFM de cada centro de gestión sin que deba realizarse ningún trámite posterior respecto de los mismos.

3. Realización de ingresos por reintegros y por gastos compartidos.

Por los ingresos realizados diariamente derivados de reintegros, se emitirán los siguientes documentos contables:

a) IPR.909, que serán elaborados por las UAFM por los ingresos en concepto de reintegros, tanto de naturaleza presupuestaria como no presupuestaria, procedentes de retrocesiones bancarias de operaciones, impagados y pagos indebidos o excesivos realizados, previa cumplimentación de los correspondientes datos, teniendo en cuenta que un mismo documento no podrá contener, simultáneamente, operaciones de naturaleza presupuestaria y no presupuestaria.

b) IPRA.919, que se obtienen en la UAFM de cada centro de gestión para registrar los ingresos de naturaleza no presupuestaria, procedentes de reintegros de cantidades anticipadas en concepto de dietas y gastos de viaje, previa incorporación de los datos correspondientes al NRGD del documento PFMA.819 origen del anticipo y el importe rectificado del anticipo.

El importe del documento IPRA.919 generado automáticamente por el SICOSS, se corresponderá con el reintegro efectuado, que será la diferencia entre el anticipo registrado y el importe rectificado del mismo.

c) IPRL.939, se obtienen en la UAFM de cada centro de gestión para registrar los ingresos de naturaleza presupuestaria procedentes de reintegros de cantidades liquidadas en concepto de dietas y gastos de viaje, así como de indemnizaciones por razón del servicio distintas de las anteriores, previa incorporación de los datos correspondientes al NRGD del documento PFML.839 origen de la liquidación, importe parcial rectificado de cada una de las aplicaciones presupuestarias y descuentos, total íntegro, descuentos y líquido.

El importe del documento IPRL.939, generado automáticamente por el SICOSS, se corresponderá con el reintegro efectuado, que será la diferencia entre la liquidación registrada y los importes rectificados de la misma.

d) IGC.300, serán generados automáticamente por el sistema informático a petición de la UAFM de cada centro de gestión que hubiera anticipado el pago, previa cumplimentación de datos que serán requeridos por el sistema informático.

e) OEFM.390, apartado de ingresos, que el SICOSS generará y registrará automáticamente de forma simultánea a la validación de los documentos IGC.300, IPR.909, IPRA.919 e IPRL.939, en la UAFM de cada centro de gestión, sin que deba realizarse ningún trámite posterior respecto de los mismos.

4. Traspasos de fondos entre banco y la caja.

Por los traspasos realizados diariamente, se emitirá documento OEFM.390, apartado traspaso de fondos. El registro de este documento está a cargo de la UAFM en virtud del documento autorizado por el jefe de dicha unidad que hará constar su firma en la casilla de autorizado de dicho documento contable.

5. Operaciones de justificación.

Fiscalizada de conformidad la reposición del fondo de maniobra se registrará por la oficina de contabilidad los documentos ADOK.440 u OEK.700 que acompañan a la cuenta justificativa sujeta a los términos señalados en la regla 36.

Los documentos ADOK.440, de aplicación al presupuesto de gastos y OEK.700, de aplicación de pagos por operaciones no presupuestarias, serán generados automáticamente por el sistema informático, conjuntamente con la emisión de la cuenta justificativa, en la UAFM de cada centro de gestión, para su remisión, junto con la misma, a la Intervención a los efectos correspondientes.

La validación, por las diferentes cajas pagadoras, de los documentos R de pagos, en virtud de los cuales se proceda a la reposición del fondo de maniobra generará en la UAFM correspondiente un OEFM.390, apartado de ingresos, y su registro deberá realizarse, igualmente por la UAFM, una vez se tenga constancia del ingreso en la cuenta bancaria del fondo de maniobra receptora de los fondos.

6. Tratamiento contable de los descuentos.

Los descuentos se podrán practicar en los documentos PFM.809, PFML.819, IPR.909 e IPRL.939 para operaciones presupuestarias, en su caso, no presupuestarias y para centros relacionados.

Si el descuento incluido en un documento PFM.809 es inferior al correcto o se ha omitido, se emitirá un documento IPR. 909, consignando el descuento con signo positivo, por la diferencia o por el importe omitido.

Si el descuento incluido en un documento PFM.809 es excesivo o improcedente, se emitirá un documento PFM.809 complementario, consignando el descuento con signo negativo por el importe en exceso o improcedente.

Si el descuento incluido en un documento PFM.809 es excesivo o improcedente, y además es necesario reintegrar parte de la operación presupuestaria o no presupuestaria, se emitirá un documento IPR.809, consignando el descuento con importe positivo por el importe del descuento en exceso o improcedente.

Si el descuento incluido en un documento PFM.809 es inferior al correcto o se ha omitido, y además es necesario reintegrar parte de la operación presupuestaria o no presupuestaria, se emitirá un documento IPR.809, consignando el descuento con importe negativo por el importe del descuento inferior al correcto u omitido.

Si el descuento incluido en un documento PFML.819 es inferior al correcto o se ha omitido, el sistema generará automáticamente un documento IPRL.939, por la diferencia neta entre la situación rectificada y la situación actual derivada del PFML.809 de origen o la situación neta después de resultar aquella afectada por otros documentos PFML.809 complementarios o IPRL.809, siendo el descuento calculado automáticamente de signo positivo y la diferencia neta de signo negativo, por lo que se genera el citado documento IPRL.939.

Si el descuento incluido en un documento PFML.819 es excesivo o improcedente, el sistema generará automáticamente un documento PFML.819 complementario, por la diferencia neta entre la situación rectificada y la situación actual derivada del PFML.809 de origen o la situación neta después de resultar aquella afectada por otros documentos PFML.809 complementarios o IPRL.809, siendo el descuento calculado automáticamente de signo negativo y la diferencia neta de signo positivo, por lo que se genera el citado documento PFML.819 complementario.

Si el descuento incluido en un documento PFML.819 es excesivo o improcedente, y además es necesario reintegrar parte de la operación presupuestaria, el sistema generará automáticamente un documento PFML.819 complementario, por la diferencia neta entre la situación rectificada y la situación actual derivada del PFML.809 de origen o la situación neta después de resultar aquella afectada por otros documentos PFML.809 complementarios o IPRL.809, siendo el descuento calculado automáticamente de signo negativo y la diferencia neta de signo positivo, por lo que se genera el citado documento PFML.819 complementario.

Si el descuento incluido en un documento PFML.819 es inferior al correcto o se ha omitido, y además es necesario reintegrar parte de la operación presupuestaria, el sistema generará automáticamente un documento IPRL.809, por la diferencia neta entre la situación rectificada y la situación actual derivada del PFML.809 de origen o la situación neta después de resultar aquella afectada por otros documentos PFML.809 complementarios o IPRL.809, siendo el descuento calculado automáticamente de signo positivo y la diferencia neta de signo negativo, por lo que se genera el citado documento IPRL.809.

7. Impagados y retrocesiones bancarias de operaciones.

Si los reintegros procedentes de impagados y retrocesiones bancarias se recibieren con anterioridad a la justificación del pago, se tramitará un documento IPR.909 para registrar el ingreso.

Si los reintegros se recibieren con posterioridad a la justificación del pago, las oficinas de contabilidad en la Intervención procederán conforme al procedimiento general establecido para dichas operaciones en contabilidad principal.