Articulo 13 Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la CCAA del País Vasco

1.- En el desempeño de su misión, los sistemas de archivo públicos tienen encomendadas las siguientes funciones:

a) Vigilar y exigir que en los archivos de las organizaciones vinculadas a la entidad a la que pertenezcan o dependientes de ella se cumplan la presente ley, sus desarrollos reglamentarios y cualquier otra norma que les sea de aplicación, elaborando las directrices necesarias a tal fin.

b) Administrar sus propios recursos, personal, edificios e instalaciones, alineándolos con sus funciones y evitando usos contrarios al desempeño de estas.

c) Participar y asesorar en la gestión de procesos y programas de las administraciones públicas en los que se decida el diseño de los documentos, de los procedimientos administrativos y de los planes de gestión de riesgos de la entidad, así como en la gestión de los sistemas tecnológicos, de inteligencia artificial, robotizados y cualesquiera otros que puedan desarrollarse en el futuro aplicados a la gestión de los documentos o a cualquiera de las funciones encomendadas a dichos sistemas de archivo en la presente ley.

d) Organizar los documentos de su entidad desde el momento de su creación o ingreso en el sistema, mantenerlos de forma adecuada y custodiarlos en entornos seguros a lo largo de todo su ciclo de vida.

e) Efectuar los procesos de identificación y valoración de la documentación para su análisis por la correspondiente comisión de valoración, y, una vez aprobados los calendarios de conservación y acceso, proceder a la selección de la documentación establecida en estos.

f) Prestar y garantizar los servicios de acceso a los documentos y de consulta y reproducción de ellos a las entidades que los crean o gestionan, a las partes interesadas en los correspondientes procedimientos y a la ciudadanía, de conformidad con lo establecido en la normativa en vigor.

g) Colaborar en la formación del personal de su respectiva Administración pública en materia de gestión documental integral y patrimonio documental.

h) Asegurar la conservación permanente de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco y desarrollar políticas de difusión de dicho patrimonio.

i) Promover y colaborar, si procede, con iniciativas ciudadanas de recogida de documentación susceptible de constituir patrimonio documental, y asesorar a la ciudadanía en cuestiones relacionadas con el objeto de la presente ley.

2.- Para el ejercicio efectivo de estas funciones, las entidades públicas que participen en el Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias para integrar adecuadamente los sistemas de información administrativa con los sistemas de archivo, en aras de garantizar la interoperabilidad en los procesos que materialicen dichas funciones.