Articulo 2 Archivos y patrimonio documental

A efectos de esta ley se entiende por:

a) Documento: Cualquier expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de soporte material, actual o futuro, incluidos los mecanismos magnéticos e informáticos. Quedan excluidos los ejemplares no originales de ediciones, como las obras de creación y de investigación editadas, o los que sean considerados exclusivamente patrimonio bibliográfico.

b) Documentación en fase activa: aquélla que una unidad administrativa tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.

c) Documentación en fase semiactiva: Aquélla que, una vez concluida la tramitación administrativa ordinaria, no es utilizada de manera habitual por la unidad que la ha generado en su actividad.

d) Documentación inactiva o histórica: Aquélla que, una vez concluida la vigencia administrativa, posee valores primordialmente de carácter informativo o cultural.

e) Fondo documental o archivo: Conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural producidos y/o recibidos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia, y que son puestos al servicio del mismo productor, de la información y de la investigación.

f) Colección documental: Conjunto artificial de documentos, de igual o diferente procedencia, reunidos por un coleccionista o en un archivo por motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo.

g) Archivo o centro de archivo: Institución donde se reúnen, se conservan, se organizan, se describen y se difunden los fondos documentales y las colecciones según el enunciado del apartado a) de este artículo, para el servicio de las instituciones productoras, la información a la ciudadanía, la investigación y la cultura.

h) Gestión documental: Conjunto de operaciones y técnicas basadas en el análisis de la producción, la tramitación y la valoración de los documentos, que se destinan a la planificación, al control, al uso, a la conservación y a la eliminación o a la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una eficaz y rentable gestión.

i) Evaluación: Análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada documento que determina los plazos de transferencia, el acceso y la conservación o la eliminación, total o parcial.

j) Sistema archivístico: Conjunto de órganos y normas de las administraciones públicas y de subsistemas archivísticos con autonomía propia, relacionados entre sí por órganos de coordinación.

k) Subsistema archivístico: Conjunto de órganos, normas y centros de archivo que participan en la dirección, el seguimiento, la coordinación y la inspección de los programas para la conservación, la descripción y la difusión del patrimonio documental.

l) Patrimonio documental: Todos los documentos, reunidos o no en archivos, que de acuerdo con lo que dispone dicha ley se considera que forman parte de él.