Articulo 6 Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la CCAA del País Vasco

1.- Para garantizar el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo anterior, las entidades a las que es de aplicación esta ley deberán implantar un sistema de gestión documental, en el cual se documenten políticas y procedimientos que permitan controlar la creación, la recepción, la transmisión, el mantenimiento y el acceso de los documentos, de manera que se asegure que los crean y utilizan personas autorizadas e identificadas y que se registra toda actuación sobre ellos, al objeto de que estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación u ocultación no autorizadas.

2.- Los sistemas de información administrativa asegurarán que se evidencie el contexto en el que se producen o reciben y en que se gestionan los documentos, que se vinculen unos documentos con otros en el orden que les corresponda en cada procedimiento y que cada expediente lleve un índice para garantizar su integridad.

3.- Cuando la tramitación administrativa de los expedientes haya concluido, deberán ser transferidos desde los sistemas de información administrativa al nivel de archivo correspondiente.

4.- Los documentos electrónicos deberán ser conservados en un medio de soporte digital y en su formato original. Sin embargo, uno y otro podrán no ser aquel en el que la documentación fue generada y gestionada si técnicamente es indispensable para mantenerla con todas sus características durante el lapso de conservación que le corresponda. En caso de que para dicha conservación sea necesario un cambio de formato o soporte, la modificación será validada por el sistema de archivo y documentada, de modo que quede constancia de todas las actuaciones efectuadas.

5.- Una vez transferidos, los documentos serán custodiados de modo que se aseguren sus características y propiedades, en función del tiempo durante el que vayan a ser conservados.

6.- Los documentos electrónicos serán considerados como auténticos una vez transferidos desde los sistemas de información administrativa al sistema de archivo, aunque hayan caducado los certificados digitales y las firmas electrónicas con los que fueron producidos.

7.- Todos los sistemas de información que intervienen en la gestión documental, tanto administrativa como archivística, contarán con medios de seguridad que impidan la alteración y sobreescritura no autorizadas de los documentos electrónicos, así como con instrumentos de trazabilidad que posibiliten la auditoría sobre su uso y acceso.

8.- Los documentos electrónicos generados en plataformas tecnológicas comunes de tramitación electrónica a las que recurren distintas administraciones públicas podrán ser gestionados a lo largo de todo su ciclo de vida por el sistema de archivo de la Administración responsable de la plataforma, en caso de que la Administración titular de los documentos no tenga medios tecnológicos suficientes para su conservación y disposición. Esta gestión no incluye las políticas de acceso a los documentos, que corresponden a la Administración titular de dichos documentos.

9.- Los documentos electrónicos generados por las entidades comprendidas en el ámbito de aplicación de esta ley deberán ser gestionados a lo largo de todo su ciclo de vida, por sus titulares legítimos, sin perjuicio de que, por falta de medios tecnológicos o económicos, estén albergados en archivos electrónicos de entidades que no estén integradas en el Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco. Esta gestión incluye las políticas de acceso a los documentos.