Articulo 51 Archivos y Documentos

1. Las transferencias de documentos tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la entrega, ordenada y relacionada, de los documentos de un archivo a otro, así como el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia, tratamiento y servicio.

2. Los archivos públicos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid transferirán sus documentos una vez concluidos los plazos establecidos en las correspondientes Tablas de Valoración o, en su defecto, transcurridos los siguientes plazos:

a) Los archivos de gestión custodiarán los documentos carentes de vigencia durante un máximo de cinco años desde el final de su tramitación. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo central que corresponda.

b) Los archivos centrales custodiarán los documentos durante un plazo de diez años desde su ingreso. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo intermedio que corresponda.

c) Los archivos intermedios custodiarán los documentos durante un plazo de quince años desde su ingreso. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo histórico que corresponda.

3. Podrán ampliarse los plazos máximos para transferir los documentos cuando, por razones de eficacia, la gestión de los servicios públicos así lo exija. La ampliación de estos plazos deberá ser motivada por el órgano responsable de la custodia y aprobada por el órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos respectivo.

4. Asimismo, se deberán tener en cuenta a la hora de transferir documentos la existencia de las siguientes situaciones excepcionales:

a) El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades pertenecientes al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid dará lugar a la transferencia de los documentos que sean imprescindibles para la gestión administrativa, debiéndose levantar acta de entrega de los mismos.

b) La supresión, extinción, externalización o privatización de las actividades de cualquiera de las entidades cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid dará lugar a la transferencia de los documentos que no sean imprescindibles para la gestión al archivo público que corresponda, debiéndose levantar acta de entrega de los mismos.