Articulo 37 Ley del Notariado

1. En cada Colegio Notarial se formará un Archivo General de Protocolos en el que se custodiarán de manera ordenada aquellos protocolos y libros registros de operaciones mercantiles y libros indicadores, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años.

2. Corresponde a cada Colegio Notarial la adopción de las medidas precisas para conservar en perfecto estado de guarda y conservación los protocolos y libros de su territorio notarial, debiendo comunicar al Consejo General del Notariado para su remisión a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública su localización y medidas adoptadas para su custodia y conservación.

La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública podrá autorizar la destrucción completa por anualidades de los tomos de protocolos especiales de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años. En caso de autorizarse la destrucción completa, la Dirección General podrá dar instrucciones especiales sobre cómo se efectuará la citada destrucción, así como sobre la conservación de algunas de las actas de protesto de los tomos a destruir, a efecto de preservar una muestra representativa de esta actividad.

3. Los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza a los Archivos Generales de Protocolos de cada Colegio. Corresponde al Consejo General del Notariado la adopción de las medidas técnicas para garantizar la indemnidad de dicho soporte, así como su traslación o volcado a un nuevo tipo y acceso al mismo por quienes tengan derecho. Del mismo modo tales medidas deberán permitir la práctica de notas en aquéllos, conforme a la legislación notarial que resulte vigente.

El coste por la entrega del protocolo y demás libros y documentación oficial, cualquiera que sea su naturaleza en soporte papel o electrónico, como consecuencia de la amortización de una notaría efectuada por una demarcación será soportado por el notario titular de la notaría amortizada.