Regla 2 Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado

1. Toda operación relativa a la gestión de gastos del Estado se incorporará al sistema de información contable a través de uno o más documentos contables electrónicos, en función de la naturaleza de la operación de que se trate.

Dichos documentos contables electrónicos se expedirán y tramitarán según los procedimientos establecidos en la presente Instrucción, debiendo ajustarse a los modelos que al respecto hayan sido aprobados por el Ministerio de Hacienda.

A los efectos previstos en el primer párrafo de este punto, los Servicios gestores remitirán a la oficina de contabilidad del Departamento ministerial, excepto cuando deban ser remitidos a otra oficina de contabilidad, los documentos contables electrónicos por ellos expedidos, autorizados mediante la incorporación de la firma electrónica del responsable competente para ello. La remisión deberá realizarse de acuerdo al procedimiento establecido por la Intervención General de la Administración del Estado.

En el marco del procedimiento indicado en el párrafo anterior, las instrucciones dictadas por la Intervención General de la Administración del Estado establecerán las comprobaciones a realizar por las oficinas de contabilidad con carácter previo a la contabilización en el SIC de las respectivas operaciones. Estas comprobaciones podrán realizarse mediante actuaciones automatizadas por contraste entre los datos de los documentos contables y la información estructurada o/y los metadatos de los justificantes que los acompañen, en la medida en que se avance en el proceso de estructuración de dichos justificantes.

No obstante, cuando por circunstancias excepcionales así lo determine la Intervención General de la Administración del Estado a propuesta del responsable de la oficina de contabilidad, se podrán expedir documentos contables en papel.

2. En los casos que a continuación se detallan, las oficinas de contabilidad no tomarán razón de las operaciones, procediendo a devolver a los Servicios gestores los correspondientes documentos contables electrónicos:

a) Cuando no se hayan recibido todos los documentos que se precisen para el registro de la operación en cuestión, o bien cuando los documentos no contengan todos los requisitos o datos exigidos.

b) En aquellos casos en que a los documentos no se acompañe la justificación a que se refiere la sección 10.ª del capítulo II de la presente Instrucción.

c) Cuando la información a incorporar al sistema sea incoherente con los datos anteriormente introducidos, o incompatible con las validaciones requeridas por el mismo.

3. Los Servicios gestores deberán tomar las medidas oportunas que garanticen que la expedición de los documentos contables electrónicos y su remisión a las oficinas de contabilidad se realice en el plazo más breve posible desde el momento en el que se dictaron los correspondientes actos administrativos.

4. A los efectos anteriores, todas las referencias que se realicen en las distintas reglas de esta Instrucción al envío de documentos contables y de sus justificantes a las oficinas de contabilidad, se entenderán referidas a la remisión a dichas oficinas contables de los documentos contables electrónicos acompañados de sus justificantes electrónicos. Asimismo respecto a las referencias de esta Instrucción a certificados o certificaciones obtenidos del SIC y a su puesta a disposición, deberán entenderse realizadas por medios electrónicos.