Articulo 59 Archivos y gestión documental

1. La transferencia de documentos tendrá el carácter de un procedimiento administrativo especial que consistirá en la entrega ordenada de los documentos de un archivo a otro siguiendo su ciclo de vida, con el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia, tratamiento, conservación y servicio.

2. Los archivos públicos que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears transferirán los documentos una vez concluidos los plazos establecidos en las correspondientes tablas de evaluación.

Respecto a los documentos administrativos electrónicos, se aplicará de manera complementaria lo previsto en la normativa de regulación del archivo electrónico único de la administración que corresponda.

3. Los plazos máximos para transferir los documentos se podrán ampliar cuando, por razones de eficacia, la gestión de los servicios públicos lo requiera. El órgano responsable de la custodia deberá motivar la ampliación de dichos plazos, la cual deberá ser aprobada por el órgano de dirección y coordinación del respectivo subsistema archivístico.

4. Asimismo, a la hora de transferir documentos hay que tener en cuenta las siguientes situaciones excepcionales:

a) El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades pertenecientes al Sistema Archivístico de las Illes Balears dará lugar a la transferencia de los documentos para la gestión administrativa, por lo que deberá levantarse acta de la entrega de dichos documentos.

b) La supresión, la extinción o la privatización de las actividades de cualquier entidad cuyos archivos formen parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears implicará la transferencia de los documentos que no son imprescindibles para la gestión al archivo público que corresponda, por lo que deberá levantarse acta de la entrega de estos documentos.

5. La transferencia de documentación histórica se llevará a cabo respetando el principio de procedencia.