Articulo 66 Archivos y gestión documental

1. El personal de los archivos que integran el Sistema Archivístico de las Illes Balears debe cumplir los siguientes criterios:

a) Deberá contarse con personal archivero, administrativo, auxiliar y subalterno, y de personal especializado para atender los servicios y laboratorios de restauración y reproducción de documentos, el mantenimiento de equipos y otros servicios especiales que sean requeridos, en número suficiente para cubrir las necesidades de estos centros.

b) La dirección de los archivos públicos e históricos recaerá en personas que tengan, como mínimo, una titulación universitaria superior y formación especializada en archivos o, excepcionalmente, en personal funcionario o empleados públicos pertenecientes a otros grupos y escalas del grupo A (subgrupos A1 o A2) que tengan formación acreditada en materia de archivos.

c) Los archivos que integran el Sistema Archivístico de las Illes Balears tendrán el personal suficiente con la cualificación, el nivel técnico y las capacidades adecuadas que exigen las funciones que tengan asignadas en el mismo sistema y los reglamentos correspondientes.

2. En el caso de los archivos de los consejos insulares y de los municipios de más de diez mil habitantes, y en el de la Universidad de las Illes Balears, la dirección recaerá, en primer lugar, en personal funcionario o empleados públicos pertenecientes al cuerpo o la escala del grupo A (subgrupo A1), con formación especializada en archivos, y en segundo lugar, excepcionalmente, siempre en los casos en que no haya personal funcionario o empleados públicos pertenecientes al subgrupo A1, en personal funcionario o empleados públicos del subgrupo A2 o en personal laboral con titulación universitaria y formación acreditada en materia de archivos.

3. Los archivos de gestión serán atendidos por el personal administrativo y auxiliar del correspondiente negociado o unidad administrativa.

4. Las instituciones de las que dependen los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears deben incluir, en las bases que rijan los procesos de selección del personal archivero destinado a gestionar dichos centros, requisitos de titulación y temarios en consonancia con los criterios existentes en el conjunto de las administraciones públicas. En los tribunales encargados de resolver sobre los procesos de selección deberá figurar obligatoriamente personal archivero profesional de cualquiera de las administraciones públicas de las Illes Balears.

5. El servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears debe contar, como mínimo, con un técnico archivero como responsable del servicio y de personal administrativo y auxiliar.

6. Son obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos:

a) Conservar el patrimonio documental de las Illes Balears.

b) Controlar la gestión documental.

c) Organizar y describir los fondos documentales.

d) Facilitar a los organismos productores de los documentos el préstamo y la utilización de la información que contienen.

e) Expedir, el personal funcionario habilitado, copias auténticas de los documentos custodiados, de acuerdo con la legislación vigente.

f) Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos de acuerdo con la legislación vigente.

g) Mantener el secreto de los documentos que no deban divulgarse por razón de las disposiciones legales vigentes.

h) Cumplir con el principio de sigilo y confidencialidad en todas las actividades vinculadas a la gestión documental.

i) Difundir, si procede, los documentos que custodian a través de actividades de divulgación y formación.