Articulo 11 Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la CCAA del País Vasco

1.- Todos los documentos de titularidad pública serán valorados, de modo que se determinen sus plazos de conservación o eliminación y sus condiciones de acceso. Estas decisiones serán recogidas en los calendarios de conservación y acceso de cada entidad.

2.- Los documentos electrónicos deberán incorporar, en la fase de diseño, los metadatos de valoración, selección y acceso, de tal modo que se garantice su correcta accesibilidad y que las decisiones de valoración y acceso puedan ser aplicadas en el momento del ciclo de vida que corresponda.

3.- La valoración será efectuada por comisiones interdisciplinares específicas encargadas de dictaminar en la materia. Estas comisiones de valoración, selección y acceso a los documentos de las entidades públicas estarán reguladas normativamente por sus propias instituciones. En caso de no contar con comisión propia, las entidades públicas integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco someterán sus propuestas a la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, regulada en el artículo 26 de la presente ley. Esta comisión deberá emitir su decisión en el plazo máximo de tres meses desde la recepción de la propuesta. En el caso de que, transcurrido ese plazo, no se haya emitido decisión alguna, se entenderán desestimadas las propuestas que supongan la eliminación total o parcial de los documentos, y estimadas las propuestas que supongan la conservación total de los documentos.

4.- El procedimiento de valoración citado en el apartado anterior deberá incluir un estudio de identificación de la documentación que se somete a valoración. En dicho estudio se incorporarán, al menos, la información descriptiva de la documentación, la normativa que la regula, el tipo o los tipos de documentos de que se compone, si contiene o no datos especialmente protegidos y, en su caso, a qué procedimiento o actuación administrativa corresponde. Asimismo, se indicarán sus posibles valores, entendiéndose como tales el valor administrativo original y su potencial valor legal, jurídico, fiscal, histórico, científico, cultural, testimonial o informativo, en función de la información que contengan los documentos. A cada estudio se deberá acompañar copia de uno o varios ejemplos de la documentación a valorar, para facilitar el trabajo de la comisión, así como una propuesta de calendario de conservación y acceso.

5.- Los calendarios de conservación y acceso aprobados por las respectivas comisiones deberán ser publicados en el boletín oficial correspondiente a cada Administración.

6.- Para una mayor eficacia y economía de medios en la valoración, la selección y el acceso a los documentos, las comisiones a las que hace referencia este artículo podrán incluir los estudios de identificación, los calendarios de conservación y acceso, las actas y demás información relevante en una base de datos a la que todas ellas podrán acceder en red. Dicha base de datos será gestionada por el Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, a fin de compartir el conocimiento y agilizar las decisiones de las organizaciones en la gestión de los documentos.

7.- La documentación de titularidad pública no podrá ser expurgada, sin la aprobación previa de la comisión de valoración, selección y acceso competente sobre ella.

8.- La decisión de eliminar o no la documentación cuyo calendario de conservación y acceso haya sido publicado como se establece en el apartado 5 de este artículo corresponderá a cada entidad titular.