Instrucción 3.ª Pagos a justificar y anticipos de caja fija 3 Instrucciones sobre función interventora

Apartado 1.º Fiscalización previa de las órdenes de pago

En la fiscalización previa de las órdenes de pago a justificar por las que se ponen fondos a disposición de las cajas pagadoras del Estado y sus Organismos autónomos y de las órdenes de pago para la constitución, modificación y reposición de fondos de los anticipos de caja fija se efectuarán las comprobaciones señaladas en los artículos 22 y 23 del Real Decreto 2188/1995, con las especialidades en cuanto al régimen de reparos previstas en el artículo 24 del citado texto.

Para la adecuada interpretación y aplicación de los mencionados preceptos, se estima necesario realizar las siguientes precisiones:

1. La comprobación, en la fiscalización previa de las órdenes de pago a justificar, de que el órgano pagador, a cuyo favor se libren las órdenes de pago, ha justificado dentro del plazo correspondiente la inversión de los fondos percibidos con anterioridad, deberá tener presente que la cuenta se considera rendida desde el momento en que se presenta a la Unidad Central.

Asimismo, en cuanto a la excepción a la formulación de reparo por falta de justificación de libramientos anteriores cuando el Ministro o Presidente o Director del Organismo autónomo autorice un nuevo libramiento, deberá considerarse que tal autorización, en tanto que dirigida a evitar daños en el funcionamiento de los servicios y, por tanto, de carácter excepcional, deberá ir referida a una orden de pago específica, debiendo rechazarse fórmulas genéricas que eludiesen con carácter general el contenido del artículo 1.3 del Real Decreto 640/1987, de 8 de mayo, sobre pagos librados a justificar.

2. Se entenderá que el crédito propuesto en el libramiento para la reposición de fondos por anticipos de caja fija es el adecuado cuando exista coincidencia entre las imputaciones presupuestarias del resumen de la cuenta y las de dicho libramiento.

A este respecto, deberá tenerse presente que, tras la entrada en vigor del Real Decreto 2188/1995, la aprobación de la cuenta justificativa de los fondos librados por el sistema de anticipo de caja fija se produce una vez intervenida la misma y emitido el correspondiente informe por la Intervención competente, por lo que el documento contable de reposición de fondos se expedirá antes de la aprobación de dicha cuenta, y con cargo a las aplicaciones presupuestarias y por los importes consignados en la misma en ese momento. En este sentido, debe entenderse que la cuenta, tal como la haya rendido el correspondiente cajero pagador, acompañará al libramiento y le servirá de justificación, sin perjuicio de que se produzcan, en su caso, ulteriores operaciones de rectificación contable como consecuencia de su aprobación en distintos términos de aquéllos en los que se rindió.

Apartado 2.º Intervención de cuentas de pagos a justificar

La intervención de las cuentas justificativas de los pagos a justificar se realizará examinando las cuentas y los documentos que justifiquen cada partida.

1. El examen de las cuentas, que deberán ser presentadas con arreglo al modelo normalizado establecido por la Intervención General de la Administración del Estado en Resolución de 23 de diciembre de 1987, tiene por objeto verificar la observancia del procedimiento previsto en el artículo 12 del Real Decreto 640/1987 para su rendición, por lo que en cada cuenta deberá comprobarse que:

Está debidamente firmada.

Contiene un resumen cuadrado de la cuenta.

Incluye, en su caso, la carta de pago acreditativa del reintegro del sobrante. En los casos de pagos en el exterior a que se refiere el Real Decreto 591/1993, de 23 de abril, se acompañarán los documentos previstos en dicha norma.

Se rinde dentro del plazo establecido.

Existe correlación de la cuenta con el libramiento a que se refiere.

Comprende, debidamente relacionadas, facturas y documentos originales por importe igual al consignado en el resumen de la cuenta.

2. El examen de los justificantes se llevará a cabo con arreglo al siguiente procedimiento:

I. Extensión del examen.

El examen de los justificantes se realizará, de acuerdo con lo dispuesto en el punto IV de este apartado, sobre una muestra representativa de los mismos. No obstante, el Interventor, cuando aprecie la existencia de circunstancias particulares que lo aconsejen, podrá optar por el examen de todos los documentos citados.

Se entenderán como justificantes a efectos de lo prevenido en el presente apartado, además de las facturas, las cuentas individuales de indemnizaciones por razón del servicio, y cuantos documentos, en general, acrediten un gasto determinado y justifiquen su pago, referidos a una misma partida de la cuenta en que se integran.

II. Alcance del examen.

En el examen de los justificantes se verificará:

a) La adecuación de los gastos realizados y justificados al crédito del libramiento y a las atenciones específicas para cuya cobertura fueron librados los fondos. Cuando los gastos justificados correspondan a conceptos distintos de los del libramiento pero se respete el nivel de vinculación presupuestaria establecido en la Ley, el Interventor deberá considerar correcta dicha imputación. No obstante, en el informe se hará constar dicha circunstancia a fin de que, siempre que sea posible, se efectúen las oportunas operaciones de rectificación contable.

b) Constancia del importe pagado, del gasto realizado y la identificación del acreedor.

c) Conformidad con la prestación recibida.

d) El recibí del acreedor o documento que acredite el pago del importe correspondiente.

e) El procedimiento aplicable en la ejecución de gastos concretos y determinados, incluida la fiscalización previa de los que no se encuentran excluidos de la misma de acuerdo con el artículo 95.1 y 2 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria.

III. Resultados del examen.

Cuando la cuenta no se reciba debidamente firmada por el órgano proponente para su aprobación, se devolverá por la Intervención para su firma.

Los resultados del examen se pondrán de manifiesto en los informes a que hacen referencia el apartado 4.º y la instrucción 6.ª siguientes.

IV. Procedimientos de muestreo.

1. Elección del procedimiento.

En el supuesto de aplicación de un procedimiento de muestreo, la elección del tipo del mismo se realizará por la Intervención Delegada competente en función de los medios disponibles y de los objetivos y alcance perseguidos, debiendo garantizarse, en todo caso, la aleatoriedad y objetividad del proceso de selección y la representatividad de la muestra. A estos efectos, se podrán utilizar los procedimientos de muestreo que figuran en el anexo I de la Circular 3/1992, de 3 de marzo, de este Centro.

La determinación del tamaño de la muestra o, alternativamente, de la precisión y nivel de confianza fijados, se efectuará en función de los cometidos y carga de trabajo de la Intervención, y de los medios personales y materiales disponibles, así como del número de facturas o justificantes que componen el universo.

A estos efectos, se define el universo como el conjunto de facturas o justificantes integrantes de las cuentas justificativas que deban ser aprobadas por la misma Autoridad, y que tienen entrada en la Intervención a lo largo de un año.

El tipo de muestreo elegido deberá garantizar el examen de las cuentas a medida que tienen entrada en la Intervención, para lo cual se procederá a la previsión del universo para cada año.

2. Aplicación del procedimiento.

Para la aplicación del procedimiento de muestreo se tendrán en cuenta las siguientes especificaciones:

El criterio de ordenación de las cuentas será el del Registro de Entrada de la Intervención.

El marco o «lista de unidades de muestreo», estará constituido por copias de las «relaciones» de facturas o justificantes que integran las cuentas, respetando dentro de cada «relación» el orden en que aparezcan dichas facturas o justificantes.

Los justificantes o facturas a examinar en cada cuenta se obtendrán de las citadas relaciones que integran el marco o «lista de unidades de muestreo», aplicando el procedimiento de muestreo elegido.

3. Diligenciado de las cuentas.

Las cuentas que se examinen utilizando procedimientos de muestreo, se diligenciarán indicando lo siguiente: «Intervención por muestreo. Artículo 12. 4 Real Decreto 640/87. Cuenta justificativa examinada por muestreo». Esta diligencia figurará en la carátula de las cuentas y se firmará por el Interventor actuante.

4. Limitaciones al muestreo.

A fin de garantizar que todas las cuentas son objeto de verificación, se excluirán de la aplicación de procedimientos de muestreo aquellas cuyo número de documentos justificativos sea muy reducido a juicio del Interventor.

Asimismo y, sin perjuicio de su inclusión en el universo, se efectuará la comprobación de todos los justificantes que superen individualmente el importe de 300.000 pesetas.

Apartado 3.º Intervención de las cuentas justificativas de anticipos de caja fija

En el examen de las cuentas y documentos que las justifican, será de aplicación lo establecido en el apartado 2.º anterior, sobre «pagos a justificar», con las particularidades siguientes.

1. El modelo a que se ha de ajustar la cuenta será el establecido en la Resolución de esta Intervención General de 14 de septiembre de 1989, con las variaciones derivadas de que la aprobación de la cuenta se produce una vez intervenida la misma y de que queda suprimido el trámite de alegaciones, tal como se especifica en el apartado 4.º siguiente.

2. No serán de aplicación los extremos relativos a la comprobación de la correlación de la cuenta con el libramiento a que se refiere, reintegro del sobrante y cumplimiento de plazos para la rendición de cuentas.

3. En el examen de los justificantes, la adecuación de los gastos al crédito presupuestario y a las atenciones para cuya cobertura fueron librados los fondos se referirá al libramiento para reposición y a la naturaleza de las atenciones previstas en los Acuerdos de constitución o modificación del anticipo.

4. Si en el examen de los justificantes se incluyen gastos correspondientes a conceptos no relacionados en el artículo 1 del Real Decreto 725/89 o pagos por importe superior a 5.000 euros, excepto los relacionados en el artículo 2.3 de dicha norma, se hará constar en el informe a la cuenta.

5. La diligencia a consignar en las cuentas, cuando se apliquen procedimientos de muestreo, será la siguiente: «Intervención por muestreo. Artículo 7. 4 del Real Decreto 725/89. Cuenta justificativa examinada por muestreo».

6. Limitaciones al muestreo.

A fin de garantizar que todas las cuentas son objeto de verificación, se excluirán de la aplicación de procedimientos de muestreo aquellas cuyo número de documentos justificativos sea muy reducido a juicio del Interventor.

Asimismo, y sin perjuicio de su inclusión en el universo, se efectuará la comprobación de todos los justificantes que superen individualmente el importe de 3.000 euros.

(NOTA: El nuevo punto 6 del apartado tercero de la presente instrucción será de aplicación a todas las cuentas justificativas pendientes de informe por la Intervención Delegada, Regional o Territorial competente)

Apartado 4.º Informes

De acuerdo con lo previsto en los Reales Decretos 640/1987, de 8 de mayo; 725/1989, de 16 de junio, y 2188/1995, de 28 de diciembre, para cada cuenta justificativa de la inversión de fondos librados «a justificar» o como «anticipo de caja fija» se realizará informe singular en el que se reflejarán los resultados del examen efectuado sobre la misma y sobre los justificantes de las distintas partidas que la integran. En el indicado informe habrá de dejarse constancia del procedimiento seguido para el examen. En las correspondientes hojas de trabajo se indicarán los justificantes examinados de acuerdo con el muestreo utilizado. Asimismo, se consignará en los correspondientes justificantes la diligencia «Justificante seleccionado».

El informe que se emita contendrá una opinión favorable o desfavorable acerca de la cuenta y de los documentos que justifiquen cada partida.

En este sentido, deberá emitirse informe favorable cuando no se observe defecto alguno al realizar las comprobaciones a que hacen referencia el punto 2.II del apartado 2.º y el punto 4 del apartado 3.º e informe desfavorable en caso contrario y, en particular, cuando se detecten defectos que impliquen la falta de justificación total o parcial de la cuenta o la posible existencia de responsabilidades previstas en los artículos 140 y siguientes del texto refundido de la Ley General Presupuestaria, supuestos, estos últimos, que requerirán, asimismo, la emisión de un informe especial con arreglo al procedimiento previsto en la instrucción 6.ª siguiente.

A estos efectos, deberá entenderse no justificada la cuenta, en todo caso, cuando la suma de los justificantes originales, incluido, en su caso, el del reintegro, sea inferior al importe del libramiento que justifica.

El informe, que en ningún caso tendrá efectos suspensivos respecto a la aprobación de la cuenta, será remitido por el Interventor junto con la correspondiente cuenta, que será aprobada, en su caso, por el órgano gestor. En este sentido, debe tenerse en cuenta que la redacción del artículo 25.c) del Real Decreto 2188/1995, supone una modificación en la tramitación de las cuentas por anticipos de caja fija prevista en el Real Decreto 725/89 en tanto que, a partir de la entrada en vigor de aquél, las cuentas no se aprueban con carácter previo al examen a practicar por la Intervención, sino que dicha aprobación se producirá, en su caso, una vez intervenida la cuenta justificativa por el órgano de control y emitido el correspondiente informe, razón ésta por la que debe entenderse sin efecto el trámite de alegaciones contemplado en el artículo 7.4 del Real Decreto 725/89, antes citado.