Regla 34 Instrucción de contabilidad para las entidades que integran el sistema de la Seguridad Social

1. Toda operación relativa a la gestión presupuestaria, no presupuestaria o patrimonial de las entidades del sistema de la Seguridad Social se incorporará al SICOSS a través de uno o más documentos contables, en función de la naturaleza de la operación que se trate.

2. El registro contable de cualquier documento se realizará a través de la incorporación individual de los datos recogidos en los documentos o a través de la incorporación masiva de los mismos documentos.

3. Con carácter general, la incorporación individual de los datos en el SICOSS se realiza previo documento contable emitido en soporte papel. Sin embargo, no precisarán de dicho soporte las capturas de datos relativas a las operaciones siguientes:

a) Contabilidad auxiliar del fondo de maniobra, sin perjuicio de que pueda obtenerse copia impresa de todos los documentos de este subsistema, cuando así se estime necesario.

b) Propuesta de retención de crédito de ejercicios posteriores y tramitación anticipada, si bien, una vez aprobada la propuesta, la retención pasará a estar soportada en papel; aprobación y compromiso de ejercicios posteriores y tramitación anticipada; modificaciones de créditos de ejercicios posteriores, sin perjuicio de que, con posterioridad se soporten en papel para recoger las firmas autorizantes, así como la aplicación a ejercicio corriente y a ejercicios posteriores de los compromisos de gasto de ejercicios posteriores y los expedientes de tramitación anticipada.

c) Operaciones contabilizadas por las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

d) Aquellas en las que el sistema emite el documento contable, en los términos señalados en la regla 36.3.

e) Todas aquellas que determine la Intervención General de la Seguridad Social.

Estos documentos contables se elaborarán por los servicios competentes en un solo ejemplar y deberán ser extendidos por medios mecánicos o informáticos, sin enmiendas, raspaduras o tachaduras. Todos aquellos documentos que se obtengan a partir de aplicaciones informáticas deberán ajustarse, en todo caso, al contenido y ordenación de los datos que se señalan en el título I de la presente instrucción y, de conformidad con los requisitos y garantías que establezca la Intervención General de la Seguridad Social.

La Intervención General de la Seguridad Social podrá modificar el contenido y formato de los modelos y documentos aprobados, así como determinar la sustitución de los documentos contables en papel por soportes informáticos, estableciendo, en su caso, el contenido y procedimiento a seguir en la tramitación de los documentos contables electrónicos.

4. La incorporación masiva de documentos en el SICOSS puede efectuarse a través de soporte fichero, por medio de lotes de documentos contables.

5. Toda operación que deba dar lugar a registros contables en el SICOSS, habrá de estar debidamente acreditada con el correspondiente justificante que ponga de manifiesto su realización.

La justificación de los distintos hechos susceptibles de incorporación al SICOSS podrá estar soportada en documentos electrónicos o en papel, debiendo ajustarse, en todo caso, a los requisitos y garantías que se establezcan para cada uno de los distintos tipos de operaciones, de acuerdo con las normas que regulen los procedimientos administrativos a través de los que dichos hechos se materialicen.

6. Cuando los documentos contables y los justificantes se encuentren soportados a través de medios electrónicos, se asegurará la validez y eficacia jurídica de los mismos de acuerdo con el artículo 26 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Asimismo, se garantizará la aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, y su Reglamento de desarrollo, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.

7. Los libros de contabilidad a los que se refiere el título IV de esta instrucción, así como los demás informes y consultas que, en ambos casos, facilita el SICOSS, normalmente son suficientes para la contabilización de la mayor parte de las operaciones. Si bien para la aplicación definitiva de determinadas operaciones en las que han intervenido diferentes centros de gestión es necesario realizar la comunicación de información complementaria. Fundamentalmente, los supuestos y términos en los que es necesario realizar esa comunicación, son los siguientes:

a) Cuando un centro de gestión ha realizado propuestas de pago que incluyen descuentos que afectan a la contabilidad de la caja pagadora. Los centros de gestión que realizaron la propuesta de pago facilitarán a las cajas pagadoras los datos complementarios que en cada caso requieran para la aplicación final que corresponda.

b) En los traspasos entre centros de gestión de conceptos no presupuestarios. Los centros de gestión que traspasen los conceptos (centro emisor) especificarán en la comunicación las causas que motivaron las operaciones y los desarrollos que en cada caso correspondan, pudiendo el centro de destino (centro de relación) solicitar las aclaraciones que estime necesarias.

Si el centro de relación no estuviese conforme con el traspaso realizado lo pondrá en conocimiento del centro emisor y de persistir la discrepancia se elevarán las actuaciones a las respectivas Intervención delegadas de los servicios centrales, quienes resolverán conjuntamente la cuestión planteada, pudiendo, a su vez, si lo estiman conveniente someterla a consideración de la Intervención General.

c) En la contabilización del documento FI.300, apartado FI.3 los servicios centrales o direcciones provinciales de la Tesorería General que contabilicen el documento especificarán en la comunicación realizada al centro afectado las causas que motivaron las operaciones, y los desarrollos que correspondan, pudiendo el centro receptor solicitar las aclaraciones que estime necesarias.

Si el centro de destino no estuviese conforme con alguno de los ingresos imputados se seguirán actuaciones similares a las previstas en el apartado b) anterior.

d) En la contabilización de los documentos DROC.150 y DAOC.250. En la comunicación se especificará lo señalado en el apartado b) anterior, si bien, en los casos que proceda se hará referencia los documentos OEK.700 y su inverso, que pudieran estar relacionados con la operación.

e) En la contabilización de documentos CPTC.910. En la comunicación se especificará lo señalado en el apartado b) anterior.