Anexo 3 Programa de ayudas para actuaciones de eficiencia energética en empresas industriales

En relación con la cofinanciación con fondos FEDER del periodo 2014-2020 de las ayudas otorgadas por este Programa, y en cumplimiento con las obligaciones del IDAE como Organismo Intermedio, tal como se señala en el artículo 9 de este real decreto, las comunidades y ciudades autónomas deben solicitar en sus convocatorias, conforme al artículo 14.4 de esta norma, la siguiente documentación, salvo que los órganos instructores de las respectivas comunidades autónomas y ciudades de Ceuta y Melilla habiliten los medios electrónicos o de otro tipo necesarios para realizar por ellos mismos la comprobación de alguno o de todos los extremos referidos:

1. Documentación requerida para realizar la solicitud de ayuda. Según el artículo 14, el formulario de solicitud de ayuda se acompañará de la documentación requerida en las correspondientes convocatorias que realicen las comunidades autónomas y ciudades de Ceuta y Melilla recogiendo, en todo caso, la documentación que figura a continuación:

a) Fotocopia del DNI/NIE del representante de la empresa o empresas solicitantes. No será necesario la aportación de copia del DNI si el interesado presta su consentimiento expreso para que sus datos de identidad personal puedan ser consultados mediante el Sistema de Verificación de Datos de Identidad establecido en la Orden PRE/3949/2006, de 26 de diciembre, por la que se establece la configuración, características, requisitos y procedimiento de acceso al Sistema de Verificación de Datos de Identidad, conforme a lo dispuesto por el Real Decreto 522/2006, de 28 de abril, por el que se suprime la aportación de fotocopias de documentos de identidad en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos vinculados o dependientes. En este último caso se aportará documento de autorización correspondiente.

b) Fotocopia del documento de identificación fiscal (NIF) de la empresa o empresas solicitantes y promotoras de la actuación.

c) Copia de escrituras de constitución de la empresa o empresas solicitantes, así como de los vigentes Estatutos o documento fundacional correspondiente, en los que consten las normas por las que se regulan sus actividades, debidamente registrados, en su caso, en los registros públicos competentes.

d) Copia de documento acreditativo de las facultades de representación del representante de la empresa o empresas solicitantes, debidamente inscrito, en su caso, en los registros públicos correspondientes.

e) En el caso de agrupación de empresas solicitantes a que se refiere el artículo 2.3 de este real decreto, documento de colaboración o instrumento análogo formalizado por el representante debidamente facultado de las mismas que especifique la aceptación y designación expresa del representante único de todas ellas, que formule la solicitud y reciba el importe total de la ayuda otorgada (no obstante la aportación de copia del documento acreditativo de las facultades de representación del mismo), así como la aceptación expresa de participación de todas ellas en el Programa de ayudas establecido por esta convocatoria, asumiendo la totalidad de compromisos y obligaciones derivados del mismo, con detalle de los compromisos de ejecución correspondientes a cada miembro de la agrupación así como importe de la ayuda a aplicar a cada uno de ellos.

f) En el caso de que el solicitante sea una empresa de servicios energéticos deberá aportarse adicionalmente copia del contrato o contratos formalizados con la empresa o empresas propietarias de las dependencias industriales donde se vaya a realizar la actuación, en el que se acredite la actuación como empresa de servicios energéticos y la responsabilidad a cargo del solicitante de la realización de la inversión correspondiente.

g) Declaración responsable, firmada por el representante de la empresa o empresas solicitantes, donde conste detallado que el promotor o promotores de la actuación:

- No se encuentran en ninguna de las situaciones previstas en el artículo 13 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, haciendo mención expresa respecto a la inexistencia o fiel cumplimiento de sus obligaciones de reintegro de otras subvenciones o ayudas, conforme a los términos establecidos en el artículo 21 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones.

- En el caso de no estar obligados a presentar las declaraciones o documentos a que se refieren los artículos 18 y 19 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones, haciendo mención expresa del fundamento legal de dicha exención, que se encuentran al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.

- No han solicitado o recibido otras ayudas para la misma actuación o finalidad o, si las han solicitado, se indique el importe de la ayuda solicitada y, si es el caso, obtenida, así como la Administración, organismo o entidad pública concedente.

- Que la empresa a la que se represente, en su caso, no está en crisis, de acuerdo con la definición de «empresa en crisis» que se establece en el apartado 18, del artículo 2, del Reglamento (UE) n.º 651/2014, de 17 de junio de 2014.

h) En los casos en los que no exista exención de la obligación de presentar las declaraciones o documentos a que se refieren los artículos 18 y 19 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones se deberá aportar acreditación del cumplimiento de obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social, o bien autorizar al órgano concedente para que obtenga de forma directa dicha acreditación a través de certificados electrónicos, conforme a lo establecido en el artículo 22.4 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones.

i) Para la acreditación de la condición de pequeña o mediana empresa se deberá aportar, teniendo en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 3 del Anexo I, del Reglamento (UE) n.º 651/2014, de 17 de junio de 2014, lo siguiente:

- Cuentas anuales de la empresa solicitante, y de las empresas asociadas o vinculadas, correspondientes al último ejercicio contable cerrado, con el justificante de haber sido depositadas en el Registro correspondiente.

- Declaración responsable emitida por el representante de la empresa en la que se refleje el número de empleados de la empresa, así como los de las empresas asociadas o vinculadas.

- Declaración responsable emitida por el representante de la empresa en la que se indique la calificación como empresa autónoma, o bien se indique las empresas asociadas o vinculadas, incluyendo los datos de participación respectivos.

j) Memoria descriptiva de las actuaciones a acometer de acuerdo con el formato y modelo que estará disponible en la página web del IDAE, o bien en la de las respectivas comunidades autónomas y ciudades de Ceuta y Melilla, y que contendrá como mínimo la siguiente información:

- Identificación de la actuación.

- Descripción técnica de la medida de ahorro y eficiencia energética propuesta.

- Datos energéticos, económicos y de producción.

- Justificación del ahorro energético de la actuación y de la reducción de emisiones de CO2.

- Presupuesto total y desglosado de la actuación e inversión elegible.

- Calendario de ejecución de la actuación.

- Cálculo de la ayuda solicitada y su cuantía.

2. Documentación requerida para justificar las actuaciones realizadas. La justificación por parte de los destinatarios últimos de las ayudas de la ejecución de las actuaciones objeto de ayuda deberá realizarse ante el órgano instructor a través de la presentación de la documentación que, con carácter general, figura a continuación (y sin perjuicio de la documentación complementaria que pudieran requerir las comunidades autónomas y ciudades de Ceuta y Melilla en sus respectivas convocatorias):

a) Escrito dirigido al órgano instructor, firmado y sellado por el apoderado de la empresa destinataria última de las ayudas, comunicando la fecha de la conclusión de las actuaciones.

b) Notificación dirigida al órgano instructor comunicando la documentación aportada a la comunidad o ciudad autónoma, fechada y firmada por el destinatario último de las ayudas, o su sustitución por los modelos de aportación de documentación habitual en la gestión de ayudas de cada comunidad o ciudad autónoma.

c) Justificación documental de la realización de las actuaciones. La justificación documental de la realización técnica de las actuaciones debe realizarse mediante la aportación de una memoria técnica justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la ayuda, con indicación de la adecuación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos siguiendo el formato y modelo que estará disponible en la página web del IDAE o bien en la de las respectivas comunidades autónomas y ciudades de Ceuta y Melilla. Esta memoria técnica será realizada y suscrita por un técnico titulado competente autor del proyecto o de dirección de la ejecución de la actuación.

d) Informe emitido por un organismo de control que acredite la adecuada realización de las actuaciones objeto de la ayuda concedida, de acuerdo con su resolución favorable de concesión (según modelo que estará disponible en Web de IDAE o bien en la de la comunidad o ciudad autónoma correspondiente). Estos organismos de control están regulados por la Ley 21/1992, de 16 de julio, de Industria, y por el Real Decreto 2200/1995, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de la infraestructura para la calidad y la seguridad industrial, y deben estar acreditados en la especialidad o especialidades que mejor se adecuen a la naturaleza de las actuaciones objeto de ayuda.

e) Relación certificada y copia de los pedidos y/o los contratos relativos a las actuaciones realizadas.

f) Relación certificada y copia de las facturas y de sus correspondientes justificantes bancarios de pago, correspondientes a la inversión elegible realizada y que respondan al presupuesto y contratos presentados.

g) Cuenta justificativa con aportación de informe de auditor, según lo previsto en el artículo 74 del Real Decreto 887/2006, de 21 de julio.

El alcance de la revisión de la cuenta justificativa por la persona auditora será detallado en las correspondientes convocatorias de ayuda de las respectivas comunidades autónomas y ciudades de Ceuta y Melilla.

Así mismo dichas convocatorias podrán establecer la exención de la obligación de aportar la documentación que se indica en las letras a), c), e), f), j), k), l) y n) de este apartado 2 siempre que el alcance de la revisión de la cuenta justificativa contenga, al menos, lo que se determina en estas normas especiales reguladoras y, en todo caso, con especial hincapié en la comprobación de los siguientes apartados:

1) Revisión de la memoria de actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, conforme a lo exigido por estas bases y la resolución de concesión de la ayuda, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos.

Dicha memoria incorporará el informe emitido por un organismo de control que acredite la adecuada realización de las actuaciones (exigido en el anterior apartado b) y deberá incluir información suficiente sobre el desarrollo y el grado de cumplimiento del proyecto subvencionado, de forma concreta y detallada, con un informe sobre la situación final del mismo, indicando así mismo la fecha de conclusión de las actuaciones.

Igualmente esta memoria incorporará un reportaje fotográfico de las instalaciones iniciales sobre las que se han realizado las actuaciones, identificando equipos y/o instalaciones principales a sustituir, así como de las placas de características de los mismos. Además, incorporará otro reportaje fotográfico de los equipos e instalaciones finales objeto de la ayuda, identificando equipos y/o instalaciones principales, así como de las placas de características de los mismos, y donde se muestre el cartel publicitario de la actuación. Además aportará la información y el enlace al sitio de Internet del destinatario último de las ayudas, en caso de que disponga de uno, donde dicho destinatario informará al público del posible apoyo obtenido de los Fondos Comunitarios FEDER haciendo una breve descripción de la operación, de manera proporcionada al nivel de apoyo prestado, con sus objetivos y resultados, y destacando el apoyo financiero de la Unión Europea.

2) Revisión de la memoria económica abreviada que incluya el estado representativo de la totalidad de los gastos e inversiones incurridos en la realización de las actividades subvencionadas, debidamente agrupados, con identificación del acreedor y del documento, su importe, fecha de emisión y, en su caso, fecha de pago.

Incluirá, en su caso, una justificación de las desviaciones acaecidas respecto al presupuesto considerado en la concesión de la ayuda.

Además incluirá relación de los pedidos y/o los contratos relativos a las actuaciones realizadas, así como relación de las facturas, y de sus correspondientes justificantes bancarios de pago.

Debe acreditar la existencia de una contabilidad separada o diferenciada para todas las transacciones relacionadas.

Debe acreditar la legalidad del procedimiento de contratación de las actuaciones por parte del destinatario último de las ayudas así como que dispone de al menos tres ofertas de diferentes proveedores en los supuestos previstos en el artículo 31.3 de la Ley General de Subvenciones, y de una memoria que justifique razonablemente la elección del proveedor cuando la misma no haya recaído en la oferta económica más ventajosa.

3) Detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad subvencionada con indicación del importe y su procedencia. Debe acreditar la existencia o no de otras subvenciones o ayudas cobradas para la misma actuación o finalidad que la solicitada en el contexto de este Real Decreto, de cualquier Administración, organismo o entidad pública, nacional o internacional.

En aquellos casos en que el destinatario último de las ayudas esté obligado a auditar sus cuentas anuales, este mismo auditor será el encargado de revisar la cuenta justificativa. En el resto de los casos, el auditor será designado por el destinatario último de las ayudas entre auditores o empresas de auditoría inscritas en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC). Se ha de formalizar un contrato entre el auditor y el destinatario último de la subvención en el que figurarán como mínimo los siguientes extremos:

- Obligación del destinatario último de las ayudas de confeccionar y facilitar al auditor cuantos libros, registros y documentos le sean solicitados para efectuar la revisión.

- Obligación del auditor de realizar la revisión y emitir un informe de acuerdo a las normas especiales reguladoras de la subvención y la resolución de concesión.

- Sometimiento a lo dispuesto en la normativa vigente sobre auditoría de cuentas en cuanto a independencia e incompatibilidad del auditor.

- Deber de confidencialidad del auditor de cuentas y del personal a su cargo y compromiso del destinatario último de las ayudas de autorización de comunicación entre auditores.

El informe a emitir por el auditor debe hacer mención expresa a los siguientes extremos de la revisión: objeto, naturaleza y alcance, resultado y fecha y firma.

h) Documentación justificativa de que el destinatario último de la ayuda es titular del número o números de cuenta indicados en la solicitud.

i) Certificados emitidos por Hacienda y por la Seguridad Social justificativos de que el destinatario último de las ayudas cumple con sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, conforme a lo dispuesto en el artículo 22 del reglamento de la Ley General de Subvenciones, salvo que los órganos instructores de las comunidades o ciudades autónomas habiliten los medios electrónicos o de otro tipo necesarios para realizar esta comprobación.

j) Declaración responsable que acredite la existencia de otras subvenciones o ayudas cobradas para la misma actuación o finalidad que la solicitada en el contexto de este Programa de ayudas, de cualquier Administración, organismo o entidad pública, nacional o internacional (según modelo que estará disponible en web de IDAE o bien en la de la comunidad o ciudad autónoma correspondiente).

k) Reportaje fotográfico de las instalaciones iniciales sobre las que se han realizado las actuaciones, identificando equipos y/o instalaciones principales a sustituir, así como de las placas de características de los mismos.

l) Reportaje fotográfico de los equipos e instalaciones principales finales objeto de la ayuda, identificando equipos y/o instalaciones, así como de las placas de características de los mismos, y donde se muestre el cartel publicitario de la actuación. Información y enlace al sitio de Internet del destinatario último de las ayudas, en caso de que disponga de uno, donde dicho destinatario último de las ayudas informará al público del posible apoyo obtenido de los Fondos Comunitarios FEDER haciendo una breve descripción de la operación, de manera proporcionada al nivel de apoyo prestado, con sus objetivos y resultados, y destacando el apoyo financiero de la Unión Europea.

m) Documentación justificativa sobre el proceso de contratación de las actuaciones por parte del destinatario último de las ayudas. Las comunidades autónomas y ciudades de Ceuta y Melilla podrán establecer en la convocatoria la exención de esta obligación para el caso de que el alcance de la cuenta justificativa incluya la justificación de este proceso.

n) Documentación justificativa de la existencia de una contabilidad separada o diferenciada para todas las transacciones relacionadas (ingresos y pagos, incluido, en su caso, el ingreso de ayudas, pagos a proveedores, etc.)

o) Declaración responsable, previa a la justificación por parte de los destinatarios últimos de las ayudas, garantizando el proceso de contratación de las actuaciones, la existencia de una contabilidad separada o diferenciada para todas las transacciones relacionadas, el cumplimiento de las normas nacionales y comunitarias sobre requisitos de igualdad de oportunidades y no discriminación aplicables a este tipo de actuaciones, el cumplimiento de las normas medioambientales nacionales y comunitarias, y sobre desarrollo sostenible y la aplicación de medidas antifraude eficaces y proporcionadas en el ámbito de gestión del proyecto objeto de ayuda (según modelo que estará disponible en Web de IDAE o bien en la de la comunidad o ciudad autónoma correspondiente). Las comunidades autónomas y ciudades de Ceuta y Melilla podrán establecer en la convocatoria la exención de la totalidad o una parte de esta obligación para el caso de que el alcance de la cuenta justificativa incluya las garantías requeridas en este apartado.

En todo caso, si realizada la actividad y finalizado el plazo para justificar, se hubiera pagado sólo una parte de los costes en que se hubiera incurrido, a efectos de pérdida del derecho a la percepción de la ayuda correspondiente, se aplicará el principio de proporcionalidad.

Con independencia de lo anterior, el órgano instructor podrá elaborar instrucciones de acreditación y justificación complementarias para los casos en los que la complejidad de la actuación o el importe elevado de la ayuda así lo requirieran.