Articulo 2 Archivos y gestión documental

De conformidad con esta ley, se entiende por:

a) Archivo: centro donde se reúnen, se conservan, se organizan, se describen y se difunden los fondos documentales y las colecciones, según el enunciado de la letra m) de este artículo, para el servicio de las instituciones productoras, la información a la ciudadanía, la investigación y la cultura.

b) Archivo de trámite o de gestión: archivo que acoge documentos que se encuentran en los órganos y las unidades administrativas para la su custodia en la fase de tramitación.

c) Archivo histórico: es el centro encargado de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar fondos de instituciones históricas o de personas y organizaciones privadas, así como todos los documentos, públicos o privados, que se consideren de conservación permanente.

d) Archivo público: archivo que custodia y sirve a los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y, en su caso, por particulares, y cuya la titularidad corresponde a una administración pública.

Dado el ciclo de vida de los documentos, los archivos públicos se organizan en:

a ) Archivo de gestión, entendido como el conjunto orgánico de documentos producidos o recibos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.

b ) Archivo central, entendido como el conjunto orgánico de documentos producidos o provenientes de los órganos o las entidades a los que están adscritos, transferidos desde sus unidades administrativas, hasta su eliminación o transferencia al archivo intermedio.

c ) Archivo intermedio, entendido como el conjunto orgánico de documentos transferidos desde los archivos centrales, hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico para su conservación permanente y definitiva.

e) Archivo privado: archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias, cuya titularidad corresponde a una persona física o jurídica privada.

f) Archivos electrónicos: se dice de aquellos que permiten almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Están destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos y vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.

g) Archiveros, documentalistas y gestores documentales: personal técnico cualificado, con formación y conocimientos específicos en tratamiento archivístico que tienen que establecer las pautas de gestión de los documentos, independientemente de su soporte y del momento de tratamiento.

h) Evaluación: proceso para determinar los valores de los documentos producidos o conservados por un órgano administrativo, a través del análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de las series documentales, que da como resultado el establecimiento de los plazos de conservación, transferencia y acceso de estas.

i) Calendario de conservación y acceso: instrumento que identifica las series documentales, precisa los criterios de selección y los plazos de conservación o eliminación de los documentos y establece los criterios de acceso a estos.

j) Ciclo de vida de los documentos: las diferentes etapas por las cuales pasan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido o, si procede, su conservación permanente.

k) Colección documental: conjunto artificial de documentos, de la misma o de diferente procedencia, reunidos por un coleccionista o en un archivo por motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo.

l) Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

m) Documento: cualquier expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de soporte material. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones, como también las obras de creación y de investigación editadas, o los que se consideren exclusivamente patrimonio bibliográfico.

n) Documento compuesto: es una unidad formada por varios documentos simples, referidos a un mismo tema, actividad o asunto (expediente o registro).

o) Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en formato electrónico, recogida en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, de acuerdo con el régimen previsto en el artículo 26.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas (y con los metadatos recogidos en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la cual se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico).

p) Documento simple: se refiere a la unidad documental archivística más pequeña que existe, que consta de un único hecho documentado, productor documental y única fecha de producción.

q) Documentación en fase activa: documentación que una unidad administrativa tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.

r) Documentación en fase semiactiva: documentación que, una vez concluida la tramitación administrativa ordinaria, no es utilizada de manera habitual en su actividad por la unidad que la ha generado.

s) Documentación inactiva o histórica: documentación que, una vez concluida la vigencia administrativa, tiene valores primordialmente informativos o culturales.

t) Eliminación o expurgo: proceso de destrucción o borrado de documentos y datos, aplicado de acuerdo con lo estipulado en el calendario de conservación y acceso.

u) Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutar esta resolución.

v) Expediente electrónico: conjunto ordenado y autenticado de documentos y actuaciones electrónicos que sirven de antecedente y fundamento para la resolución administrativa y para las diligencias encaminadas a ejecutarla, el índice electrónico numerado de todos los documentos que contiene y la copia electrónica certificada de la resolución adoptada, de acuerdo con el régimen previsto en el artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, y en el artículo 51 del Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el cual se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

w) Fondo documental: conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural, producidos o recibos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia, y que se pone al servicio del mismo productor de la información y de la investigación.

x) Gestión documental: conjunto de operaciones y de técnicas basadas en el análisis de la producción, la tramitación y la evaluación de los documentos, que se destina a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.

y) Índice electrónico: relación de documentos electrónicos de un expediente electrónico, firmada por la administración, el órgano o la entidad actuante, según proceda, cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea necesario.

z) Metadatos: cualquier tipo de información de carácter instrumental asociada a un documento electrónico e independiente del contenido de este, destinada al conocimiento inmediato y automático de alguna de sus características, con el fin de contextualizar el documento y de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación, la interoperabilidad, la fiabilidad y la trazabilidad de este documento.

aa) Preservación digital: conjunto de procesos destinados a garantizar la continuidad de los elementos del patrimonio digital durante el tiempo que se considere necesario, con el fin de mantener la accesibilidad, la integridad, la autenticidad y la disponibilidad, así como evitar la obsolescencia.

bb) Cuadro de clasificación: instrumento técnico de gestión que permite organizar la documentación, de acuerdo con el principio de procedencia y atendiendo preferentemente a criterios funcionales, así como normalizar la denominación de las series documentales.

cc) Calificación: proceso incluido en la gestión documental, que contiene la determinación de los documentos esenciales, la evaluación de los documentos y el dictamen del organismo.

dd) Sello de tiempo: asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud y la integridad de la marca de tiempo del documento.

ee) Selección documental: procedimiento mediante el cual se establece la conservación o la eliminación de los documentos de una serie documental, después de su identificación y valoración.

ff) Serie documental: conjunto de documentos, de estructura y contenidos homogéneos, producido por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

gg) Firma electrónica: conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

hh) Sistema archivístico: conjunto de órganos de las administraciones públicas y de subsistemas autónomos, relacionados entre sí por órganos de coordinación, que garantizan la identificación, la gestión, la conservación, la protección, el acceso y la difusión del patrimonio documental.

ii) Sistema de archivos: conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros, servicios y archivos competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.

jj) Tablas de valoración documental: instrumentos que determinan, respecto a cada serie documental, su código, denominación, órgano productor, función que ha dado lugar a su existencia y plazos previstos para su transferencia, conservación, eliminación y acceso.

kk) Trazabilidad: capacidad de conocer y reproducir a través de medios electrónicos, la información relativa al estado de tramitación y a los documentos y actos administrativos que forman parte de un determinado procedimiento.

ll) Transferencia documental: conjunto de operaciones por las cuales los documentos, así como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de las normas y los plazos establecidos.