Articulo 16 Archivos y gestión documental

1. Los titulares de documentos o de archivos privados que formen parte del patrimonio documental tienen, además de las establecidas por esta ley, las obligaciones siguientes:

a) Comunicar la existencia de los archivos y documentos al servicio de archivos del consejo insular que corresponda o, si se trata de archivos de ámbito pluriinsular, al servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.

b) Mantenerlos en unas condiciones de instalación y de descripción adecuadas.

c) Entregar una copia del inventario al servicio de archivos del consejo insular que corresponda o, si es de ámbito pluriinsular, al servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.

d) Conservar los archivos y documentos íntegramente, no desmembrarlos ni disgregarlos, excepto en los supuestos que se puedan establecer por reglamento; en cualquier caso, por resolución de la comisión técnica insular de archivos del consejo insular que corresponda o, cuando se trate de un archivo de ámbito pluriinsular, de la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.

e) Permitir el acceso a la consulta de los archivos y documentos a las personas que, habiéndolo solicitado previamente de una manera razonada, acrediten la condición de investigadoras. Para cumplir esta obligación, los titulares de los documentos tienen derecho a depositarlos temporalmente sin coste en un archivo público del Sistema Archivístico de las Illes Balears.

f) Comunicar previamente al servicio de archivos del consejo insular que corresponda o, si es de ámbito pluriinsular, al servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears, cualquier cambio en la titularidad o en la posesión de los documentos, así como en su localización física.

g) Procurar incluirlos en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears y en el censo de la isla que corresponda.

2. Las administraciones públicas establecerán medidas compensatorias a los titulares de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental, en función del análisis individualizado respecto a los apartados del punto anterior. En todo caso, la administración competente garantizará la prestación de asistencia técnica en las cuestiones relativas a la instalación, la conservación y la descripción de los documentos.