Articulo 7 Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la CCAA del País Vasco

1.- Las entidades comprendidas en el ámbito de aplicación de la presente ley están obligadas a establecer y mantener un programa continuado y activo para la gestión documental, de tal manera que garanticen un control efectivo sobre la creación, el mantenimiento y el uso de los documentos en el desempeño de sus actividades.

2.- El programa de gestión documental establecerá y garantizará las políticas y los procedimientos que:

a) Aseguren que se crean y reciben los documentos necesarios para ejecutar las actividades de la entidad y dar constancia de ellas.

b) Integren la gestión documental en la planificación, el desarrollo y la implementación de los sistemas de producción administrativa, desde la fase inicial de diseño de los documentos.

c) Determinen los metadatos que deban crearse para cada documento a lo largo de los procesos relacionados con él, forme parte o no de un expediente, y la manera como se gestionarán y vincularán dichos metadatos al documento a lo largo de todo su ciclo de vida.

d) Determinen los requisitos de recuperación, uso, reutilización y transmisión de los documentos durante los procesos administrativos, así como sus plazos de conservación.

e) Determinen la forma de organizar los documentos.

f) Garanticen la continuidad de las actividades de gestión documental, mediante un plan de gestión de riesgos integrado en la gestión de riesgos corporativa.

g) Garanticen la conservación de los documentos en entornos seguros durante el tiempo establecido en los calendarios de conservación, y regulen el acceso a la documentación.

h) Cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y las políticas de cada entidad.

i) Aseguren la supervisión y auditoría del programa.

3.- En los programas de gestión documental deberán colaborar de forma coordinada las áreas de gestión documental y archivo, de seguridad de la información, de protección de datos y de organización interna de cada entidad, y cualquier otra que pueda tener implicaciones relevantes sobre dichos programas.