Exposicion único Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la CCAA del País Vasco

Los documentos son una manifestación de la actividad humana, y su función cambia en paralelo a la evolución de la sociedad. Con anterioridad a la creación del Estado moderno, los archivos eran fundamentalmente el soporte documental de las instituciones que sustentaban el Antiguo Régimen. A partir de la Revolución francesa, los archivos públicos se convirtieron en instituciones que custodiaban la documentación generada tanto por la Administración como por particulares, y teóricamente se abrieron a la ciudadanía, aunque sobre todo con fines de investigación.

A lo largo del siglo XX, en el marco de la sociedad industrial, las organizaciones públicas y privadas experimentaron un fuerte crecimiento en actividades y servicios, y dispusieron de mejores medios para generar y reproducir documentos, lo que derivó en un gran aumento de la producción documental. Comoquiera que la información y las pruebas contenidas en ellos eran elementos imprescindibles para las actuaciones y la toma de decisiones en las organizaciones, surgió la necesidad imperiosa de contar con nuevos modelos de gestión que no se ciñesen a la custodia de la documentación histórica, sino que abarcaran también el resto del ciclo vital de los documentos.

En consecuencia, se desarrolló un modelo de organización de archivos con tres niveles (el archivo de oficina, el archivo intermedio y el archivo histórico), y se establecieron los procedimientos de transferencia entre ellos y de valoración, selección y eliminación de documentación. De este modo, la función de guarda y custodia que ejercían los archivos, vinculada al patrimonio histórico, se ha ido ampliando hasta gestionar el ciclo de vida integral de los documentos, desde el momento en que se crean o son recibidos por las organizaciones hasta que se destruyen o se conservan por su valor permanente.

En la actualidad, nos encontramos en una situación de transición. Tanto en el ámbito público como en el privado crece de modo imparable la existencia de información electrónica generada y almacenada en sistemas y formatos muy distintos de los de la documentación en papel; esta última tiende a desaparecer, aunque todavía convivan sistemas mixtos junto con otros plenamente electrónicos. La gestión documental en la que los archivos prestaban un servicio final, posterior a la producción documental, se ha convertido en una gestión anticipada, que comienza por el propio diseño del documento como fiable, auténtico, íntegro y accesible, y continúa con la incorporación de información sobre la documentación, mediante metadatos que permitan su clasificación, ordenación, descripción, transferencia y selección para, cuando proceda, ser conservada en soportes y medios de registro que necesitarán de una actualización periódica.

Esta doble evolución y transformación, de carácter estratégico, incide sustancialmente en el funcionamiento y la prestación de servicios de las organizaciones, en general, y de la Administración, en particular. Supone una oportunidad para avanzar en la mejora de la gestión de la información de los servicios públicos, en el desarrollo del principio de transparencia, en la preservación del patrimonio documental y en el reconocimiento y ejercicio del derecho de acceso de la ciudadanía a la información.

La gestión de los documentos y archivos se ha entendido hasta fechas relativamente recientes vinculada a la materia de patrimonio histórico y, dentro de ella, al patrimonio documental. Sin embargo, también conecta con el régimen de derechos y garantías de las personas ante la actividad de la Administración, esto es, con su régimen jurídico, así como con el procedimiento administrativo común. De ahí que se puedan establecer por parte de la Comunidad Autónoma del País Vasco reglas comunes no solamente en relación con el patrimonio documental, sino también con la gestión de documentos y archivos.

La iniciativa legal tiene su encaje en el marco de las competencias que el Estatuto de Autonomía del País Vasco otorga, en materia de cultura, a la Comunidad Autónoma del País Vasco en su artículo 10, apartados 17, 19 y 20. De conformidad con lo dispuesto en el apartado 17, la Comunidad Autónoma del País Vasco ostenta la competencia exclusiva en materia de cultura. Por su parte, el apartado 19 reconoce la competencia autonómica exclusiva en materia de patrimonio histórico, artístico, monumental, arqueológico y científico, asumiendo la Comunidad Autónoma del País Vasco el cumplimiento de las normas y obligaciones que establezca el Estado para la defensa de dicho patrimonio contra la exportación y la expoliación. Del mismo modo, el apartado 20 reconoce dicha competencia autonómica exclusiva en materia de archivos, bibliotecas y museos que no sean de titularidad estatal. Asimismo, en base a lo establecido en el artículo 10, apartados 2 y 24, del Estatuto de Autonomía del País Vasco, la iniciativa legal regula materias relativas a la organización, el régimen y el funcionamiento de sus instituciones de autogobierno y a su sector público.

En lo relativo al régimen competencial establecido en la Ley 27/1983, de 25 de noviembre, de Relaciones entre las Instituciones Comunes de la Comunidad Autónoma y los Órganos Forales de sus Territorios Históricos, el artículo 6 dispone la competencia de las instituciones comunes de la Comunidad Autónoma del País Vasco para la legislación y la ejecución en todas aquellas materias que, correspondiendo a esta Comunidad según el Estatuto de Autonomía, no se reconozcan o atribuyan en dicho estatuto, la citada ley u otras posteriores a los órganos forales de los territorios históricos. El apartado segundo de dicho precepto señala que, en todo caso, la facultad de dictar normas con rango de ley corresponde en exclusiva al Parlamento Vasco. En el artículo 7 de la referida Ley de Territorios Históricos se atribuye a las instituciones forales la competencia de desarrollo y ejecución de las normas emanadas de las instituciones comunes en materia, entre otras, de conservación, mejora y restauración del patrimonio histórico-artístico. Por otro lado, en ese mismo artículo 7 de la mencionada Ley 27/1983 se atribuye a los territorios históricos competencia exclusiva en lo relativo a archivos de su titularidad.

La presente ley pretende dar respuesta, en el contexto de la sociedad digital, a los retos que tiene planteados la gestión integral de los documentos, que requieren de una organización archivística adaptada y coherente. La norma se estructura en seis títulos, dos disposiciones adicionales, tres disposiciones transitorias, una disposición derogatoria y tres disposiciones finales.

El título preliminar consta de tres artículos, en los que se regulan el objeto de la ley y su ámbito de aplicación, y se definen los términos más técnicos utilizados en la norma, a los efectos de su comprensión e interpretación adecuada.

Partiendo de este marco competencial, la presente ley facilita el marco de cooperación con comunidades con las que la Comunidad Autónoma del País Vasco comparte relaciones históricas y culturales, en línea con los esfuerzos materializados en estructuras supranacionales, como la eurorregión Nueva Aquitania Euskadi Navarra y la colectividad de la diáspora vasca. El Gobierno Vasco, a través de acuerdos y convenios, en coordinación con los archivos o fondos documentales públicos o privados que conserven patrimonio documental fuera de la Comunidad Autónoma del País Vasco, dará a conocer y pondrá en valor nuestro patrimonio.

El título primero se divide en dos capítulos, dedicados, respectivamente, a los documentos de titularidad pública y a los sistemas de archivo públicos. El capítulo primero comprende ocho artículos, en los que se definen y caracterizan, de manera precisa, los documentos de titularidad pública, con referencia específica a los documentos públicos electrónicos, a los documentos de los cargos públicos y a los generados por prestadores de servicios públicos. En este capítulo se tipifica la gestión de todos ellos, y se asienta el principio de valoración documental como criterio básico en la gestión de los documentos. El capítulo segundo comprende cuatro artículos. En él se fija la misión de los archivos públicos como servicios encargados de la gestión documental, y se establecen las fases en las que actúan, tanto en el caso de la documentación en papel como en el de la documentación electrónica. Asimismo, se detallan las funciones encomendadas a los archivos públicos y a su personal, y se fijan las bases para la contratación de servicios archivísticos, al objeto de evitar fugas de información y de garantizar la seguridad en la custodia de los documentos.

El título segundo se dedica al Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, y consta de cinco artículos, en los que se define qué es el Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco y el tipo de documentos que lo integran, se prevé la posibilidad de proceder a la declaración y a la exclusión de dicho patrimonio, se regula el derecho de tanteo y retracto sobre los documentos que lo integran, y se crea el Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

El título tercero, dividido en tres capítulos, se dedica a los sistemas de archivo de la Comunidad Autónoma del País Vasco. El capítulo primero se ocupa, en sus ocho artículos, del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, que se constituye como un ámbito común de cooperación y coordinación de la gestión documental en la Comunidad Autónoma del País Vasco, y se articula a través de los siguientes órganos: dirección del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma Vasca, del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco. En el capítulo segundo, que comprende cinco artículos, se regula el Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco: su estructura, sus integrantes y las funciones de cada uno de ellos, entre los que destaca el Archivo Histórico de Euskadi, a cuya creación se dedica un artículo. Por su parte, el capítulo tercero, que consta de dos artículos, establece los requisitos básicos que deben garantizar las entidades locales a la hora de prestar el servicio de archivo, así como la posibilidad de mancomunar los medios para ofrecer dicho servicio.

El título cuarto, destinado a los archivos privados, tiene tres artículos, en los que se regula qué es un archivo privado y cuáles son los derechos y las obligaciones de las personas titulares de los archivos privados integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, y se prevén medidas de fomento por parte de las administraciones públicas para los archivos privados, en tanto en cuanto conservan Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

El título quinto se centra en el acceso a los documentos y al Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, y regula, a través de ocho artículos, el reconocimiento del acceso a los documentos de titularidad pública y a los del patrimonio documental como un derecho de la ciudadanía, los instrumentos de acceso, el procedimiento y la formalización de dicho derecho, así como los derechos y las obligaciones en el ejercicio de dicho derecho. También se regula el acceso a los documentos de titularidad pública integrantes del patrimonio documental en archivos públicos no adheridos al sistema y a los conservados en archivos privados.

El título sexto está integrado por un artículo y dos capítulos, en los que se regulan, respectivamente, las infracciones y las sanciones que son de aplicación por el incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley. El capítulo primero dispone, en siete artículos, la definición de infracción y las clases de infracciones previstas, entre las que se distinguen, en tres niveles, las muy graves, graves y leves, los responsables de las infracciones y los plazos de prescripción de dichas infracciones. El capítulo segundo, por su parte, prevé, en cinco artículos, el procedimiento sancionador, las sanciones a aplicar y su cuantía, la exigencia de reparación de daños y perjuicios, las administraciones competentes en el procedimiento sancionador y los plazos de prescripción.

Para finalizar, la disposición adicional primera recoge la asunción por parte del Archivo Histórico de Euskadi de las funciones de Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi que le han sido atribuidas por esta ley y la segunda establece la especificidad de tratamiento de la documentación de carácter clínico. Asimismo, las disposiciones transitorias primera, segunda y tercera establecen la vigencia de las normas existentes con anterioridad a la entrada en vigor de los nuevos desarrollos reglamentarios contemplados en esta ley. La disposición derogatoria deroga la Ley 7/1990, de Patrimonio Cultural Vasco, en lo referente a los archivos y al patrimonio documental. Por último, se contemplan tres disposiciones finales, en virtud de las cuales se autoriza al Gobierno Vasco a aprobar el desarrollo reglamentario previsto en la ley, se fija el período previsto para la adecuación de la normativa para el cumplimiento del contenido de la ley por parte de las entidades comprendidas en su ámbito de aplicación y la fecha de entrada en vigor de la ley.